跳到主要内容

分配资产

当您需要将资产分配给用户时（例如向员工发放笔记本电脑或将设备分配给部门），资产分配功能可帮助您跟踪谁拥有什么、何时收到，并管理整个分配生命周期。

1. 访问资产分配​

从 Assets 部分： 导航至 Assets 部分，点击要分配的资产。在资产详情页中，您会找到与分配相关的选项。

从 Asset Allocations 部分： 直接进入 Asset Allocations 查看所有资产的所有当前分配，或创建新分配。

2. 创建新分配​

点击 New Allocation 按钮开始分配流程。这将打开用于记录资产分配详情的全面表单。

3. 填写分配详情​

必填信息​

  • Allocated To: 从用户下拉列表中选择将接收资产的用户
  • Allocation Code: 系统自动生成唯一代码 (AL-00000001)，如需可修改
  • Asset: 选择要分配的资产（如未预选）
  • Quantity: 输入分配给该用户的单位数量
  • Allocation Time: 设置资产交接的日期和时间

位置信息​

  • Asset Location: 分配前资产的当前位置
  • Handover Location: 资产将交接给用户的位置

附加详情​

  • Reason: 记录进行分配的原因（例如 "新员工入职"、"设备更换"、"临时项目分配"）

参考信息​

  • Remaining Quantity: 显示可用/总数量（例如 "15 / 20" - 20 总量中 15 可用）

4. 分配验证​

系统自动验证以下几方面：

数量验证

  • 确保请求数量不超过可用数量
  • 防止资产过度分配
  • 显示实时剩余数量

资产验证

  • 确认所选资产存在且可用
  • 检查资产状态和分配资格
  • 验证用户的分配权限

5. 保存分配​

点击 Save 完成分配。系统将自动：

  • 更新可用数量（减少分配数量）
  • 在资产时间线中记录 分配历史
  • 向被分配用户发送 通知邮件
  • 创建 审计追踪的状态历史条目
  • 将用户与资产关联 以便跟踪

6. 分配后的变化​

系统更新​

  • 可用数量减少 分配数量
  • 用户收到 资产分配邮件通知

跟踪优势​

  • 完整审计追踪 谁拥有哪些资产
  • 邮件通知 使用户知情
  • 状态历史 跟踪所有分配事件
  • 数量管理 防止过度分配

主要功能​

邮件通知​

  • 自动邮件 在资产分配时发送给用户
  • 分配详情 包含在通知中
  • 提供资产信息和取件说明

数量管理​

  • 实时可用性 检查
  • 通过验证 防止过度分配
  • 保持准确 库存跟踪

查看分配​

Asset Allocations 列表​

FieldDescription
Allocation CodeUnique identifier for each allocation
AssetWhich asset was allocated
QuantityHow many units allocated
Allocated ToUser who received the asset
Allocation TimeWhen the allocation was made

最佳实践​

文档​

  • 始终说明 分配原因
  • 包含交接位置 以便清晰
  • 设置准确分配时间 以便正确跟踪

沟通​

  • 分配前核实用户邮箱 以便通知
  • 与用户确认 交接详情
  • 在原因字段中记录 任何特殊说明

数量管理​

  • 分配前检查 可用数量
  • 规划分配 避免短缺
  • 定期监控 剩余库存
Validation Rules
  • Quantity must be a positive integer
  • Cannot exceed available quantity
  • User and asset must exist in the system
  • Allocation time is required