Reporting Lost Assets
Cuando un activo está perdido, robado o no puede localizarse, usa la función Report Lost para documentar la pérdida, actualizar el inventario y mantener registros de cumplimiento.
1. Cuándo reportar como perdido
- El activo no puede encontrarse tras búsqueda
- El activo fue robado
- El activo fue extraviado y se considera irrecuperable
- El activo desapareció (p. ej., durante una mudanza, desastre natural)
aviso
Reportar como perdido reduce la cantidad total del activo. El elemento se elimina del inventario disponible.
2. Acceder a la función
Desde la lista de activos:
- Ve a Assets → Assets
- Haz clic en el activo
- Usa la acción Report Lost o Lost
Desde los detalles del activo:
- Abre el activo y busca el botón Report Lost en el menú de acciones
3. Rellenar los detalles del reporte de perdido
Información requerida
| Field | Description |
|---|---|
| Lost Code | Auto-generado (p. ej., LST-00000001) - editable si es necesario |
| Quantity | Número de unidades perdidas |
| Lost Time | Fecha y hora en que se descubrió o reportó la pérdida |
Información opcional
| Field | Description |
|---|---|
| Description | Circunstancias, ubicación vista por última vez, número de denuncia policial, etc. |
Referencia
- Remaining Quantity - Muestra cantidad disponible vs. total antes de esta acción
4. Guardar el reporte
Haz clic en Save. El sistema:
- Generará un código de reporte de perdido único
- Reducirá la cantidad total del activo
- Actualizará el contador
total_lost - Registrará el evento en el historial de inventario
- Registrará la acción en el registro de auditoría
- Activará el webhook
asset.lost(si está configurado)
5. Reglas de validación
- La Quantity no puede exceder la cantidad disponible (total - asignado)
- La Quantity debe ser un entero positivo
- Lost Time es obligatorio
6. Impacto en el inventario
| Antes | Acción | Después |
|---|---|---|
| Total: 10, Available: 6 | Report 2 lost | Total: 8, Available: 4, Lost: 2 |
Los elementos perdidos se eliminan permanentemente de la cantidad del activo. No pueden "desperderse" - necesitarías usar Additional Asset para añadir nuevas unidades si el activo se encuentra más tarde o se sustituye.
Buenas prácticas
- Documenta exhaustivamente - Incluye números de denuncia policial, nombres de testigos
- Revisa la seguridad - Usa patrones de pérdida para mejorar procedimientos
- Rastrea tendencias - Ejecuta informes para identificar categorías de alta pérdida
- Seguro - Mantén registros para reclamaciones de seguro