Перейти к основному содержимому

Распределение активов

Когда нужно назначить активы пользователям (например, выдать ноутбуки сотрудникам или расписать оборудование по отделам), функция Asset Allocation помогает отслеживать, у кого что находится, когда получено, и управлять полным жизненным циклом распределения.

1. Доступ к распределению активов​

Из раздела Assets: Перейдите в раздел Assets и нажмите на нужный актив для распределения. На странице деталей актива есть опции, связанные с распределением.

Из раздела Asset Allocations: Перейдите напрямую в Asset Allocations для просмотра всех текущих распределений по активам или создания новых.

2. Создать новое распределение​

Нажмите кнопку New Allocation для начала процесса распределения. Откроется форма для записи деталей назначения актива.

3. Заполнить детали распределения​

Обязательная информация​

  • Allocated To: Выберите пользователя, который получит актив, из выпадающего списка
  • Allocation Code: Система автоматически генерирует уникальный код (AL-00000001), при необходимости можно изменить
  • Asset: Выберите актив для распределения (если не предвыбран)
  • Quantity: Введите количество единиц для этого пользователя
  • Allocation Time: Установите дату и время передачи актива

Информация о месте​

  • Asset Location: Текущее местоположение актива до распределения
  • Handover Location: Место передачи актива пользователю

Дополнительные детали​

  • Reason: Укажите причину распределения (например, «Онбординг нового сотрудника», «Замена оборудования», «Временное назначение на проект»)

Справочная информация​

  • Remaining Quantity: Показывает доступное/общее количество (например, «15 / 20» - 15 доступно из 20)

4. Валидация распределения​

Система автоматически проверяет:

Валидация количества

  • Запрашиваемое количество не превышает доступное
  • Предотвращает чрезмерное распределение активов
  • Показывает остаток в реальном времени

Валидация актива

  • Подтверждает существование и доступность выбранного актива
  • Проверяет статус и право на распределение
  • Проверяет права пользователя на распределение

5. Сохранить распределение​

Нажмите Save для завершения распределения. Система автоматически:

  • Обновляет доступное количество (уменьшает на распределённую сумму)
  • Записывает историю распределения в таймлайн актива
  • Отправляет уведомление по email получателю
  • Создаёт запись в истории статусов для аудита
  • Связывает пользователя с активом для удобного отслеживания

6. Что происходит после распределения​

Обновления системы​

  • Доступное количество уменьшается на распределённую сумму
  • Пользователь получает email о назначении актива

Преимущества отслеживания​

  • Полный аудит того, у кого какой актив
  • Email уведомления информируют пользователей
  • История статусов фиксирует все события распределения
  • Управление количеством предотвращает чрезмерное распределение

Основные функции​

Email уведомления​

  • Автоматические emails при распределении активов
  • Детали распределения в уведомлении
  • Информация об активе и инструкции по получению

Управление количеством​

  • Проверка доступности в реальном времени
  • Предотвращение чрезмерного распределения за счёт валидации
  • Поддержание точного учёта запасов

Просмотр распределений​

Список распределений активов​

FieldDescription
Allocation CodeUnique identifier for each allocation
AssetWhich asset was allocated
QuantityHow many units allocated
Allocated ToUser who received the asset
Allocation TimeWhen the allocation was made

Рекомендации​

Документирование​

  • Всегда указывайте причину распределения
  • Указывайте место передачи для ясности
  • Устанавливайте точное время для правильного отслеживания

Коммуникация​

  • Проверяйте email пользователя перед распределением для уведомлений
  • Подтверждайте детали передачи с пользователем
  • Документируйте особые указания в поле reason

Управление количеством​

  • Проверяйте доступное количество перед распределением
  • Планируйте распределения для избежания нехватки
  • Регулярно мониторьте остаток запасов
Validation Rules
  • Quantity must be a positive integer
  • Cannot exceed available quantity
  • User and asset must exist in the system
  • Allocation time is required