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Predefined Settings of Assets

Der Bereich Assets Settings ermöglicht es Ihnen, die grundlegenden Elemente Ihres Anlagenmanagement-Systems zu konfigurieren. Richten Sie diese ein, bevor Sie Anlagen erstellen, für das beste Erlebnis.

1. Zugriff auf Assets Settings​

Navigation: Gehen Sie zu Assets → Settings im Sidebar-Menü.

Die Einstellungsseite enthält Tabs für:

  • Asset Groups (Kategorien/Unterkategorien)
  • Asset Units (Maßeinheiten)
  • Asset Locations (Lager-/Nutzerorte)
  • Custom Fields (Erweiterung der Anlagendaten)
  • Webhooks (Externe Integrationen)
  • Notifications (Benachrichtigungseinstellungen)

2. Asset Groups​

Asset Groups sind Ihre Hauptkategorien (z. B. IT-Ausstattung, Möbel, Fahrzeuge).

Gruppe hinzufügen​

  1. Gehen Sie zum Tab Asset Groups
  2. Klicken Sie auf New Asset Group
  3. Geben Sie den Group Name ein (z. B. „Laptops“, „Büromöbel“)
  4. Klicken Sie auf Save

Anwendungsfälle​

  • Anlagen nach Kategorie filtern
  • Berichte nach Gruppe erstellen
  • Custom Fields für bestimmte Gruppen anwenden
  • Abschreibung nach Anlagentyp organisieren

3. Asset Units​

Units definieren, wie Sie die Menge messen (Stück, Sätze, Meter usw.).

Unit hinzufügen​

  1. Gehen Sie zum Tab Asset Units
  2. Klicken Sie auf New Asset Unit
  3. Geben Sie den Unit Name ein (z. B. „Pieces“, „Sets“, „Meters“, „Boxes“)
  4. Klicken Sie auf Save

Beispiele​

UnitUse Case
PiecesLaptops, monitors, chairs
SetsDesk + chair combos
MetersCables, fabric
BoxesConsumables, spare parts

4. Asset Locations​

Locations sind physische Orte, an denen Anlagen gelagert oder genutzt werden.

Location hinzufügen​

  1. Gehen Sie zum Tab Asset Locations
  2. Klicken Sie auf New Asset Location
  3. Geben Sie die Location ein (z. B. „Warehouse A“, „Office Floor 2“, „Remote“)
  4. Klicken Sie auf Save

Anwendungsfälle​

  • Verfolgen, wo Anlagen gelagert sind
  • Verwendung bei Transfers (von/nach Location)
  • Anlagen nach Location filtern
  • Unterstützung für mehrstöckige Organisationen

5. Custom Fields​

Fügen Sie Custom Fields hinzu, um branchenspezifische Daten zu erfassen.

Feldtypen​

TypeDescription
TextSingle-line text
TextareaMulti-line text
NumberNumeric value
DateDate picker
SelectDropdown (options separated by |)
CheckboxYes/No
URLWeb link

Custom Field hinzufügen​

  1. Gehen Sie zum Tab Custom Fields
  2. Klicken Sie auf New Custom Field
  3. Geben Sie den Field Name ein
  4. Wählen Sie den Field Type
  5. Bei Select: Optionen hinzufügen wie Option1|Option2|Option3
  6. Optional: Applies to Groups – leer lassen für alle oder bestimmte Gruppen auswählen
  7. Required – Aktivieren, wenn das Feld ausgefüllt werden muss
  8. Show on Table – Aktivieren für Anzeige in der Anlagenliste
  9. Klicken Sie auf Save

6. Webhooks​

Konfigurieren Sie Webhooks, um Anlagenereignisse an externe Systeme zu senden (Zapier, Make, custom APIs).

Webhook hinzufügen​

  1. Gehen Sie zum Tab Webhooks
  2. Klicken Sie auf New Webhook
  3. Geben Sie den Webhook Name ein (z. B. „Sync to Inventory System“)
  4. Geben Sie die Webhook URL ein (Ihr Endpoint)
  5. Wählen Sie die zu abonnierenden Events (oder alle auswählen)
  6. Optional Secret Key für HMAC-Signaturverifizierung setzen
  7. Klicken Sie auf Save
  8. Mit Test Webhook die Funktionalität prüfen

Verfügbare Events​

  • asset.created, asset.updated, asset.deleted
  • asset.allocated, asset.revoked
  • asset.checked_out, asset.checked_in
  • asset.reserved, asset.reservation_approved, asset.reservation_rejected
  • asset.maintenance_scheduled, asset.maintenance_completed
  • asset.transferred, asset.lost, asset.broken, asset.warranty, asset.liquidated
  • alert.warranty_expiring, alert.maintenance_due, alert.checkout_overdue, alert.low_stock

7. Notifications​

Konfigurieren Sie, wann und wie Sie Benachrichtigungen erhalten.

Benachrichtigungstypen​

TypeDefaultDescription
Warranty Expiry30 days beforeAsset warranty ending soon
Insurance Expiry30 days beforeInsurance policy ending
Maintenance Due7 days beforeScheduled maintenance upcoming
Checkout Overdue1 day afterChecked-out asset not returned
Reservation Reminder1 day beforeUpcoming reservation
Low StockWhen threshold metAsset quantity below minimum
Asset End of Life30 days beforeExpected end-of-life date

Benachrichtigungen konfigurieren​

  1. Gehen Sie zum Tab Notifications
  2. Für jeden Typ: aktivieren/deaktivieren, Days Before setzen, Recipients wählen
  3. Ohne ausgewählte Empfänger erhalten Admins die Benachrichtigungen
  4. Klicken Sie auf Save
Cron Job Required

Notifications are sent via Perfex CRM's cron job. Ensure your cron is set up:

* * * * * php /path/to/perfex/index.php cron/index

Best Practices​

  • Richten Sie zuerst Gruppen, Units und Locations ein, bevor Sie Anlagen erstellen
  • Verwenden Sie konsistente Bezeichnungen in Ihrer Organisation
  • Erstellen Sie Custom Fields für Daten, die Sie in Berichten benötigen
  • Testen Sie Webhooks vor dem Go-Live
  • Konfigurieren Sie Benachrichtigungen, damit nichts übersehen wird