Zum Hauptinhalt springen

Anlagen zuweisen

Wenn Sie Anlagen Benutzern zuweisen müssen (z. B. Laptops an Mitarbeiter oder Ausrüstung an Abteilungen), hilft Ihnen die Asset Allocation-Funktion dabei, zu verfolgen, wer was hat, wann es erhalten wurde, und den gesamten Zuweisungslebenszyklus zu verwalten.

1. Asset Allocation aufrufen​

Über den Assets-Bereich: Navigieren Sie zum Assets-Bereich und klicken Sie auf die spezifische Anlage, die Sie zuweisen möchten. Auf der Anlagendetailseite finden Sie zuweisungsbezogene Optionen.

Über den Asset Allocations-Bereich: Gehen Sie direkt zu Asset Allocations, um alle aktuellen Zuweisungen über alle Anlagen anzuzeigen oder neue zu erstellen.

2. Neue Zuweisung erstellen​

Klicken Sie auf die Schaltfläche New Allocation, um den Zuweisungsprozess zu starten. Dies öffnet ein umfassendes Formular zur Erfassung der Anlagenzuweisungsdetails.

3. Fill in Allocation Details​

Pflichtangaben​

  • Allocated To: Wählen Sie den Benutzer, der die Anlage erhält, aus dem Benutzer-Dropdown
  • Allocation Code: Das System erzeugt automatisch einen eindeutigen Code (AL-00000001), den Sie bei Bedarf anpassen können
  • Asset: Wählen Sie die zugewiesene Anlage (falls nicht vorausgewählt)
  • Quantity: Geben Sie die Anzahl der diesem Benutzer zugewiesenen Einheiten ein
  • Allocation Time: Legen Sie Datum und Uhrzeit der Übergabe fest

Standortinformationen​

  • Asset Location: Aktueller Standort der Anlage vor der Zuweisung
  • Handover Location: Wo die Anlage an den Benutzer übergeben wird

Zusätzliche Details​

  • Reason: Dokumentieren Sie, warum diese Zuweisung vorgenommen wird (z. B. "New employee onboarding", "Equipment replacement", "Temporary project assignment")

Referenzinformationen​

  • Remaining Quantity: Zeigt verfügbare/gesamte Menge (z. B. "15 / 20" – 15 von 20 verfügbar)

4. Zuweisungsvalidierung​

Das System validiert automatisch mehrere Aspekte:

Mengenvalidierung

  • Stellt sicher, dass die angeforderte Menge die verfügbare Menge nicht überschreitet
  • Verhindert Überzuweisung von Anlagen
  • Zeigt die verbleibende Menge in Echtzeit

Anlagenvalidierung

  • Bestätigt, dass die ausgewählte Anlage existiert und verfügbar ist
  • Prüft Anlagenstatus und Zuweisungsberechtigung
  • Validiert Benutzerberechtigungen für die Zuweisung

5. Zuweisung speichern​

Klicken Sie auf Save, um die Zuweisung abzuschließen. Das System wird automatisch:

  • Die verfügbare Menge aktualisieren (reduziert um die zugewiesene Menge)
  • Die Zuweisungshistorie in der Asset timeline erfassen
  • Eine Benachrichtigungs-E-Mail an den zugewiesenen Benutzer senden
  • Einen Status-Historie-Eintrag für den Audit trail erstellen
  • Den Benutzer mit der Anlage verknüpfen für einfache Nachverfolgung

6. Was nach der Zuweisung passiert​

Systemaktualisierungen​

  • Die verfügbare Menge verringert sich um die zugewiesene Menge
  • Der Benutzer erhält eine E-Mail-Benachrichtigung über die Anlagenzuweisung

Tracking-Vorteile​

  • Vollständiger Audit trail darüber, wer welche Anlage hat
  • E-Mail-Benachrichtigungen halten Benutzer informiert
  • Status history erfasst alle Zuweisungsereignisse
  • Quantity management verhindert Überzuweisung

Hauptfunktionen​

E-Mail-Benachrichtigungen​

  • Automatische E-Mails werden an Benutzer gesendet, wenn Anlagen zugewiesen werden
  • Zuweisungsdetails werden in der Benachrichtigung enthalten
  • Asset information und Abholanweisungen werden bereitgestellt

Mengenverwaltung​

  • Echtzeit-Verfügbarkeitsprüfung
  • Verhindert Überzuweisung durch Validierung
  • Korrekte Bestandsverfolgung wird aufrechterhalten

Zuweisungen anzeigen​

Asset Allocations-Liste​

FieldDescription
Allocation CodeEindeutige Kennung für jede Zuweisung
AssetWhich asset was allocated
QuantityHow many units allocated
Allocated ToUser who received the asset
Allocation TimeWhen the allocation was made

Best Practices​

Dokumentation​

  • Immer einen Grund für die Zuweisung angeben
  • Übergabeort einschließen zur Klarheit
  • Exakte Zuweisungszeit für korrekte Nachverfolgung festlegen

Kommunikation​

  • Benutzer-E-Mail vor der Zuweisung prüfen für Benachrichtigungen
  • Übergabedetails mit dem Benutzer bestätigen
  • Besondere Anweisungen im Grundfeld dokumentieren

Mengenverwaltung​

  • Verfügbare Menge vor der Zuweisung prüfen
  • Zuweisungen planen, um Engpässe zu vermeiden
  • Verbleibenden Bestand regelmäßig überwachen
Validation Rules
  • Quantity must be a positive integer
  • Cannot exceed available quantity
  • User and asset must exist in the system
  • Allocation time is required