Allocating Assets
Lorsque vous devez assigner des actifs aux utilisateurs (comme donner des ordinateurs portables aux employés ou allouer du matériel aux départements), la fonctionnalité Asset Allocation vous aide à suivre qui a quoi, quand ils l'ont reçu, et à gérer tout le cycle de vie de l'allocation.
1. Accéder à l'allocation d'actifs
Depuis la section Assets : Accédez à la section Assets et cliquez sur l'actif spécifique que vous souhaitez allouer. Dans la page de détail de l'actif, vous trouverez les options liées à l'allocation.
Depuis la section Asset Allocations : Accédez directement à Asset Allocations pour voir toutes les allocations actuelles sur tous les actifs ou en créer de nouvelles.
2. Créer une nouvelle allocation
Cliquez sur le bouton New Allocation pour démarrer le processus d'allocation. Cela ouvre un formulaire complet pour enregistrer les détails de l'assignation d'actif.
3. Remplir les détails de l'allocation
Informations requises
- Allocated To : Sélectionnez l'utilisateur qui recevra l'actif dans la liste déroulante des utilisateurs
- Allocation Code : Le système génère automatiquement un code unique (AL-00000001), que vous pouvez modifier si nécessaire
- Asset : Choisissez quel actif est alloué (si non pré-sélectionné)
- Quantity : Entrez le nombre d'unités allouées à cet utilisateur
- Allocation Time : Définissez la date et l'heure de remise de l'actif
Informations de localisation
- Asset Location : Localisation actuelle de l'actif avant l'allocation
- Handover Location : Lieu où l'actif sera remis à l'utilisateur
Détails supplémentaires
- Reason : Documentez pourquoi cette allocation est effectuée (ex. : « Intégration nouveau employé », « Remplacement d'équipement », « Assignation temporaire projet »)
Informations de référence
- Remaining Quantity : Affiche la quantité disponible/totale (ex. : « 15 / 20 » - 15 disponibles sur 20 au total)
4. Validation de l'allocation
Le système valide automatiquement plusieurs aspects :
Validation de la quantité
- Vérifie que la quantité demandée ne dépasse pas la quantité disponible
- Empêche la sur-allocation des actifs
- Affiche la quantité restante en temps réel
Validation de l'actif
- Confirme que l'actif sélectionné existe et est disponible
- Vérifie le statut de l'actif et l'éligibilité à l'allocation
- Valide les permissions utilisateur pour l'allocation
5. Enregistrer l'allocation
Cliquez sur Save pour finaliser l'allocation. Le système va automatiquement :
- Mettre à jour la quantité disponible (réduire du montant alloué)
- Enregistrer l'historique d'allocation dans la chronologie de l'actif
- Envoyer un e-mail de notification à l'utilisateur alloué
- Créer une entrée d'historique de statut pour la traçabilité
- Lier l'utilisateur à l'actif pour un suivi facile
6. Ce qui se passe après l'allocation
Mises à jour du système
- La quantité disponible diminue du montant alloué
- L'utilisateur reçoit une notification par e-mail concernant l'assignation d'actif
Avantages du suivi
- Traçabilité complète de qui a quel actif
- Notifications par e-mail pour informer les utilisateurs
- Historique des statuts pour suivre tous les événements d'allocation
- Gestion des quantités pour éviter la sur-allocation
Fonctionnalités principales
Notifications par e-mail
- E-mails automatiques envoyés aux utilisateurs lors de l'allocation d'actifs
- Détails d'allocation inclus dans la notification
- Informations sur l'actif et instructions de retrait fournies
Gestion des quantités
- Vérification de disponibilité en temps réel
- Prévention de la sur-allocation avec validation
- Suivi d'inventaire précis maintenu
Consulter les allocations
Liste des allocations d'actifs
| Champ | Description |
|---|---|
| Allocation Code | Identifiant unique pour chaque allocation |
| Asset | Quel actif a été alloué |
| Quantity | Nombre d'unités allouées |
| Allocated To | Utilisateur qui a reçu l'actif |
| Allocation Time | Date de l'allocation |
Bonnes pratiques
Documentation
- Spécifiez toujours la raison de l'allocation
- Incluez le lieu de remise pour la clarté
- Définissez une heure d'allocation précise pour un suivi correct
Communication
- Vérifiez l'e-mail de l'utilisateur avant l'allocation pour les notifications
- Confirmez les détails de remise avec l'utilisateur
- Documentez les instructions spéciales dans le champ reason
Gestion des quantités
- Vérifiez la quantité disponible avant l'allocation
- Planifiez les allocations pour éviter les pénuries
- Surveillez régulièrement l'inventaire restant
- La quantité doit être un entier positif
- Ne peut pas dépasser la quantité disponible
- L'utilisateur et l'actif doivent exister dans le système
- L'heure d'allocation est obligatoire