Allocating Assets
Cuando necesites asignar activos a usuarios (como dar portátiles a empleados o asignar equipamiento a departamentos), la función de asignación de activos te ayuda a rastrear quién tiene qué, cuándo lo recibió y gestionar todo el ciclo de vida de la asignación.
1. Acceder a la asignación de activos
Desde la sección Assets: Ve a la sección Assets y haz clic en el activo específico que quieres asignar. En la página de detalles del activo encontrarás opciones relacionadas con la asignación.
Desde la sección Asset Allocations: Ve directamente a Asset Allocations para ver todas las asignaciones actuales de todos los activos o crear nuevas.
2. Crear nueva asignación
Haz clic en el botón New Allocation para iniciar el proceso de asignación. Esto abre un formulario completo para registrar los detalles de la asignación de activos.
3. Rellenar los detalles de la asignación
Información requerida
- Allocated To: Selecciona el usuario que recibirá el activo en el desplegable de usuarios
- Allocation Code: El sistema genera automáticamente un código único (AL-00000001), pero puedes modificarlo si es necesario
- Asset: Elige qué activo se está asignando (si no está preseleccionado)
- Quantity: Introduce el número de unidades que se asignan a este usuario
- Allocation Time: Establece la fecha y hora en que se entrega el activo
Información de ubicación
- Asset Location: Ubicación actual del activo antes de la asignación
- Handover Location: Dónde se entregará el activo al usuario
Detalles adicionales
- Reason: Documenta por qué se realiza esta asignación (p. ej., "Incorporación de nuevo empleado", "Sustitución de equipamiento", "Asignación temporal de proyecto")
Información de referencia
- Remaining Quantity: Muestra cantidad disponible/total (p. ej., "15 / 20" - 15 disponibles de 20 en total)
4. Validación de la asignación
El sistema valida automáticamente varios aspectos:
Validación de cantidad
- Asegura que la cantidad solicitada no exceda la cantidad disponible
- Evita la sobreasignación de activos
- Muestra la cantidad restante en tiempo real
Validación del activo
- Confirma que el activo seleccionado existe y está disponible
- Comprueba el estado del activo y la elegibilidad para asignación
- Valida los permisos del usuario para la asignación
5. Guardar la asignación
Haz clic en Save para completar la asignación. El sistema automáticamente:
- Actualiza la cantidad disponible (reduce por la cantidad asignada)
- Registra el historial de asignación en la línea temporal del activo
- Envía correo de notificación al usuario asignado
- Crea entrada en historial de estado para auditoría
- Vincula el usuario al activo para seguimiento fácil
6. Qué ocurre después de la asignación
Actualizaciones del sistema
- La cantidad disponible disminuye por la cantidad asignada
- El usuario recibe notificación por correo sobre la asignación del activo
Beneficios de seguimiento
- Rastro de auditoría completo de quién tiene qué activo
- Notificaciones por correo mantienen informados a los usuarios
- Historial de estado rastrea todos los eventos de asignación
- Gestión de cantidad evita la sobreasignación
Características principales
Notificaciones por correo
- Correos automáticos enviados a usuarios cuando se asignan activos
- Detalles de asignación incluidos en la notificación
- Información del activo e instrucciones de recogida proporcionadas
Gestión de cantidad
- Comprobación de disponibilidad en tiempo real
- Evita sobreasignación con validación
- Seguimiento de inventario preciso mantenido
Ver asignaciones
Lista de asignaciones de activos
| Field | Description |
|---|---|
| Allocation Code | Identificador único de cada asignación |
| Asset | Qué activo se asignó |
| Quantity | Cuántas unidades se asignaron |
| Allocated To | Usuario que recibió el activo |
| Allocation Time | Cuándo se realizó la asignación |
Buenas prácticas
Documentación
- Especifica siempre el motivo de la asignación
- Incluye ubicación de entrega para claridad
- Establece hora de asignación precisa para seguimiento correcto
Comunicación
- Verifica el correo del usuario antes de la asignación para las notificaciones
- Confirma los detalles de entrega con el usuario
- Documenta instrucciones especiales en el campo de motivo
Gestión de cantidad
- Comprueba la cantidad disponible antes de la asignación
- Planifica las asignaciones para evitar escasez
- Monitorea el inventario restante regularmente
- La cantidad debe ser un entero positivo
- No puede exceder la cantidad disponible
- El usuario y el activo deben existir en el sistema
- La hora de asignación es obligatoria