Check-in/Check-out

Die Check-in/Check-out-Funktion ermöglicht die zeitweise Zuweisung von Anlagen an Mitarbeiter oder Kunden mit einem erwarteten Rückgabedatum. Ideal für Geräteausleihen, projektbezogene Nutzung oder kurzfristige Zuweisungen.

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Check-out vs. Allocation

Feature	Check-out	Allocation
Duration	Temporary (has return date)	Long-term/permanent
Use Case	Laptops for travel, projectors for meetings	Assigned desk, company phone
Overdue Alerts	Yes	No
Return Tracking	Yes (condition, date)	Via Revocation

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1. Check-in/Check-out aufrufen

Navigation: Assets → Check-in/out in der Sidebar.

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2. Check Out an Asset

Schritte

1. Klicken Sie auf Check Out Asset oder New Checkout
2. Wählen Sie die Asset aus dem Dropdown
3. Wählen Sie Checked Out To (Mitarbeiter oder Kunde/Kontakt)
4. Geben Sie die Quantity ein (bei mehreren Einheiten)
5. Legen Sie das Expected Return Date fest (empfohlen für Überfälligkeitsbenachrichtigungen)
6. Fügen Sie Checkout Notes hinzu (optional) – z. B. "For conference in Berlin"
7. Wählen Sie Condition (Excellent, Good, Fair, Poor) – Standard: Good
8. Klicken Sie auf Save

Was passiert

• Die zugewiesene Menge der Anlage erhöht sich
• Ein Checkout-Datensatz wird mit Status checked_out erstellt
• Ein Audit-Log-Eintrag wird erstellt
• Webhook asset.checked_out wird ausgelöst (falls konfiguriert)
• Wenn das erwartete Rückgabedatum überschritten wird, wird der Status zu overdue und Benachrichtigungen werden gesendet (über Cron)

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3. Anlage einchecken

Schritte

1. Gehen Sie zu Assets → Check-in/out
2. Finden Sie den Checkout-Datensatz (Filter nach Status: Checked Out oder Overdue)
3. Klicken Sie auf Check In oder die Check-in-Aktion
4. Fügen Sie optional Check-in Notes hinzu
5. Wählen Sie Return Condition (Excellent, Good, Fair, Poor, Damaged)
6. Klicken Sie auf Save

Was passiert

• Die zugewiesene Menge der Anlage verringert sich
• Der Checkout-Status ändert sich zu returned
• Das tatsächliche Rückgabedatum wird erfasst
• Audit-Log und Webhook asset.checked_in werden ausgelöst

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4. Überfällige Checkouts

Wenn das expected return date überschritten ist und die Anlage nicht zurückgegeben wurde:

• Der Status ändert sich automatisch zu Overdue
• Ein Cron job sendet Benachrichtigungen an konfigurierte Empfänger
• Der Webhook alert.checkout_overdue wird ausgelöst
• Das Dashboard zeigt die Anzahl der Overdue Checkouts

warnung

Stellen Sie sicher, dass Ihr Perfex-Cron läuft, damit Überfälligkeitsbenachrichtigungen funktionieren.

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5. Checkouts anzeigen

In Assets → Check-in/out können Sie sehen:

Column	Description
Asset	Asset name and code
Checked Out To	Staff or client
Checkout Date	When it was checked out
Expected Return	Due date
Status	Checked Out, Returned, Overdue
Quantity	Units checked out

Filtern Sie nach Status, um aktive oder überfällige Checkouts schnell zu finden.

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Best Practices

• Immer das erwartete Rückgabedatum setzen für eine bessere Nachverfolgung
• Zustand beim Check-in erfassen, um Schadensentwicklungen zu erkennen
• Notizen für Projekt oder Zweck verwenden
• Überfälligkeitsbericht regelmäßig ausführen zur Nachverfolgung
• Benachrichtigungen konfigurieren, damit überfällige Artikel nicht durchrutschen