Saltar al contenido principal

Configuración predefinida de activos

La sección Assets Settings le permite configurar los elementos fundamentales de su sistema de gestión de activos. Configure estos antes de crear activos para la mejor experiencia.

1. Acceder a la configuración de activos​

Navegación: Vaya a Assets → Settings desde el menú lateral.

La página de configuración incluye pestañas para:

  • Asset Groups (Categorías/Subcategorías)
  • Asset Units (Unidades de medida)
  • Asset Locations (Ubicaciones de almacenamiento/uso)
  • Custom Fields (Extender datos de activos)
  • Webhooks (Integraciones externas)
  • Notifications (Preferencias de alertas)

2. Grupos de activos​

Los grupos de activos son sus categorías principales (ej., Equipos IT, Muebles, Vehículos).

Añadir un grupo​

  1. Vaya a la pestaña Asset Groups
  2. Haga clic en New Asset Group
  3. Introduzca el Group Name (ej., "Laptops", "Office Furniture")
  4. Haga clic en Save

Casos de uso​

  • Filtrar activos por categoría
  • Ejecutar informes por grupo
  • Aplicar campos personalizados a grupos específicos
  • Organizar la depreciación por tipo de activo

3. Unidades de activos​

Las unidades definen cómo mide la cantidad (piezas, conjuntos, metros, etc.).

Añadir una unidad​

  1. Vaya a la pestaña Asset Units
  2. Haga clic en New Asset Unit
  3. Introduzca el Unit Name (ej., "Pieces", "Sets", "Meters", "Boxes")
  4. Haga clic en Save

Ejemplos​

UnitUse Case
PiecesLaptops, monitors, chairs
SetsDesk + chair combos
MetersCables, fabric
BoxesConsumables, spare parts

4. Ubicaciones de activos​

Las ubicaciones son lugares físicos donde se almacenan o utilizan los activos.

Añadir una ubicación​

  1. Vaya a la pestaña Asset Locations
  2. Haga clic en New Asset Location
  3. Introduzca la Location (ej., "Warehouse A", "Office Floor 2", "Remote")
  4. Haga clic en Save

Casos de uso​

  • Rastrear dónde se almacenan los activos
  • Usar en transferencias (desde/hacia ubicación)
  • Filtrar activos por ubicación
  • Soporte para organizaciones multi-sitio

5. Campos personalizados​

Añada campos personalizados para capturar datos específicos de su negocio.

Tipos de campo​

TypeDescription
TextSingle-line text
TextareaMulti-line text
NumberNumeric value
DateDate picker
SelectDropdown (options separated by |)
CheckboxYes/No
URLWeb link

Añadir un campo personalizado​

  1. Vaya a la pestaña Custom Fields
  2. Haga clic en New Custom Field
  3. Introduzca el Field Name
  4. Seleccione el Field Type
  5. Para Select: añada opciones como Option1|Option2|Option3
  6. Opcionalmente: Applies to Groups - déjelo vacío para todos, o seleccione grupos específicos
  7. Required - Marque si el campo debe completarse
  8. Show on Table - Marque para mostrar en la lista de activos
  9. Haga clic en Save

6. Webhooks​

Configure webhooks para enviar eventos de activos a sistemas externos (Zapier, Make, APIs personalizadas).

Añadir un webhook​

  1. Vaya a la pestaña Webhooks
  2. Haga clic en New Webhook
  3. Introduzca el Webhook Name (ej., "Sync to Inventory System")
  4. Introduzca la Webhook URL (su endpoint)
  5. Seleccione los Events a los que suscribirse (o seleccione todos)
  6. Opcionalmente establezca Secret Key para verificación de firma HMAC
  7. Haga clic en Save
  8. Use Test Webhook para verificar que funciona

Eventos disponibles​

  • asset.created, asset.updated, asset.deleted
  • asset.allocated, asset.revoked
  • asset.checked_out, asset.checked_in
  • asset.reserved, asset.reservation_approved, asset.reservation_rejected
  • asset.maintenance_scheduled, asset.maintenance_completed
  • asset.transferred, asset.lost, asset.broken, asset.warranty, asset.liquidated
  • alert.warranty_expiring, alert.maintenance_due, alert.checkout_overdue, alert.low_stock

7. Notificaciones​

Configure cuándo y cómo recibe las alertas.

Tipos de notificación​

TypeDefaultDescription
Warranty Expiry30 days beforeAsset warranty ending soon
Insurance Expiry30 days beforeInsurance policy ending
Maintenance Due7 days beforeScheduled maintenance upcoming
Checkout Overdue1 day afterChecked-out asset not returned
Reservation Reminder1 day beforeUpcoming reservation
Low StockWhen threshold metAsset quantity below minimum
Asset End of Life30 days beforeExpected end-of-life date

Configurar notificaciones​

  1. Vaya a la pestaña Notifications
  2. Para cada tipo: activar/desactivar, establecer Days Before, elegir Recipients
  3. Si no se seleccionan destinatarios, los administradores reciben las notificaciones
  4. Haga clic en Save
Cron Job Required

Las notificaciones se envían mediante el cron job de Perfex CRM. Asegúrese de que su cron esté configurado:

* * * * * php /path/to/perfex/index.php cron/index

Mejores prácticas​

  • Configure grupos, unidades y ubicaciones primero antes de crear activos
  • Use nombres consistentes en toda su organización
  • Cree campos personalizados para datos que necesite en informes
  • Pruebe webhooks antes de ponerlos en producción
  • Configure notificaciones para que nada quede sin atención