Asset Maintenance Management
Cuando los activos necesitan reparación, servicio o mantenimiento preventivo, la función de mantenimiento de activos te ayuda a gestionar todo el ciclo de vida del mantenimiento desde el envío de activos a proveedores de servicio hasta la finalización y recuperación.
1. Acceder a la función de mantenimiento
Desde la sección Assets: Ve a la sección Assets y haz clic en el activo que necesita mantenimiento. Busca las opciones de mantenimiento en la página de detalles del activo.
Desde la sección Asset Maintenance: Ve directamente a Asset Maintenance para ver todos los registros de mantenimiento o crear nuevas solicitudes de mantenimiento.
2. Crear nueva solicitud de mantenimiento
Haz clic en el botón New Maintenance para iniciar la documentación de la solicitud de mantenimiento. Esto abre un formulario completo para capturar todos los detalles del servicio.
3. Rellenar los detalles del mantenimiento
Información requerida
- Maintenance Code: El sistema crea automáticamente un código único (MNT-00000001) para seguimiento
- Asset: Selecciona qué activo necesita servicio de mantenimiento
- Quantity: Introduce el número exacto de unidades que se envían a mantenimiento
- Maintenance Start Date: Establece cuándo comienza el servicio de mantenimiento
- Maintenance Cost: Introduce el coste esperado o cotizado del servicio
Información del servicio
- Expected Completion Date: Cuándo esperas que termine el mantenimiento
- Service Provider: Nombre de la empresa o persona que realiza el mantenimiento
- Maintenance Type: Elige entre:
- Preventive: Mantenimiento programado para prevenir problemas
- Corrective: Reparaciones para solucionar problemas existentes
- Emergency: Reparaciones urgentes por fallos críticos
Detalles adicionales
- Reason: Por qué el activo necesita mantenimiento (p. ej., "Servicio regular", "Mal funcionamiento del equipamiento", "Inspección de seguridad")
- Description: Información detallada sobre el trabajo a realizar, problemas específicos o requisitos del servicio
Información de referencia
- Remaining Quantity: Muestra la cantidad disponible/total actual para entender el impacto en inventario
4. Guardar la solicitud de mantenimiento
Haz clic en Save para completar la solicitud de mantenimiento. El sistema:
- Generará un código de mantenimiento único para seguimiento
- Actualizará el historial de estado del activo a "maintenance"
- Enviará notificación al propietario/empresa del activo
- Creará un registro de mantenimiento permanente
- Vinculará la solicitud al activo para seguimiento completo
5. Gestión del ciclo de vida del mantenimiento
Seguimiento de mantenimiento activo
Monitoreo de estado
- Pending: El mantenimiento está programado o en curso
- Retrieved: El activo ha sido devuelto del mantenimiento
Seguimientos automáticos
- El sistema envía automáticamente notificaciones de seguimiento para mantenimiento vencido
- Los seguimientos se activan cuando pasa la fecha de finalización esperada
- Se envían notificaciones a la empresa/propietario del activo para acción
Proceso de recuperación del mantenimiento
Cuando los activos están listos:
- Ve a la página de detalles del activo
- Ve a la pestaña Maintenance
- Busca el registro de mantenimiento activo
- Haz clic en la acción Retrieve Asset
- El estado del activo se actualiza a "retrieved"
- La cantidad disponible se restaura al inventario
- La finalización del mantenimiento se registra en el historial del activo
6. Qué ocurre durante el mantenimiento
Sistema de notificaciones
Notificación inicial
- El propietario/empresa del activo recibe notificación cuando el activo se envía a mantenimiento
- Incluye detalles del mantenimiento y finalización esperada
Notificaciones de seguimiento
- Recordatorios automáticos enviados tras la fecha de finalización esperada
- Ayuda a asegurar la recuperación puntual de los activos servidos
- Evita que los activos se olviden en los proveedores de servicio
Características principales
Seguimiento completo
- Códigos de mantenimiento únicos para cada solicitud de servicio (MNT-00000001, MNT-00000002, etc.)
- Seguimiento completo de costes para presupuesto e informes
- Registros de proveedor de servicio para gestión de proveedores
- Categorización por tipo de mantenimiento para análisis
Gestión automatizada
- Actualizaciones de inventario automáticamente cuando se envían/recuperan activos
- Seguimiento de historial de estado para rastro de auditoría completo
- Sistema de notificaciones para seguimiento proactivo
- Integración con gestión del ciclo de vida de activos
Ver registros de mantenimiento
| Field | Description |
|---|---|
| Maintenance Code | Identificador único de cada servicio |
| Asset | Qué activo está en servicio |
| Quantity | Cuántas unidades están en mantenimiento |
| Start Date | Cuándo comenzó el mantenimiento |
| Cost | Coste del servicio para presupuesto |
Buenas prácticas
Planificación del mantenimiento
- Programa mantenimiento preventivo durante períodos de bajo uso
- Obtén cotizaciones antes de introducir costes de mantenimiento
- Confirma disponibilidad del proveedor de servicio y plazos
- Documenta problemas específicos claramente en las descripciones
Información a incluir
- Descripción detallada del problema para mantenimiento correctivo
- Requisitos y especificaciones del servicio
- Información de garantía si aplica
- Instrucciones de manejo especial para equipamiento delicado
- Información de contacto para coordinación
Acciones de seguimiento
- Monitorea las fechas de finalización esperadas regularmente
- Contacta con proveedores de servicio para actualizaciones de estado
- Recupera los activos puntualmente cuando termine el mantenimiento
- Revisa los costes de mantenimiento contra presupuestos
- Actualiza calendarios de mantenimiento según resultados del servicio
Recordatorios importantes
- Cada solicitud de mantenimiento obtiene un código de seguimiento único y permanente
- Los activos en mantenimiento no están disponibles para asignación
- Las notificaciones automáticas requieren configuración adecuada de empresa/usuario
- Los registros de mantenimiento no pueden eliminarse fácilmente para mantener el rastro de auditoría
- Los activos recuperados restauran automáticamente la disponibilidad del inventario