Réservations
La fonctionnalité Réservations vous permet de réserver des actifs à l'avance pour une période donnée. Les réservations peuvent être en attente, approuvées ou rejetées, et le système vérifie la disponibilité pour éviter les doubles réservations.
1. Accéder aux réservations
Navigation : Actifs → Réservations dans le menu latéral.
2. Créer une nouvelle réservation
Étapes
- Cliquez sur Nouvelle réservation ou Réserver
- Sélectionnez l'actif
- Définissez la Date de début et la Date de fin (et l'heure si applicable)
- Saisissez la Quantité (nombre d'unités à réserver)
- Sélectionnez Réservé par (membre du personnel)
- Ajoutez l'Objectif (optionnel) - ex. « Présentation client »
- Ajoutez des Notes (optionnel)
- Cliquez sur Enregistrer
Validation
- Le système vérifie que la quantité demandée est disponible pendant la période sélectionnée
- Il prend en compte les réservations approuvées existantes et les allocations en cours
- En cas d'indisponibilité, un message d'erreur s'affiche
3. Statuts des réservations
| Statut | Description |
|---|---|
| En attente | En attente d'approbation |
| Approuvé | Confirmé - l'actif est réservé |
| Rejeté | Refusé |
| Annulé | Annulé par l'utilisateur |
| Terminé | La période de réservation est terminée |
4. Approuver ou rejeter les réservations
Pour les administrateurs/gestionnaires :
- Allez dans Actifs → Réservations
- Trouvez les réservations avec le statut En attente
- Cliquez sur Approuver ou Rejeter
- Si rejet, ajoutez éventuellement un Motif de rejet
Que se passe-t-il à l'approbation
- Le statut passe à Approuvé
- L'actif est réservé pour cette période
- Une notification est envoyée au demandeur (si configuré)
- Le webhook
asset.reservation_approvedest déclenché
Que se passe-t-il au rejet
- Le statut passe à Rejeté
- Une notification est envoyée au demandeur
- Le webhook
asset.reservation_rejectedest déclenché
5. Vue calendrier
Certaines interfaces proposent une Vue calendrier pour visualiser les réservations. Utilisez-la pour :
- Repérer les conflits
- Planifier l'allocation des ressources
- Voir quand les actifs sont disponibles
6. Vérification de la disponibilité
Le système calcule la disponibilité comme suit :
Available = Total Quantity - Allocated - Reserved (approved, overlapping period)
Lors de la création d'une réservation, le système garantit :
- Pas de surréservation
- Quantité demandée ≤ disponible pendant la période
Bonnes pratiques
- Approuver ou rejeter rapidement pour informer les demandeurs
- Utiliser objectif/notes pour le contexte et les rapports
- Vérifier le calendrier avant d'approuver pour éviter les conflits
- Configurer les notifications pour informer les utilisateurs de l'approbation/rejet