Gestion de la liquidation des actifs
Lorsque les actifs atteignent leur fin de vie, deviennent obsolètes ou doivent être cédés pour d'autres raisons, la fonctionnalité de liquidation des actifs vous aide à documenter le processus de cession, suivre la récupération financière et maintenir des registres complets pour la comptabilité et la conformité.
1. Accéder à la liquidation des actifs
Depuis la section Actifs : Accédez à la section Actifs et cliquez sur l'actif que vous souhaitez liquider. Recherchez les options de liquidation dans la page de détail de l'actif.
Depuis la section Liquidations : Allez directement dans Liquidations d'actifs pour consulter toutes les liquidations effectuées ou créer de nouveaux enregistrements.
2. Créer une nouvelle liquidation
Cliquez sur le bouton Nouvelle liquidation pour commencer à documenter le processus de cession. Un formulaire complet s'ouvre pour enregistrer tous les détails de la transaction.
3. Remplir les détails de la liquidation
Informations requises
- Code de liquidation : Généré automatiquement par le système (LQ-00000001), modifiable si besoin pour votre système de suivi
- Actif : Sélectionnez l'actif à liquider (si non présélectionné)
- Quantité : Saisissez le nombre exact d'unités liquidées ou cédées
- Montant de liquidation : Saisissez le montant total reçu de la vente ou cession (peut être 0 pour dons/cessions)
- Heure de liquidation : Définissez la date et l'heure de complétion de la liquidation
Documentation
- Description : Fournissez des détails complets sur la méthode de liquidation, les informations sur l'acheteur, les raisons de la cession et toute circonstance pertinente
Informations de référence
- Quantité restante : Affiche la quantité disponible/totale actuelle (ex. « 15 / 20 » - aide au suivi de l'impact sur l'inventaire)
4. Validation de la liquidation
Le système valide automatiquement plusieurs aspects :
Validation de l'actif
- Confirme que l'actif sélectionné existe et est disponible pour liquidation
- Vérifie le statut et la disponibilité actuels
- Valide les permissions utilisateur pour les opérations de liquidation
Validation financière
- S'assure que le montant de liquidation est numérique et non négatif
- Autorise les montants zéro pour les dons ou cessions sans recettes
Validation de la quantité
- S'assure que la quantité liquidée est un entier positif
- Empêche de liquider plus que la quantité disponible
- Valide par rapport aux niveaux d'inventaire actuels
5. Enregistrer la liquidation
Cliquez sur Enregistrer pour finaliser l'enregistrement. Le système va automatiquement :
- Générer un code de liquidation unique pour le suivi et les rapports financiers
- Mettre à jour l'historique du statut de l'actif avec les détails de la transaction
- Enregistrer la transaction financière avec le montant et l'horodatage
- Lier la liquidation à l'actif parent pour une traçabilité complète
- Valider toutes les données via une transaction sécurisée
- Créer un enregistrement permanent pour la comptabilité et les obligations fiscales
6. Après la liquidation
Mises à jour système
- Historique du statut mis à jour avec les détails de liquidation et les informations financières
- La liquidation apparaît dans la liste avec un code de suivi unique
Avantages du suivi financier
- Traçabilité complète de toutes les cessions et recettes
- Registres de conformité pour les exigences réglementaires et d'audit
Fonctionnalités clés
Génération de codes uniques
- Numérotation séquentielle (LQ-00000001, LQ-00000002, etc.)
- Génération automatique évite les doublons et assure le suivi
- Préfixe personnalisable si nécessaire pour l'intégration comptable
Documentation financière
- Suivi du montant de liquidation pour des registres financiers précis
- Support des montants zéro pour les dons ou cessions sans recettes
Tenue de registres complète
- Champ de description détaillé pour la méthode et les circonstances de cession
- Suivi date/heure pour une chronologie précise des transactions
- Spécification de la quantité pour l'évaluation de l'impact sur l'inventaire
- Liaison à l'actif pour une documentation complète du cycle de vie
Consulter les liquidations
| Champ | Description |
|---|---|
| Code de liquidation | Identifiant unique de chaque transaction de cession |
| Actif | Quel actif a été liquidé |
| Quantité | Nombre d'unités cédées |
| Montant de liquidation | Recettes financières de la cession |
| Heure de liquidation | Date de complétion de la cession |
- Le code de liquidation doit être unique pour toutes les transactions
- La quantité doit être un entier positif (minimum 1)
- Le montant de liquidation doit être numérique et ne peut pas être négatif
- L'heure de liquidation est obligatoire et doit être une date valide
- Les montants zéro sont autorisés pour les dons ou cessions sans recettes