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Check-in/Check-out

La función Check-in/Check-out te permite asignar temporalmente activos al personal o clientes con una fecha de devolución esperada. Ideal para préstamos de equipamiento, uso por proyecto o asignaciones a corto plazo.

Check-out vs. Asignación​

FeatureCheck-outAllocation
DurationTemporal (tiene fecha de devolución)A largo plazo/permanente
Use CasePortátiles para viajes, proyectores para reunionesMesa asignada, teléfono de empresa
Overdue AlertsYesNo
Return TrackingYes (condición, fecha)Via Revocation

1. Acceder a Check-in/Check-out​

Navegación: Assets → Check-in/out desde la barra lateral.

2. Hacer check-out de un activo​

Pasos​

  1. Haz clic en Check Out Asset o New Checkout
  2. Selecciona el Asset en el desplegable
  3. Selecciona Checked Out To (miembro del personal o cliente/contacto)
  4. Introduce la Quantity (si hay varias unidades)
  5. Establece Expected Return Date (recomendado para alertas de vencimiento)
  6. Añade Checkout Notes (opcional) - p. ej., "Para conferencia en Berlín"
  7. Selecciona Condition (Excellent, Good, Fair, Poor) - predeterminado: Good
  8. Haz clic en Save

Qué ocurre​

  • La cantidad asignada del activo aumenta
  • Se crea un registro de checkout con estado checked_out
  • Se crea una entrada en el registro de auditoría
  • Se activa el webhook asset.checked_out (si está configurado)
  • Si pasa la fecha de devolución esperada, el estado pasa a overdue y se envían notificaciones (vía cron)

3. Hacer check-in de un activo​

Pasos​

  1. Ve a Assets → Check-in/out
  2. Busca el registro de checkout (filtra por estado: Checked Out o Overdue)
  3. Haz clic en Check In o en la acción de check-in
  4. Opcionalmente añade Check-in Notes
  5. Selecciona Return Condition (Excellent, Good, Fair, Poor, Damaged)
  6. Haz clic en Save

Qué ocurre​

  • La cantidad asignada del activo disminuye
  • El estado del checkout cambia a returned
  • Se registra la fecha de devolución real
  • Se activan el registro de auditoría y el webhook asset.checked_in

4. Checkouts vencidos​

Cuando pasa la fecha de devolución esperada y el activo no se devuelve:

  • El estado cambia automáticamente a Overdue
  • La tarea cron envía notificaciones a los destinatarios configurados
  • Se activa el webhook alert.checkout_overdue
  • El panel muestra el recuento de Overdue Checkouts
aviso

Asegúrate de que el cron de Perfex esté en ejecución para que funcionen las alertas de vencimiento.

5. Ver checkouts​

En Assets → Check-in/out puedes ver:

ColumnDescription
AssetNombre y código del activo
Checked Out ToPersonal o cliente
Checkout DateCuándo se hizo el check-out
Expected ReturnFecha de vencimiento
StatusChecked Out, Returned, Overdue
QuantityUnidades objeto de check-out

Filtra por estado para encontrar rápidamente checkouts activos o vencidos.

Buenas prácticas​

  • Establece siempre la fecha de devolución esperada para mejor seguimiento
  • Registra la condición en el check-in para detectar tendencias de daños
  • Usa notas para proyecto o propósito
  • Ejecuta el informe de vencimientos regularmente para hacer seguimiento
  • Configura las notificaciones para que los elementos vencidos no pasen desapercibidos