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Créer un actif

Pour créer un actif dans Perfex CRM avec le module Asset Management, suivez ces étapes :

1. Accéder à la section Actifs​

Accédez à la section Actifs depuis le tableau de bord principal ou le menu latéral. C'est ici que vous pouvez gérer et créer tous les actifs de votre organisation.

2. Créer un nouvel actif​

Cliquez sur le bouton Nouvel actif. Un formulaire s'ouvre où vous pouvez saisir les détails requis pour l'enregistrement de l'actif.

3. Remplir les détails requis de l'actif​

Dans le formulaire de création, fournissez les informations nécessaires, notamment :

Informations de base (obligatoires)​

  • Nom de l'actif : Saisissez un nom descriptif (ex. « MacBook Pro 16 pouces », « Bureau de bureau »)
  • Code de l'actif : Le système génère automatiquement un code unique (AST-00000001), que vous pouvez modifier si besoin
  • Catégorie : Sélectionnez la catégorie principale dans la liste (ex. Équipement informatique, Mobilier, Véhicules)
  • Sous-catégorie : Choisissez la sous-catégorie qui décrit le mieux votre actif
  • Assigner l'actif à : Sélectionnez l'entreprise/département responsable de cet actif
  • Quantité : Saisissez le nombre d'éléments ajoutés
  • Unité : Sélectionnez l'unité de mesure (pièces, ensembles, mètres, etc.)
  • Prix unitaire : Saisissez le prix d'achat par unité
  • Date d'achat : Définissez la date d'achat de l'actif

Détails optionnels​

  • Emplacement : Choisissez où l'actif sera stocké ou utilisé
  • Numéro de série : Saisissez le numéro de série du fabricant (généré automatiquement si vide)
  • Modèle : Spécifiez le modèle ou la version de l'actif
  • Description : Ajoutez des détails supplémentaires sur l'actif
  • Période de garantie : Saisissez la durée de garantie en mois
  • Période d'amortissement : Définissez la période d'amortissement en années pour la comptabilité
  • Valeur de récupération : Saisissez la valeur attendue en fin de vie de l'actif

Informations fournisseur (optionnel)​

  • Nom du fournisseur : Nom du vendeur ou fournisseur
  • Adresse du fournisseur : Adresse professionnelle du fournisseur
  • Téléphone du fournisseur : Numéro de contact du fournisseur

Image de l'actif (optionnel)​

  • Télécharger une image : Joignez une photo de l'actif pour faciliter l'identification

4. Vérifier et valider​

Une fois tous les détails saisis, vérifiez les informations pour confirmer leur exactitude. Assurez-vous que :

  • Le nom de l'actif est descriptif et clair
  • La catégorie et la sous-catégorie sont correctement sélectionnées
  • Les informations de quantité et de prix sont exactes
  • Les champs obligatoires sont correctement remplis

5. Enregistrer​

Cliquez sur Enregistrer pour créer l'actif. Le système va automatiquement :

  • Créer un code d'actif si vous ne l'avez pas personnalisé
  • Générer un numéro de série si non fourni
  • Définir la quantité disponible égale à la quantité totale
  • Envoyer une notification à l'entreprise assignée
  • Enregistrer la création dans l'historique du système

6. Étapes suivantes​

Après création réussie :

  • L'actif apparaît dans votre liste Actifs avec le statut « Disponible »
  • L'entreprise assignée reçoit une notification par e-mail
  • L'actif est prêt pour l'allocation aux utilisateurs
  • Le suivi financier commence si la période d'amortissement est définie

7. Générer un code QR ou un code-barres​

Les codes QR et code-barres ne sont pas générés automatiquement. Pour les créer :

  1. Ouvrez l'actif (cliquez dessus dans la liste Actifs)
  2. Dans la vue détaillée, trouvez et cliquez sur le bouton Générer un code QR ou Générer un code-barres
  3. Le code est généré à la demande et peut être imprimé pour l'étiquetage physique des actifs

Utilisez ces codes pour une numérisation rapide lors des audits, sorties ou inventaires.

Pro Tips
  • Nommage cohérent : Suivez une convention de nommage standard pour les actifs similaires
  • Télécharger des images : Les photos aident à l'identification et aux audits
  • Définir les périodes de garantie : Utile pour savoir quand remplacer les actifs
  • Configurer l'amortissement : Important pour la comptabilité et les rapports financiers
  • Générer des codes QR/code-barres : Utilisez le bouton dans la vue actif, puis imprimez et fixez aux actifs physiques pour une numérisation et gestion faciles