الإبلاغ عن الأصول المفقودة
عندما يفقد أصل أو يُسرق أو لا يمكن تحديد موقعه، استخدم ميزة Report Lost لتوثيق الفقدان وتحديث المخزون والحفاظ على سجلات الامتثال.
1. متى تُبلّغ عن الفقدان
- لا يمكن العثور على الأصل بعد البحث
- تم سرقة الأصل
- تم إسقاط الأصل ويعتبر غير قابل للاسترداد
- اختفى الأصل (مثال: أثناء النقل، كارثة طبيعية)
تحذير
الإبلاغ عن الفقدان يقلل إجمالي كمية الأصل. يُزال العنصر من المخزون المتاح.
2. الوصول إلى الميزة
من قائمة Assets:
- انتقل إلى Assets → Assets
- انقر على الأصل
- استخدم إجراء Report Lost أو Lost
من تفاصيل الأصل:
- افتح الأصل وابحث عن زر Report Lost في قائمة الإجراءات
3. ملء تفاصيل تقرير الفقدان
المعلومات المطلوبة
| Field | Description |
|---|---|
| Lost Code | Auto-generated (e.g., LST-00000001) - editable if needed |
| Quantity | Number of units lost |
| Lost Time | Date and time the loss was discovered or reported |
معلومات اختيارية
| Field | Description |
|---|---|
| Description | Circumstances, location last seen, police report number, etc. |
مرجع
- Remaining Quantity - يعرض المتاح الحالي مقابل الإجمالي قبل هذا الإجراء
4. حفظ التقرير
انقر على Save. سيقوم النظام بـ:
- إنشاء رمز تقرير فقدان فريد
- تقليل إجمالي كمية الأصل
- تحديث عداد
total_lost - تسجيل الحدث في سجل المخزون
- تسجيل الإجراء في سجل التدقيق
- تشغيل webhook
asset.lost(إذا تم تكوينه)
5. قواعد التحقق
- Quantity لا يمكن أن تتجاوز الكمية المتاحة (الإجمالي - المخصص)
- Quantity يجب أن تكون عدداً صحيحاً موجباً
- Lost Time مطلوب
6. التأثير على المخزون
| Before | Action | After |
|---|---|---|
| Total: 10, Available: 6 | Report 2 lost | Total: 8, Available: 4, Lost: 2 |
تُزال العناصر المفقودة نهائياً من كمية الأصل. لا يمكن "إلغاء الفقدان" - ستحتاج إلى استخدام Additional Asset لإضافة وحدات جديدة إذا وُجد الأصل لاحقاً أو استُبدل.
أفضل الممارسات
- وثّق بشكل شامل - تضمين أرقام تقارير الشرطة، أسماء الشهود
- راجع الأمان - استخدم أنماط الفقدان لتحسين الإجراءات
- تتبع الاتجاهات - شغّل تقارير لتحديد فئات الفقدان العالي
- التأمين - احتفظ بالسجلات لمطالبات التأمين