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Adding Additional Asset

Lorsque vous devez ajouter plus de quantité à un actif existant (comme acheter des ordinateurs portables supplémentaires du même modèle), suivez ces étapes :

1. Accéder aux détails de l'actif​

Accédez à la section Assets et cliquez sur l'actif spécifique auquel vous souhaitez ajouter de la quantité. Cela ouvrira la page de détail de l'actif avec plusieurs onglets.

2. Aller à l'onglet Asset Additional​

Dans la page de détail de l'actif, cliquez sur l'onglet Asset Additional. Cette section affiche toutes les additions de quantité précédentes pour cet actif et vous permet d'en ajouter d'autres.

3. Créer une nouvelle addition​

Cliquez sur le bouton New Addition. Cela ouvre un formulaire où vous pouvez saisir les détails de l'achat de quantité supplémentaire.

4. Remplir les détails de l'addition​

Informations requises​

  • Additional Code : Le système génère automatiquement un code unique (ADD-00000001), que vous pouvez modifier si nécessaire
  • Quantity : Entrez le nombre d'unités supplémentaires ajoutées
  • Cost Per Unit : Entrez le prix d'achat par unité pour ce lot supplémentaire
  • Addition Time : Définissez la date à laquelle ces actifs supplémentaires ont été achetés

Informations optionnelles​

  • Description : Ajoutez des notes sur cet achat (ex. : « Achat groupé pour nouveau département », « Remplacement pour unités endommagées »)

Informations de référence​

  • Remaining Quantity : Affiche la quantité disponible/totale actuelle (ex. : « 15 / 20 » - 15 disponibles sur 20 au total)

5. Vérifier les détails de l'addition​

Avant d'enregistrer, vérifiez les informations :

  • Assurez-vous que la quantité ajoutée est correcte
  • Ajoutez des notes descriptives pour référence future

6. Enregistrer l'addition​

Cliquez sur Save pour enregistrer la quantité supplémentaire. Le système va automatiquement :

  • Générer un code d'addition unique pour le suivi
  • Mettre à jour la quantité totale de l'actif (original + additionnel)
  • Augmenter la quantité disponible pour l'allocation
  • Enregistrer la transaction dans l'historique de l'actif
  • Mettre à jour le suivi financier avec les nouveaux coûts d'achat

7. Ce qui se passe après l'addition​

Une fois l'addition enregistrée :

  • La quantité principale de l'actif augmente du montant ajouté
  • La quantité disponible augmente en conséquence
  • L'addition apparaît dans l'historique de l'onglet Asset Additional
  • La chronologie de l'actif enregistre l'augmentation de quantité
  • Les calculs financiers incluent le nouveau coût d'achat

Exemple de scénario​

Actif d'origine : 10 MacBook Pro @ 2 000 $ chacun

  • Quantité totale : 10
  • Disponible : 6 (4 sont alloués aux utilisateurs)

Ajout :

  • Quantité supplémentaire : 5 MacBooks
  • Cost Per Unit : 2 100 $ (nouveau prix)
  • Addition Date : Aujourd'hui

Après l'addition :

  • Quantité totale : 15 (10 + 5)
  • Disponible : 11 (6 + 5)
  • Base de coût mixte maintenue pour un suivi financier précis

Notes importantes​

Suivi des coûts​

  • Chaque addition maintient son propre coût par unité
  • Cela permet des calculs de coût moyen précis
  • Important pour l'amortissement et les rapports financiers

Gestion des quantités​

  • La quantité supplémentaire devient immédiatement disponible pour l'allocation
  • Le système maintient des enregistrements séparés pour chaque lot d'achat
  • La traçabilité montre toutes les augmentations de quantité au fil du temps
Best Practices
  • Documentez les achats : Toujours ajouter une description expliquant l'addition
  • Coûts précis : Entrez le prix d'achat réel pour un suivi financier correct
  • Saisie en temps opportun : Enregistrez les additions lors des achats
  • Suivi par lot : Regroupez les achats liés dans des entrées d'addition uniques

Consulter l'historique des additions​

Dans l'onglet Asset Additional, vous pouvez :

  • Voir toutes les additions effectuées sur cet actif
  • Voir les codes d'addition pour le suivi
  • Vérifier les quantités et coûts de chaque lot
  • Vérifier les dates d'addition pour la chronologie des achats
  • Lire les descriptions pour le contexte de chaque achat