Varlık Atama
Kullanıcılara varlık atamanız gerektiğinde (çalışanlara dizüstü bilgisayar verme veya departmanlara ekipman atama gibi), Asset Allocation özelliği kimin neye sahip olduğunu, ne zaman aldığını takip etmenize ve tüm atama yaşam döngüsünü yönetmenize yardımcı olur.
1. Varlık Atamasına Erişim
Assets Bölümünden: Assets bölümüne gidin ve atamak istediğiniz varlığa tıklayın. Varlık detay sayfasında atama ile ilgili seçenekleri bulacaksınız.
Asset Allocations Bölümünden: Tüm varlıklardaki mevcut atamaları görüntülemek veya yenilerini oluşturmak için doğrudan Asset Allocations bölümüne gidin.
2. Yeni Atama Oluşturma
Atama işlemini başlatmak için New Allocation düğmesine tıklayın. Varlık atama detaylarını kaydetmek için kapsamlı bir form açılır.
3. Atama Detaylarını Doldurma
Zorunlu Bilgiler
- Allocated To: Varlığı alacak kullanıcıyı kullanıcı açılır menüsünden seçin
- Allocation Code: Sistem benzersiz bir kod (AL-00000001) otomatik oluşturur, ancak gerekirse değiştirebilirsiniz
- Asset: Hangi varlığın atandığını seçin (önce seçilmediyse)
- Quantity: Bu kullanıcıya atanan birim sayısını girin
- Allocation Time: Varlığın teslim edildiği tarih ve saati ayarlayın
Konum Bilgisi
- Asset Location: Atamadan önce varlığın mevcut konumu
- Handover Location: Varlığın kullanıcıya teslim edileceği yer
Ek Detaylar
- Reason: Bu atamanın nedenini belgeleyin (ör. "Yeni çalışan oryantasyonu", "Ekipman değişimi", "Geçici proje ataması")
Referans Bilgisi
- Remaining Quantity: Kullanılabilir/toplam miktarı gösterir (ör. "15 / 20" - 20'den 15 kullanılabilir)
4. Atama Doğrulama
Sistem otomatik olarak şunları doğrular:
Miktar Doğrulama
- İstenen miktarın kullanılabilir miktarı aşmadığını sağlar
- Varlıkların aşırı atanmasını önler
- Gerçek zamanlı kalan miktarı gösterir
Varlık Doğrulama
- Seçilen varlığın var olduğunu ve kullanılabilir olduğunu onaylar
- Varlık durumunu ve atama uygunluğunu kontrol eder
- Atama için kullanıcı izinlerini doğrular
5. Atamayı Kaydetme
Save seçeneğine tıklayarak atamayı tamamlayın. Sistem otomatik olarak:
- Kullanılabilir miktarı günceller (atanan miktar kadar azaltır)
- Varlık zaman çizelgesinde atama geçmişini kaydeder
- Atanan kullanıcıya bildirim e-postası gönderir
- Denetim izi için durum geçmişi girişi oluşturur
- Kolay takip için kullanıcıyı varlığa bağlar
6. Atamadan Sonra Ne Olur
Sistem Güncellemeleri
- Kullanılabilir miktar atanan miktar kadar azalır
- Kullanıcı varlık ataması hakkında e-posta bildirimi alır
Takip Avantajları
- Kimin hangi varlığa sahip olduğunun tam denetim izi
- E-posta bildirimleri kullanıcıları bilgilendirir
- Durum geçmişi tüm atama olaylarını takip eder
- Miktar yönetimi aşırı atamayı önler
Temel Özellikler
E-posta Bildirimleri
- Varlıklar atandığında otomatik e-postalar kullanıcılara gönderilir
- Bildirimde atama detayları yer alır
- Varlık bilgisi ve teslim alma talimatları sağlanır
Miktar Yönetimi
- Gerçek zamanlı kullanılabilirlik kontrolü
- Doğrulama ile aşırı atamayı önleme
- Doğru envanter takibinin sürdürülmesi
Atamaları Görüntüleme
Varlık Atamaları Listesi
| Field | Description |
|---|---|
| Allocation Code | Unique identifier for each allocation |
| Asset | Which asset was allocated |
| Quantity | How many units allocated |
| Allocated To | User who received the asset |
| Allocation Time | When the allocation was made |
En İyi Uygulamalar
Belgeleme
- Atama için her zaman neden belirtin
- Netlik için teslim konumunu ekleyin
- Uygun takip için doğru atama zamanını ayarlayın
İletişim
- Bildirimler için atamadan önce kullanıcı e-postasını doğrulayın
- Kullanıcıyla teslim detaylarını onaylayın
- Özel talimatları reason alanında belgeleyin
Miktar Yönetimi
- Atamadan önce kullanılabilir miktarı kontrol edin
- Kıtlıkları önlemek için atamaları planlayın
- Kalan envanteri düzenli olarak izleyin
- Quantity must be a positive integer
- Cannot exceed available quantity
- User and asset must exist in the system
- Allocation time is required