Reservations
La función Reservations te permite reservar activos con antelación para un período de tiempo específico. Las reservas pueden estar pendientes, aprobadas o rechazadas, y el sistema comprueba la disponibilidad para evitar dobles reservas.
1. Acceder a Reservations
Navegación: Assets → Reservations desde la barra lateral.
2. Crear una nueva reserva
Pasos
- Haz clic en New Reservation o Make Reservation
- Selecciona el Asset
- Establece Start Date y End Date (y hora si aplica)
- Introduce la Quantity (cuántas unidades reservar)
- Selecciona Reserved By (miembro del personal)
- Añade Purpose (opcional) - p. ej., "Presentación a cliente"
- Añade Notes (opcional)
- Haz clic en Save
Validación
- El sistema comprueba que la cantidad solicitada esté disponible durante el período seleccionado
- Tiene en cuenta las reservas aprobadas existentes y las asignaciones actuales
- Si no está disponible, verás un mensaje de error
3. Estados de reserva
| Status | Description |
|---|---|
| Pending | Pendiente de aprobación |
| Approved | Confirmada - el activo está reservado |
| Rejected | Denegada |
| Cancelled | Cancelada por el usuario |
| Completed | El período de reserva ha terminado |
4. Aprobar o rechazar reservas
Para admins/gestores:
- Ve a Assets → Reservations
- Busca reservas con estado Pending
- Haz clic en Approve o Reject
- Si rechazas, opcionalmente añade un Rejection Reason
Qué ocurre al aprobar
- El estado cambia a Approved
- El activo queda reservado para ese período
- Se envía notificación al solicitante (si está configurado)
- Se activa el webhook
asset.reservation_approved
Qué ocurre al rechazar
- El estado cambia a Rejected
- Se envía notificación al solicitante
- Se activa el webhook
asset.reservation_rejected
5. Vista de calendario
Algunas interfaces ofrecen una Calendar View para ver las reservas visualmente. Úsala para:
- Detectar conflictos
- Planificar la asignación de recursos
- Ver cuándo los activos están libres
6. Comprobación de disponibilidad
El sistema calcula la disponibilidad como:
Available = Total Quantity - Allocated - Reserved (approved, overlapping period)
Al crear una reserva, el sistema asegura:
- No hay sobreventa
- Cantidad solicitada ≤ disponible durante el período
Buenas prácticas
- Aprueba o rechaza puntualmente para que los solicitantes conozcan su estado
- Usa purpose/notes para contexto e informes
- Comprueba el calendario antes de aprobar para evitar conflictos
- Configura notificaciones para que los usuarios estén informados de aprobación/rechazo