Перейти к основному содержимому

Добавление дополнительных активов

Когда нужно добавить количество к существующему активу (например, закупить дополнительные ноутбуки той же модели), следуйте этим шагам:

1. Доступ к деталям актива​

Перейдите в раздел Assets и нажмите на нужный актив для добавления количества. Откроется страница деталей актива с несколькими вкладками.

2. Перейти на вкладку Asset Additional​

На странице деталей актива нажмите вкладку Asset Additional. В этом разделе отображаются все предыдущие добавления количества для этого актива и можно добавить ещё.

3. Создать новое добавление​

Нажмите кнопку New Addition. Откроется форма для ввода деталей о закупке дополнительного количества.

4. Заполнить детали добавления​

Обязательная информация​

  • Additional Code: Система автоматически генерирует уникальный код (ADD-00000001), при необходимости можно изменить
  • Quantity: Введите количество дополнительных единиц
  • Cost Per Unit: Введите цену за единицу для этой партии
  • Addition Time: Установите дату покупки этих дополнительных активов

Необязательная информация​

  • Description: Добавьте заметки о покупке (например, «Массовая закупка для нового отдела», «Замена повреждённых единиц»)

Справочная информация​

  • Remaining Quantity: Показывает текущее доступное/общее количество (например, «15 / 20» - 15 доступно из 20)

5. Проверить детали добавления​

Перед сохранением проверьте информацию:

  • Убедитесь, что добавляемое количество корректно
  • Добавьте описательные заметки для будущей справки

6. Сохранить добавление​

Нажмите Save для регистрации дополнительного количества. Система автоматически:

  • Сгенерирует уникальный код добавления для отслеживания
  • Обновит общее количество актива (исходное + добавленное)
  • Увеличит доступное количество для распределения
  • Запишет транзакцию в истории актива
  • Обновит финансовый учёт с новыми закупочными затратами

7. Что происходит после добавления​

После сохранения:

  • Основное количество актива увеличивается на добавленную сумму
  • Доступное количество увеличивается соответственно
  • Добавление появляется в истории вкладки Asset Additional
  • Таймлайн актива фиксирует увеличение количества
  • Финансовые расчёты включают новую закупочную стоимость

Пример сценария​

Исходный актив: 10 MacBook Pro laptops по $2,000 каждый

  • Общее количество: 10
  • Доступно: 6 (4 распределены пользователям)

Добавление:

  • Дополнительное количество: 5 MacBooks
  • Cost Per Unit: $2,100 (новая цена)
  • Addition Date: Сегодня

После добавления:

  • Общее количество: 15 (10 + 5)
  • Доступно: 11 (6 + 5)
  • Смешанная база затрат сохраняется для точного финансового учёта

Важные примечания​

Учёт затрат​

  • Каждое добавление сохраняет свою стоимость за единицу
  • Это обеспечивает точные расчёты средней стоимости
  • Важно для амортизации и финансовой отчётности

Управление количеством​

  • Дополнительное количество становится немедленно доступным для распределения
  • Система сохраняет отдельные записи для каждой партии закупки
  • Аудит показывает все увеличения количества со временем
Best Practices
  • Документируйте закупки: Всегда добавляйте description с объяснением добавления
  • Точные затраты: Вводите фактическую цену покупки для правильного финансового учёта
  • Своевременный ввод: Регистрируйте добавления при совершении покупок
  • Отслеживание партий: Группируйте связанные закупки в единые записи добавлений

Просмотр истории добавлений​

На вкладке Asset Additional можно:

  • Просматривать все добавления к этому активу
  • Видеть коды добавлений для справки
  • Проверять количество и затраты по каждой партии
  • Смотреть даты добавлений для хронологии закупок
  • Читать description для контекста каждой покупки