Отчёт о потерянных активах
Когда актив потерян, украден или не может быть найден, используйте функцию Report Lost для документирования потери, обновления запасов и поддержания записей соответствия.
1. Когда сообщать о потере
- Актив не найден после поиска
- Актив был украден
- Актив был потерян и считается невосстановимым
- Актив исчез (например, при переезде, стихийное бедствие)
warning
Reporting lost reduces the total quantity of the asset. The item is removed from available inventory.
2. Доступ к функции
Из списка активов:
- Перейдите в Assets → Assets
- Нажмите на актив
- Используйт е действие Report Lost или Lost
Из деталей актива:
- Откройте актив и найдите кнопку Report Lost в меню действий
3. Заполнить детали отчёта о потере
Обязательная информация
| Field | Description |
|---|---|
| Lost Code | Auto-generated (e.g., LST-00000001) - editable if needed |
| Quantity | Number of units lost |
| Lost Time | Date and time the loss was discovered or reported |
Необязательная информация
| Field | Description |
|---|---|
| Description | Circumstances, location last seen, police report number, etc. |
Справочная
- Remaining Quantity - Показывает текущее доступное vs. общее до этого действия
4. Сохранить отчёт
Нажмите Save. Система:
- Сгенерирует уникальный код отчёта о потере
- Уменьшит общее количество актива
- Обновит счётчик
total_lost - Запишет событие в истории запасов
- Запишет действие в audit log
- Триггерит webhook
asset.lost(если настроен)
5. Правила валидации
- Quantity не может превышать доступное количество (общее - распределённое)
- Quantity должна быть положительным целым числом
- Lost Time обязательна
6. Влияние на запасы
| Before | Action | After |
|---|---|---|
| Total: 10, Available: 6 | Report 2 lost | Total: 8, Available: 4, Lost: 2 |
Потерянные единицы постоянно удаляются из количества актива. Их нельзя «восстановить» - потребуется использовать Additional Asset для добавления новых единиц, если актив позже найден или заменён.
Рекомендации
- Тщательно документируйте - Включайте номера полицейских отчётов, имена свидетелей
- Проверяйте безопасность - Используйте паттерны потерь для улучшения процедур
- Отслеживайте тенденции - Запускай те отчёты для выявления категорий с высокими потерями
- Страхование - Сохраняйте записи для страховых претензий