Распределение активов
Когда нужно назначить активы пользователям (например, выдать ноутбуки сотрудникам или расписать оборудование по отделам), функция Asset Allocation помогает отслеживать, у кого что находится, когда получено, и управлять полным жизненным циклом распределения.
1. Доступ к распределению активов
Из раздела Assets: Перейдите в раздел Assets и нажмите на нужный актив для распределения. На странице деталей актива есть опции, связанные с распределением.
Из раздела Asset Allocations: Перейдите напрямую в Asset Allocations для просмотра всех текущих распределений по активам или создания новых.
2. Создать новое распределение
Нажмите кнопку New Allocation для начала процесса распределения. Откроется форма для записи деталей назначения актива.
3. Заполнить детали распределения
Обязательная информация
- Allocated To: Выберите пользователя, который получит актив, из выпадающего списка
- Allocation Code: Система автоматически генерирует уникальный код (AL-00000001), при необходимости можно изменить
- Asset: Выберите актив для распределения (если не предвыбран)
- Quantity: Введите количество единиц для этого пользователя
- Allocation Time: Установите дату и время передачи актива
Информация о месте
- Asset Location: Текущее местоположение актива до распределения
- Handover Location: Место передачи актива пользователю
Дополнительные детали
- Reason: Укажите причину распределения (например, «Онбординг нового сотрудника», «Замена оборудования», «Временное назначение на проект»)
Справочная информация
- Remaining Quantity: Показывает доступное/общее количество (например, «15 / 20» - 15 доступно из 20)
4. Валидация распределения
Система автоматически проверяет:
Валидация количества
- Запрашиваемое количество не превышает доступное
- Предотвращает чрезмерное распределение активов
- Показывает остаток в реальном времени
Валидация актива
- Подтверждает существование и доступность выбранного актива
- Проверяет статус и право на распределение
- Проверяет права пользователя на распределение
5. Сохранить распределение
Нажмите Save для завершения распределения. Система автоматически:
- Обновляет доступное количество (уменьшает на распределённую сумму)
- Записывает историю распределения в таймлайн актива
- Отправляет уведомление по email получателю
- Создаёт запись в истории статусов для аудита
- Связывает пользователя с активом для удобного отслеживания
6. Что происходит после распределения
Обновления системы
- Доступное количество уменьшается на распределённую сумму
- Пользователь получает email о назначении актива
Преимущества отслеживания
- Полный аудит того, у кого какой актив
- Email уведомления информируют пользователей
- История статусов фиксирует все события распределения
- Управление количеством предотвращает чрезмерное распределение
Основные функции
Email уведомления
- Автоматические emails при распределении активов
- Детали распределения в уведомлении
- Информация об активе и инструкции по получению
Управление количеством
- Проверка доступности в реальном времени
- Предотвращение чрезмерного распределения за счёт валидации
- Поддержание точного учёта запасов
Просмотр распределений
Список распределений активов
| Field | Description |
|---|---|
| Allocation Code | Unique identifier for each allocation |
| Asset | Which asset was allocated |
| Quantity | How many units allocated |
| Allocated To | User who received the asset |
| Allocation Time | When the allocation was made |
Рекомендации
Документирование
- Всегда указывайте причину распределения
- Указывайте место передачи для ясности
- Устанавливайте точное время для правильного отслеживания
Коммуникация
- Проверяйте email пользователя перед распределением для уведомлений
- Подтверждайте детали передачи с пользователем
- Документируйте особые указания в поле reason
Управление количеством
- Проверяйте доступное количество перед распределением
- Планируйте распределения для избежания нехватки
- Регулярно мониторьте остаток запасов
- Quantity must be a positive integer
- Cannot exceed available quantity
- User and asset must exist in the system
- Allocation time is required