الإبلاغ عن الأصول المفقودة
عندما يفقد أصل أو يُسرق أو لا يمكن تحديد موقعه، استخدم ميزة Report Lost لتوثيق الفقدان وتحديث المخزون والحفاظ على سجلات الامتثال.
1. متى تُبلّغ ع ن الفقدان
- لا يمكن العثور على الأصل بعد البحث
- تم سرقة الأصل
- تم إسقاط الأصل ويعتبر غير قابل للاسترداد
- اختفى الأصل (مثال: أثناء النقل، كارثة طبيعية)
تحذير
الإبلاغ عن الفقدان يقلل إجمالي كمية الأصل. يُزال العنصر من المخزون المتاح.
2. الوصول إلى الميزة
من قائمة Assets:
- انتقل إلى Assets → Assets
- انقر على الأصل
- استخدم إجراء Report Lost أو Lost
من تفاصيل الأصل:
- افتح الأصل وابحث عن زر Report Lost في قائمة الإجراءات
3. ملء تفاصيل تقرير الفقدان
المعلومات المطلوبة
| Field | Description |
|---|---|
| Lost Code | Auto-generated (e.g., LST-00000001) - editable if needed |
| Quantity | Number of units lost |
| Lost Time | Date and time the loss was discovered or reported |
معلومات اختيارية
| Field | Description |
|---|---|
| Description | Circumstances, location last seen, police report number, etc. |
مرجع
- Remaining Quantity - يعرض المتاح الحالي مقابل الإجمالي قبل هذا الإجراء
4. حفظ التقرير
انقر على Save. سيقوم النظام بـ:
- إنشاء رمز تقرير فقدان فريد
- تقليل إجمالي كمية الأصل
- تحديث عداد
total_lost - تسجيل الحدث في سجل المخزون
- تسجيل الإجراء في سجل التدقيق
- تشغيل webhook
asset.lost(إذا تم تكوينه)
5. قواعد التحقق
- Quantity لا يمكن أن تتجاوز الكمية المتاحة (الإجمالي - المخصص)
- Quantity يجب أن تكون عدداً صحيحاً موجباً
- Lost Time مطلوب
6. التأثير على المخزون
| Before | Action | After |
|---|---|---|
| Total: 10, Available: 6 | Report 2 lost | Total: 8, Available: 4, Lost: 2 |
تُزال العناصر المفقودة نهائياً من كمية الأصل. لا يمكن "إلغاء الفقدان" - ستحتاج إلى استخدام Additional Asset لإضافة وحدات جديدة إذا وُجد الأصل لاحقاً أو استُبدل.
أفضل الممارسات
- وثّق بشكل شامل - تضمين أرقام تقارير الشرطة، أسماء الشهود
- راجع الأمان - استخدم أنماط الفقدان لتحسين الإجراءات
- تتبع الاتجاهات - شغّل تقارير لتحديد فئات الفقدان العالي
- التأمين - احتفظ بالسجلات لمطالبات التأمين