إنتقل إلى المحتوى الرئيسي

تخصيص الأصول

عندما تحتاج إلى تعيين الأصول للمستخدمين (مثل إعطاء أجهزة كمبيوتر محمولة للموظفين أو تخصيص معدات للإدارات)، تساعد ميزة تخصيص الأصول على تتبع من لديه ماذا ومتى استلمها وإدارة دورة حياة التخصيص بالكامل.

1. الوصول إلى تخصيص الأصول​

من قسم Assets: انتقل إلى قسم Assets وانقر على الأصل المحدد الذي تريد تخصيصه. في صفحة تفاصيل الأصل، ستجد خيارات متعلقة بالتخصيص.

من قسم Asset Allocations: انتقل مباشرة إلى Asset Allocations لعرض جميع التخصيصات الحالية عبر جميع الأصول أو إنشاء تخصيصات جديدة.

2. إنشاء تخصيص جديد​

انقر على زر New Allocation لبدء عملية التخصيص. يفتح هذا نموذجاً شاملاً لتسجيل تفاصيل تعيين الأصل.

3. ملء تفاصيل التخصيص​

المعلومات المطلوبة​

  • Allocated To: حدد المستخدم الذي سيستلم الأصل من القائمة المنسدلة للمستخدمين
  • Allocation Code: يُنشئ النظام تلقائياً رمزاً فريداً (AL-00000001)، لكن يمكنك التعديل إذا لزم الأمر
  • Asset: اختر الأصل الذي يتم تخصيصه (إذا لم يكن محدداً مسبقاً)
  • Quantity: أدخل عدد الوحدات المخصصة لهذا المستخدم
  • Allocation Time: حدد تاريخ ووقت تسليم الأصل

معلومات الموقع​

  • Asset Location: الموقع الحالي للأصل قبل التخصيص
  • Handover Location: حيث سيتم تسليم الأصل للمستخدم

تفاصيل إضافية​

  • Reason: وثّق سبب إجراء هذا التخصيص (مثال: "انضمام موظف جديد"، "استبدال معدات"، "مهمة مشروع مؤقتة")

معلومات مرجعية​

  • Remaining Quantity: يعرض الكمية المتاحة/الإجمالية (مثال: "15 / 20" - 15 متاحة من أصل 20 إجمالي)

4. التحقق من صحة التخصيص​

يتحقق النظام تلقائياً من عدة جوانب:

التحقق من الكمية

  • يتأكد من أن الكمية المطلوبة لا تتجاوز الكمية المتاحة
  • يمنع الإفراط في تخصيص الأصول
  • يعرض الكمية المتبقية في الوقت الفعلي

التحقق من الأصل

  • يؤكد أن الأصل المحدد موجود ومتاح
  • يتحقق من حالة الأصل وأهلية التخصيص
  • يتحقق من أذونات المستخدم للتخصيص

5. حفظ التخصيص​

انقر على Save لإكمال التخصيص. سيقوم النظام تلقائياً بـ:

  • تحديث الكمية المتاحة (تقليل بالمقدار المخصص)
  • تسجيل سجل التخصيص في الجدول الزمني للأصل
  • إرسال بريد إلكتروني إشعار للمستخدم المخصص
  • إنشاء إدخال سجل الحالة لمسار التدقيق
  • ربط المستخدم بالأصل للتتبع السهل

6. ما يحدث بعد التخصيص​

تحديثات النظام​

  • تقل الكمية المتاحة بالمقدار المخصص
  • يستلم المستخدم إشعاراً بالبريد الإلكتروني حول تعيين الأصل

فوائد التتبع​

  • مسار تدقيق كامل لمن لديه أي أصل
  • إشعارات البريد الإلكتروني تبقي المستخدمين على اطلاع
  • سجل الحالة يتتبع جميع أحداث التخصيص
  • إدارة الكمية تمنع الإفراط في التخصيص

الميزات الرئيسية​

إشعارات البريد الإلكتروني​

  • بريد إلكتروني تلقائي يُرسل للمستخدمين عند تخصيص الأصول
  • تفاصيل التخصيص مدرجة في الإشعار
  • معلومات الأصل وتعليمات الاستلام مرفقة

إدارة الكمية​

  • التحقق من التوفر في الوقت الفعلي
  • منع الإفراط في التخصيص بالتحقق
  • الحفاظ على تتبع المخزون الدقيق

عرض التخصيصات​

قائمة Asset Allocations​

FieldDescription
Allocation CodeUnique identifier for each allocation
AssetWhich asset was allocated
QuantityHow many units allocated
Allocated ToUser who received the asset
Allocation TimeWhen the allocation was made

أفضل الممارسات​

التوثيق​

  • حدد السبب دائماً للتخصيص
  • تضمين موقع التسليم للوضوح
  • تعيين وقت تخصيص دقيق للتتبع الصحيح

التواصل​

  • تحقق من البريد الإلكتروني للمستخدم قبل التخصيص للإشعارات
  • أكّد تفاصيل التسليم مع المستخدم
  • وثّق أي تعليمات خاصة في حقل السبب

إدارة الكمية​

  • تحقق من الكمية المتاحة قبل التخصيص
  • خطط التخصيصات لتجنب النقص
  • راقب المخزون المتبقي بانتظام
Validation Rules
  • Quantity must be a positive integer
  • Cannot exceed available quantity
  • User and asset must exist in the system
  • Allocation time is required