Check-in/Check-out
La función Check-in/Check-out te permite asignar temporalmente activos al personal o clientes con una fecha de devolución esperada. Ideal para préstamos de equipamiento, uso por proyecto o asignaciones a corto plazo.
Check-out vs. Asignación
| Feature | Check-out | Allocation |
|---|---|---|
| Duration | Temporal (tiene fecha de devolución) | A largo plazo/permanente |
| Use Case | Portátiles para viajes, proyectores para reuniones | Mesa asignada, teléfono de empresa |
| Overdue Alerts | Yes | No |
| Return Tracking | Yes (condición, fecha) | Via Revocation |
1. Acceder a Check-in/Check-out
Navegación: Assets → Check-in/out desde la barra lateral.
2. Hacer check-out de un activo
Pasos
- Haz clic en Check Out Asset o New Checkout
- Selecciona el Asset en el desplegable
- Selecciona Checked Out To (miembro del personal o cliente/contacto)
- Introduce la Quantity (si hay varias unidades)
- Establece Expected Return Date (recomendado para alertas de vencimiento)
- Añade Checkout Notes (opcional) - p. ej., "Para conferencia en Berlín"
- Selecciona Condition (Excellent, Good, Fair, Poor) - predeterminado: Good
- Haz clic en Save
Qué ocurre
- La cantidad asignada del activo aumenta
- Se crea un registro de checkout con estado
checked_out - Se crea una entrada en el registro de auditoría
- Se activa el webhook
asset.checked_out(si está configurado) - Si pasa la fecha de devolución esperada, el estado pasa a
overduey se envían notificaciones (vía cron)
3. Hacer check-in de un activo
Pasos
- Ve a Assets → Check-in/out
- Busca el registro de checkout (filtra por estado: Checked Out o Overdue)
- Haz clic en Check In o en la acción de check-in
- Opcionalmente añade Check-in Notes
- Selecciona Return Condition (Excellent, Good, Fair, Poor, Damaged)
- Haz clic en Save
Qué ocurre
- La cantidad asignada del activo disminuye
- El estado del checkout cambia a
returned - Se registra la fecha de devolución real
- Se activan el registro de auditoría y el webhook
asset.checked_in
4. Checkouts vencidos
Cuando pasa la fecha de devolución esperada y el activo no se devuelve:
- El estado cambia automáticamente a Overdue
- La tarea cron envía notificaciones a los destinatarios configurados
- Se activa el webhook
alert.checkout_overdue - El panel muestra el recuento de Overdue Checkouts
aviso
Asegúrate de que el cron de Perfex esté en ejecución para que funcionen las alertas de vencimiento.
5. Ver checkouts
En Assets → Check-in/out puedes ver:
| Column | Description |
|---|---|
| Asset | Nombre y código del activo |
| Checked Out To | Personal o cliente |
| Checkout Date | Cuándo se hizo el check-out |
| Expected Return | Fecha de vencimiento |
| Status | Checked Out, Returned, Overdue |
| Quantity | Unidades objeto de check-out |
Filtra por estado para encontrar rápidamente checkouts activos o vencidos.
Buenas prácticas
- Establece siempre la fecha de devolución esperada para mejor seguimiento
- Registra la condición en el check-in para detectar tendencias de daños
- Usa notas para proyecto o propósito
- Ejecuta el informe de vencimientos regularmente para hacer seguimiento
- Configura las notificaciones para que los elementos vencidos no pasen desapercibidos