Gestion de la maintenance des actifs
Lorsque les actifs nécessitent une réparation, un entretien ou une maintenance préventive, la fonctionnalité de maintenance des actifs vous aide à gérer tout le cycle de vie, de l'envoi aux prestataires jusqu'à la complétion et la récupération.
1. Accéder à la maintenance
Depuis la section Actifs : Accédez à la section Actifs et cliquez sur l'actif concerné. Recherchez les options de maintenance dans la page de détail.
Depuis la section Maintenance : Allez directement dans Maintenance des actifs pour consulter tous les enregistrements ou créer de nouvelles demandes.
2. Créer une nouvelle demande de maintenance
Cliquez sur le bouton Nouvelle maintenance pour commencer à documenter la demande. Un formulaire complet s'ouvre pour capturer tous les détails du service.
3. Remplir les détails de maintenance
Informations requises
- Code de maintenance : Le système crée automatiquement un code unique (MNT-00000001) pour le suivi
- Actif : Sélectionnez l'actif concerné
- Quantité : Saisissez le nombre exact d'unités envoyées en maintenance
- Date de début : Définissez le début de la maintenance
- Coût de maintenance : Saisissez le coût attendu ou estimé du service
Informations du service
- Date de fin prévue : Quand vous prévoyez la fin de la maintenance
- Prestataire : Nom de l'entreprise ou personne effectuant la maintenance
- Type de maintenance : Choisissez parmi :
- Préventive : Maintenance planifiée pour prévenir les problèmes
- Corrective : Réparations pour corriger des problèmes existants
- Urgente : Réparations urgentes pour pannes critiques
Détails supplémentaires
- Raison : Pourquoi l'actif nécessite une maintenance (ex. « Service régulier », « Malfonctionnement », « Inspection de sécurité »)
- Description : Informations détaillées sur les travaux à effectuer, problèmes spécifiques ou exigences du service
Informations de référence
- Quantité restante : Affiche la quantité disponible/totale actuelle pour comprendre l'impact sur l'inventaire
4. Enregistrer la demande
Cliquez sur Enregistrer pour finaliser la demande. Le système va :
- Générer un code de maintenance unique pour le suivi
- Mettre à jour l'historique du statut de l'actif à « maintenance »
- Envoyer une notification au propriétaire/entreprise de l'actif
- Créer un enregistrement permanent
- Lier la demande à l'actif pour un suivi complet
5. Gestion du cycle de vie de maintenance
Suivi des maintenances actives
Surveillance du statut
- En attente : Maintenance planifiée ou en cours
- Récupéré : L'actif a été retourné après maintenance
Relances automatiques
- Le système envoie automatiquement des notifications de relance pour les maintenances en retard
- Les relances sont déclenchées lorsque la date de fin prévue est dépassée
- Les notifications sont envoyées à l'entreprise/propriétaire de l'actif pour action
Processus de récupération
Lorsque les actifs sont prêts :
- Accédez à la page de détail de l'actif
- Allez dans l'onglet Maintenance
- Trouvez l'enregistrement de maintenance actif
- Cliquez sur l'action Récupérer l'actif
- Le statut de l'actif passe à « récupéré »
- La quantité disponible est rétablie dans l'inventaire
- La complétion est enregistrée dans l'historique de l'actif
6. Pendant la maintenance
Système de notifications
Notification initiale
- Le propriétaire/entreprise de l'actif reçoit une notification lors de l'envoi en maintenance
- Inclut les détails et la date de fin prévue
Notifications de relance
- Rappels automatiques envoyés après la date de fin prévue
- Assure une récupération rapide des actifs réparés
- Évite d'oublier les actifs chez les prestataires
Fonctionnalités clés
Suivi complet
- Codes de maintenance uniques pour chaque demande (MNT-00000001, MNT-00000002, etc.)
- Suivi complet des coûts pour la budgétisation et les rapports
- Enregistrements des prestataires pour la gestion des fournisseurs
- Catégorisation par type pour l'analyse
Gestion automatisée
- Mises à jour d'inventaire automatiques lors de l'envoi/récupération
- Suivi de l'historique des statuts pour une traçabilité complète
- Système de notifications pour un suivi proactif
- Intégration avec la gestion du cycle de vie des actifs
Consulter les enregistrements
| Champ | Description |
|---|---|
| Code de maintenance | Identifiant unique de chaque service |
| Actif | Quel actif est en maintenance |
| Quantité | Nombre d'unités en maintenance |
| Date de début | Début de la maintenance |
| Coût | Coût du service pour la budgétisation |
Bonnes pratiques
Planification
- Planifier la maintenance préventive pendant les périodes de faible utilisation
- Obtenir des devis avant de saisir les coûts
- Confirmer la disponibilité du prestataire et le délai
- Documenter clairement les problèmes spécifiques dans les descriptions
Informations à inclure
- Description détaillée du problème pour la maintenance corrective
- Exigences et spécifications du service
- Informations de garantie si applicable
- Instructions de manipulation pour les équipements fragiles
- Coordonnées pour la coordination
Actions de suivi
- Surveiller régulièrement les dates de fin prévues
- Contacter les prestataires pour les mises à jour de statut
- Récupérer promptement les actifs à la fin de la maintenance
- Comparer les coûts au budget
- Mettre à jour les calendriers selon les résultats
Rappels importants
- Chaque demande reçoit un code de suivi unique et permanent
- Les actifs en maintenance ne sont pas disponibles pour allocation
- Les notifications automatiques nécessitent une configuration correcte entreprise/utilisateur
- Les enregistrements ne peuvent pas être facilement supprimés pour maintenir la traçabilité
- Les actifs récupérés restaurent automatiquement la disponibilité dans l'inventaire