Paramètres prédéfinis des actifs
La section Paramètres des actifs vous permet de configurer les éléments fondamentaux de votre système de gestion des actifs. Configurez-les avant de créer des actifs pour une meilleure expérience.
1. Accéder aux paramètres
Navigation : Actifs → Paramètres dans le menu latéral.
La page Paramètres comprend des onglets pour :
- Groupes d'actifs (Catégories/Sous-catégories)
- Unités d'actifs (Unités de mesure)
- Emplacements (Emplacements de stockage/utilisation)
- Champs personnalisés (Étendre les données des actifs)
- Webhooks (Intégrations externes)
- Notifications (Préférences d'alertes)
2. Groupes d'actifs
Les groupes sont vos catégories principales (ex. Équipement informatique, Mobilier, Véhicules).
Ajouter un groupe
- Allez dans l'onglet Groupes d'actifs
- Cliquez sur Nouveau groupe
- Saisissez le Nom du groupe (ex. « Ordinateurs portables », « Mobilier de bureau »)
- Cliquez sur Enregistrer
Cas d'usage
- Filtrer les actifs par catégorie
- Exécuter des rapports par groupe
- Appliquer des champs personnalisés à des groupes spécifiques
- Organiser l'amortissement par type d'actif
3. Unités d'actifs
Les unités définissent comment vous mesurez la quantité (pièces, ensembles, mètres, etc.).
Ajouter une unité
- Allez dans l'onglet Unités d'actifs
- Cliquez sur Nouvelle unité
- Saisissez le Nom de l'unité (ex. « Pièces », « Ensembles », « Mètres », « Boîtes »)
- Cliquez sur Enregistrer
Exemples
| Unité | Cas d'usage |
|---|---|
| Pièces | Ordinateurs portables, écrans, chaises |
| Ensembles | Combinaisons bureau + chaise |
| Mètres | Câbles, tissus |
| Boîtes | Consommables, pièces détachées |
4. Emplacements des actifs
Les emplacements sont les lieux physiques où les actifs sont stockés ou utilisés.
Ajouter un emplacement
- Allez dans l'onglet Emplacements
- Cliquez sur Nouvel emplacement
- Saisissez l'Emplacement (ex. « Entrepôt A », « Bureau étage 2 », « À distance »)
- Cliquez sur Enregistrer
Cas d'usage
- Suivre où les actifs sont stockés
- Utiliser dans les transferts (depuis/vers emplacement)
- Filtrer les actifs par emplacement
- Prendre en charge les organisations multi-sites
5. Champs personnalisés
Ajoutez des champs personnalisés pour capturer des données spécifiques à votre activité.
Types de champs
| Type | Description |
|---|---|
| Texte | Texte sur une ligne |
| Zone de texte | Texte multiligne |
| Nombre | Valeur numérique |
| Date | Sélecteur de date |
| Liste déroulante | Options séparées par | |
| Case à cocher | Oui/Non |
| URL | Lien web |
Ajouter un champ personnalisé
- Allez dans l'onglet Champs personnalisés
- Cliquez sur Nouveau champ
- Saisissez le Nom du champ
- Sélectionnez le Type de champ
- Pour Liste déroulante : ajoutez les options comme
Option1|Option2|Option3 - Optionnel : S'applique aux groupes - laissez vide pour tous, ou sélectionnez des groupes
- Obligatoire - Cochez si le champ doit être rempli
- Afficher dans le tableau - Cochez pour afficher dans la liste des actifs
- Cliquez sur Enregistrer
6. Webhooks
Configurez les webhooks pour envoyer les événements des actifs vers des systèmes externes (Zapier, Make, APIs personnalisées).
Ajouter un webhook
- Allez dans l'onglet Webhooks
- Cliquez sur Nouveau webhook
- Saisissez le Nom (ex. « Synchronisation vers le système d'inventaire »)
- Saisissez l'URL du webhook (votre endpoint)
- Sélectionnez les Événements (ou tous)
- Optionnel : définissez une Clé secrète pour la vérification de signature HMAC
- Cliquez sur Enregistrer
- Utilisez Tester le webhook pour vérifier le fonctionnement
Événements disponibles
asset.created,asset.updated,asset.deletedasset.allocated,asset.revokedasset.checked_out,asset.checked_inasset.reserved,asset.reservation_approved,asset.reservation_rejectedasset.maintenance_scheduled,asset.maintenance_completedasset.transferred,asset.lost,asset.broken,asset.warranty,asset.liquidatedalert.warranty_expiring,alert.maintenance_due,alert.checkout_overdue,alert.low_stock
7. Notifications
Configurez quand et comment vous recevez les alertes.
Types de notifications
| Type | Par défaut | Description |
|---|---|---|
| Expiration garantie | 30 jours avant | Garantie d'actif bientôt expirée |
| Expiration assurance | 30 jours avant | Police d'assurance expirant |
| Maintenance à prévoir | 7 jours avant | Maintenance planifiée à venir |
| Retour en retard | 1 jour après | Actif sorti non retourné |
| Rappel réservation | 1 jour avant | Réservation à venir |
| Stock faible | Lors du seuil atteint | Quantité en dessous du minimum |
| Fin de vie actif | 30 jours avant | Date de fin de vie prévue |
Configurer les notifications
- Allez dans l'onglet Notifications
- Pour chaque type : activer/désactiver, définir Jours avant, choisir les Destinataires
- Si aucun destinataire, les administrateurs reçoivent les notifications
- Cliquez sur Enregistrer
Tâche cron requise
Les notifications sont envoyées via la tâche cron de Perfex CRM. Assurez-vous que votre cron est configuré :
* * * * * php /path/to/perfex/index.php cron/index
Bonnes pratiques
- Configurez d'abord les groupes, unités et emplacements avant de créer des actifs
- Utilisez un nommage cohérent dans toute l'organisation
- Créez des champs personnalisés pour les données nécessaires aux rapports
- Testez les webhooks avant la mise en production
- Configurez les notifications pour ne rien manquer