Enregistrement/Retour

La fonctionnalité Enregistrement/Retour vous permet d'attribuer temporairement des actifs au personnel ou aux clients avec une date de retour prévue. Idéal pour les prêts d'équipement, l'utilisation par projet ou les affectations à court terme.

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Retour vs. Allocation

Fonctionnalité	Retour	Allocation
Durée	Temporaire (date de retour prévue)	Long terme/permanent
Cas d'usage	Ordinateurs portables pour déplacements, projecteurs pour réunions	Bureau attribué, téléphone d'entreprise
Alertes de retard	Oui	Non
Suivi des retours	Oui (état, date)	Via révocation

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1. Accéder à l'enregistrement/retour

Navigation : Actifs → Enregistrement/Retour dans le menu latéral.

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2. Enregistrer un actif

Étapes

1. Cliquez sur Enregistrer un actif ou Nouvel enregistrement
2. Sélectionnez l'actif dans la liste déroulante
3. Sélectionnez Attribué à (membre du personnel ou contact/client)
4. Saisissez la Quantité (si plusieurs unités)
5. Définissez la Date de retour prévue (recommandé pour les alertes de retard)
6. Ajoutez des Notes (optionnel) - ex. « Pour conférence à Berlin »
7. Sélectionnez l'État (Excellent, Bon, Moyen, Mauvais) - par défaut : Bon
8. Cliquez sur Enregistrer

Que se passe-t-il

• La quantité allouée de l'actif augmente
• Un enregistrement de sortie est créé avec le statut checked_out
• Une entrée est ajoutée au journal d'audit
• Le webhook asset.checked_out est déclenché (si configuré)
• Si la date de retour prévue est dépassée, le statut devient overdue et des notifications sont envoyées (via cron)

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3. Retourner un actif

Étapes

1. Allez dans Actifs → Enregistrement/Retour
2. Trouvez l'enregistrement (filtrer par statut : En cours ou En retard)
3. Cliquez sur Retour ou sur l'action de retour
4. Ajoutez éventuellement des Notes de retour
5. Sélectionnez l'État au retour (Excellent, Bon, Moyen, Mauvais, Endommagé)
6. Cliquez sur Enregistrer

Que se passe-t-il

• La quantité allouée de l'actif diminue
• Le statut de sortie passe à returned
• La date effective de retour est enregistrée
• Le journal d'audit et le webhook asset.checked_in sont déclenchés

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4. Retours en retard

Lorsque la date de retour prévue est dépassée et que l'actif n'est pas retourné :

• Le statut change automatiquement en En retard
• La tâche cron envoie des notifications aux destinataires configurés
• Le webhook alert.checkout_overdue est déclenché
• Le tableau de bord affiche le nombre de Retours en retard

attention

Assurez-vous que le cron Perfex est actif pour que les alertes de retard fonctionnent.

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5. Consulter les sorties

Dans Actifs → Enregistrement/Retour, vous pouvez voir :

Colonne	Description
Actif	Nom et code de l'actif
Attribué à	Personnel ou client
Date de sortie	Date d'enregistrement
Retour prévu	Date d'échéance
Statut	En cours, Retourné, En retard
Quantité	Unités enregistrées

Filtrez par statut pour retrouver rapidement les sorties actives ou en retard.

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Bonnes pratiques

• Toujours définir une date de retour prévue pour un meilleur suivi
• Consigner l'état au retour pour repérer les tendances de dommages
• Utiliser les notes pour le projet ou l'objectif
• Exécuter le rapport des retards régulièrement pour faire le suivi
• Configurer les notifications pour ne pas manquer les retours en retard