Saltar al contenido principal

Creating an Asset

Para crear un activo en Perfex CRM usando el módulo de gestión de activos, sigue estos pasos:

1. Acceder a la sección Assets​

Ve a la sección Assets desde el panel principal o el menú lateral. Aquí puedes gestionar y crear todos los activos de tu organización.

2. Crear un nuevo activo​

Haz clic en el botón New Asset. Se abrirá un formulario donde podrás introducir los detalles necesarios para el registro del activo.

3. Rellenar los detalles requeridos del activo​

En el formulario de creación del activo, proporciona los detalles necesarios, incluyendo:

Información básica (obligatoria)​

  • Asset Name: Introduce un nombre descriptivo para el activo (p. ej., "MacBook Pro 16-inch", "Escritorio de oficina")
  • Asset Code: El sistema genera automáticamente un código único (AST-00000001), pero puedes modificarlo si es necesario
  • Category: Selecciona la categoría principal en el desplegable (p. ej., IT Equipment, Furniture, Vehicles)
  • Subcategory: Elige la subcategoría específica que mejor describa tu activo
  • Assign Asset To: Selecciona la empresa/departamento responsable de este activo
  • Quantity: Introduce el número de unidades que se añaden
  • Unit: Selecciona la unidad de medida (piezas, conjuntos, metros, etc.)
  • Unit Price: Introduce el precio de compra por unidad
  • Purchase Date: Establece la fecha en que se compró el activo

Detalles opcionales​

  • Location: Elige dónde se almacenará o usará el activo
  • Serial Number: Introduce el número de serie del fabricante (se genera automáticamente si se deja en blanco)
  • Model: Especifica el modelo o versión del activo
  • Description: Añade detalles adicionales sobre el activo
  • Warranty Period: Introduce la duración de la garantía en meses
  • Depreciation Period: Establece el período de depreciación en años para contabilidad
  • Salvage Value: Introduce el valor esperado al final de la vida útil del activo

Información del proveedor (opcional)​

  • Supplier Name: Nombre del vendedor o proveedor
  • Supplier Address: Dirección comercial del proveedor
  • Supplier Phone: Número de contacto del proveedor

Imagen del activo (opcional)​

  • Upload Image: Adjunta una foto del activo para fácil identificación

4. Revisar y validar​

Una vez introducidos todos los detalles, revisa la información del activo para asegurar su precisión. Verifica que:

  • El nombre del activo sea descriptivo y claro
  • La categoría y subcategoría estén correctamente seleccionadas
  • La información de cantidad y precios sea precisa
  • Los campos obligatorios estén correctamente rellenados

5. Guardar y registrar​

Haz clic en Save para crear el activo. El sistema automáticamente:

  • Creará un código de activo si no lo has personalizado
  • Generará un número de serie si no se proporcionó
  • Establecerá la cantidad disponible igual a la cantidad total
  • Enviará una notificación a la empresa asignada
  • Registrará la creación del activo en la línea temporal del sistema

6. Qué ocurre después​

Tras la creación exitosa:

  • El activo aparece en tu lista de Assets con estado "Available"
  • La empresa asignada recibe una notificación por correo
  • El activo está listo para asignación a usuarios individuales
  • Comienza el seguimiento financiero si se estableció el período de depreciación

7. Generar código QR o código de barras​

Los códigos QR y de barras no se generan automáticamente. Para crearlos:

  1. Abre el activo (haz clic en él desde la lista de Assets)
  2. En la vista de detalles del activo, busca y haz clic en el botón Generate QR Code o Generate Barcode
  3. El código se genera bajo demanda y puede imprimirse para etiquetado físico de activos

Usa estos códigos para escaneo rápido durante auditorías, checkouts o recuentos de inventario.

Consejos profesionales
  • Usa una nomenclatura consistente: Sigue una convención de nombres estándar para activos similares
  • Sube imágenes: Las fotos ayudan con la identificación de activos y auditorías
  • Establece períodos de garantía: Esto ayuda a rastrear cuándo los activos necesitan sustitución
  • Configura la depreciación: Importante para contabilidad e informes financieros
  • Genera códigos QR/códigos de barras: Usa el botón en la vista del activo, luego imprime y adjunta a los activos físicos para escaneo y gestión fáciles