Check-in/Check-out
تتيح لك ميزة Check-in/Check-out تعيين الأصول مؤقتاً للموظفين أو العملاء مع تاريخ إرجاع متوقع. مثالية لقروض المعدات أو الاستخدام القائم على المشروع أو التعيينات قصيرة الأجل.
Check-out مقابل Allocation
| Feature | Check-out | Allocation |
|---|---|---|
| Duration | Temporary (has return date) | Long-term/permanent |
| Use Case | Laptops for travel, projectors for meetings | Assigned desk, company phone |
| Overdue Alerts | Yes | No |
| Return Tracking | Yes (condition, date) | Via Revocation |
1. الوصول إلى Check-in/Check-out
التنقل: Assets → Check-in/out من الشريط الجانبي.
2. تسجيل خروج أصل (Check Out)
الخطوات
- انقر على Check Out Asset أو New Checkout
- حدد Asset من القائمة المنسدلة
- حدد Checked Out To (عضو الموظفين أو العميل/جهة الاتصال)
- أدخل Quantity (إذا كانت وحدات متعددة)
- حدد Expected Return Date (موصى به للتنبيهات المتأخرة)
- أضف Checkout Notes (اختياري) - مثال: "For conference in Berlin"
- حدد Condition (Excellent, Good, Fair, Poor) - افتراضي: Good
- انقر على Save
ما يحدث
- تزيد كمية الأصل المخصصة
- يُنشأ سجل checkout بحالة
checked_out - يُنشأ إدخال سجل تدقيق
- يتم تشغيل webhook
asset.checked_out(إذا تم تكوينه) - إذا مر تاريخ الإرجاع المتوقع، تصبح الحالة
overdueويتم إرسال الإشعارات (عبر cron)
3. تسجيل دخول أصل (Check In)
الخطوات
- انتقل إلى Assets → Check-in/out
- ابحث عن سجل checkout (فلتر حسب الحالة: Checked Out أو Overdue)
- انقر على Check In أو إجراء تسجيل الدخول
- اختيارياً أضف Check-in Notes
- حدد Return Condition (Excellent, Good, Fair, Poor, Damaged)
- انقر على Save
ما يحدث
- تنقص كمية الأصل المخصصة
- تتغير حالة checkout إلى
returned - يُسجّل تاريخ الإرجاع الفعلي
- يتم تشغيل سجل التدقيق و webhook
asset.checked_in
4. عمليات Checkout المتأخرة (Overdue)
عندما يكون تاريخ الإرجاع المتوقع قد مر ول م يتم إرجاع الأصل:
- تتغير الحالة تلقائياً إلى Overdue
- Cron job يرسل إشعارات للمستلمين المُكوّنين
- يتم تشغيل webhook
alert.checkout_overdue - يعرض لوحة التحكم عدد Overdue Checkouts
تحذير
تأكد من تشغيل cron الخاص بـ Perfex لعمل تنبيهات التأخر.
5. عرض عمليات Checkout
في Assets → Check-in/out يمكنك رؤية:
| Column | Description |
|---|---|
| Asset | Asset name and code |
| Checked Out To | Staff or client |
| Checkout Date | When it was checked out |
| Expected Return | Due date |
| Status | Checked Out, Returned, Overdue |
| Quantity | Units checked out |
فلتر حسب الحالة للعثور السريع على عمليات checkout النشطة أو المتأخرة.
أفضل الممارسات
- حدد دائماً تاريخ الإرجاع المتوقع للتتبع الأفضل
- سجّل الحالة عند تسجيل الدخول لاكتشاف اتجاهات التلف
- استخدم الملاحظات للمشروع أو الغرض
- شغّل تقرير التأخر بانتظام للمتابعة
- كوّن الإشعارات حتى لا تتجاهل العناصر المتأخرة