إدارة إلغاء تخصيص الأصول
عندما تحتاج إلى استدعاء الأصول من المستخدمين أو إعادتها للمخزون أو إعادة تعيينها لموظفين مختلفين، تساعد ميزة إلغاء التخصيص على إدارة عملية الإرجاع الكاملة مع التوثيق والإشعارات المناسبة.
1. الوصول إلى ميزة الإلغاء
من قسم Assets: انتقل إلى قسم Assets وانقر على الأصل المحدد الذي يحتاج إلى إلغاء التخصيص. ابحث عن خيارات الإلغاء في صفحة تفاصيل الأصل.
من قسم Asset Revocations: انتقل مباشرة إلى Asset Revocations لعرض جميع سجلات الإلغاء أو إنشاء طلبات إلغاء جديدة.
2. إنشاء طلب إلغاء جديد
انقر على زر New Revocation لبدء توثيق إرجاع الأصل. يفتح هذا نموذجاً شاملاً لتسجيل جميع تفاصيل الإلغاء.
3. ملء تفاصيل الإلغاء
المعلومات المطلوبة
- Revocation Code: يُنشئ النظام تلقائياً رمزاً فريداً (RV-00000001) لأغراض التتبع
- Asset: حدد الأصل الذي يتم إلغاء تخصيصه من المستخدم الحالي
- Revoked By: اختر الشخص/المسؤول الذي يبدأ الإلغاء
- Quantity: أدخل العدد الدقيق للوحدات التي يتم إلغاء تخصيصها
- Revoke Time: حدد تاريخ ووقت سريان الإلغاء
معلومات المستخدم
- Revoked From: حدد المستخدم الذي يملك الأصل حالياً ويجب عليه إرجاعه
- Notification: يُرسل النظام تلقائياً إشعاراً للمستخدم حول الإلغاء
معلومات الموقع
- Asset Location: مكان وجود الأصل حالياً (مكتب المستخدم، الإدارة، إلخ)
- Handover Location: حيث يجب إرجاع الأصل أو استلامه
تفاصيل إضافية
- Reason: قدم شرحاً واضحاً للإلغاء، مثل:
- إنهاء خدمة الموظف أو نقله
- إعادة تعيين الأصل لمستخدم مختلف
- استدعاء معدات للصيانة
- متطلبات الامتثال للسياسات
- ترقية أو استبدال الأصل
معلومات مرجعية
- Remaining Quantity: يعرض الكمية المتاحة/الإجمالية الحالية بعد الإلغاء
4. حفظ طلب الإلغاء
انقر على Save لإكمال طلب الإلغاء. سيقوم النظام بـ:
- إنشاء رمز إلغاء فريد للتتبع
- إرسال إشعار تلقائي للمستخدم الذي يتم إلغاء تخصيصه منه
- تحديث سجل حالة الأصل
- تسجيل الإلغاء في دورة حياة الأصل
5. ما يحدث بعد الإلغاء
الإشعارات التلقائية
- إشعار المستخدم: يتلقى المستخدم الذي يفقد الوصول إشعاراً فورياً
- تفاصيل البريد الإلكتروني: يتضمن رمز الإلغاء وتفاصيل الأصل وتعليمات الإرجاع
تحديثات حالة الأصل
- يتم تحديث سجل حالة الأصل بسجل الإلغاء
- يصبح الأصل متاحاً لتخصيصات جديدة
الميزات الرئيسية
التتبع الشامل
- رموز إلغاء فريدة لكل طلب (RV-00000001، RV-00000002، إلخ)
- تحديد المستخدم لكل من المُلغي والمُلغى منه
عرض سجلات الإلغاء
| Field | Description |
|---|---|
| Revocation Code | Unique identifier for each revocation |
| Asset | Which asset was revoked |
| Quantity | How many units were returned |
| Revoked From | User who returned the asset |
| Revoked By | Administrator who initiated the revocation |
| Revoke Time | When the revocation took place |