Check-in/Check-out

O recurso Check-in/Check-out permite atribuir temporariamente ativos à equipe ou clientes com uma data de retorno esperada. Perfeito para empréstimos de equipamentos, uso baseado em projetos ou atribuições de curto prazo.

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Check-out vs. Allocation

Feature	Check-out	Allocation
Duration	Temporary (has return date)	Long-term/permanent
Use Case	Laptops for travel, projectors for meetings	Assigned desk, company phone
Overdue Alerts	Yes	No
Return Tracking	Yes (condition, date)	Via Revocation

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1. Acessar Check-in/Check-out

Navegação: Assets → Check-in/out na barra lateral.

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2. Check Out an Asset

Passos

1. Clique em Check Out Asset ou New Checkout
2. Select Asset from the dropdown
3. Select Checked Out To (staff member or client/contact)
4. Enter Quantity (if multiple units)
5. Set Expected Return Date (recommended for overdue alerts)
6. Add Checkout Notes (optional) - e.g., "For conference in Berlin"
7. Select Condition (Excellent, Good, Fair, Poor) - default: Good
8. Click Save

O que Acontece

• A quantidade alocada do ativo aumenta
• Checkout record is created with status checked_out
• Audit log entry is created
• Webhook asset.checked_out is triggered (if configured)
• If expected return date passes, status becomes overdue and notifications are sent (via cron)

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3. Fazer Check-in de um Ativo

Passos

1. Vá para Assets → Check-in/out
2. Find the checkout record (filter by status: Checked Out or Overdue)
3. Click Check In or the check-in action
4. Optionally add Check-in Notes
5. Select Return Condition (Excellent, Good, Fair, Poor, Damaged)
6. Click Save

O que Acontece

• A quantidade alocada do ativo diminui
• Checkout status changes to returned
• Actual return date is recorded
• Audit log and webhook asset.checked_in are triggered

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4. Checkouts Atrasados

Quando a data de retorno esperada passou e o ativo não foi devolvido:

• O status muda automaticamente para Overdue
• O Cron job envia notificações aos destinatários configurados
• O webhook alert.checkout_overdue é acionado
• O painel mostra a contagem de Overdue Checkouts

aviso

Certifique-se de que o cron do Perfex está em execução para que os alertas de atraso funcionem.

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5. Visualizar Checkouts

Em Assets → Check-in/out você pode ver:

Column	Description
Asset	Asset name and code
Checked Out To	Staff or client
Checkout Date	When it was checked out
Expected Return	Due date
Status	Checked Out, Returned, Overdue
Quantity	Units checked out

Filtre por status para encontrar checkouts ativos ou atrasados rapidamente.

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Melhores Práticas

• Sempre defina a data de retorno esperada para melhor rastreamento
• Registre a condição no check-in para identificar tendências de danos
• Use notas para projeto ou propósito
• Execute o relatório de atrasos regularmente para acompanhar
• Configure notificações para que itens atrasados não passem despercebidos