Déclarer des actifs perdus
Lorsqu'un actif est perdu, volé ou introuvable, utilisez la fonctionnalité Déclarer perdu pour documenter la perte, mettre à jour l'inventaire et maintenir des registres de conformité.
1. Quand déclarer perdu
- L'actif est introuvable après recherche
- L'actif a été volé
- L'actif a été égaré et considéré comme irrécupérable
- L'actif a disparu (ex. lors d'un déménagement, catastrophe naturelle)
attention
Déclarer un actif perdu réduit la quantité totale de l'actif. L'élément est retiré de l'inventaire disponible.
2. Accéder à la fonctionnalité
Depuis la liste des actifs :
- Allez dans Actifs → Actifs
- Cliquez sur l'actif
- Utilisez l'action Perdu ou Déclarer perdu
Depuis le détail de l'actif :
- Ouvrez l'actif et trouvez le bouton Déclarer perdu dans le menu d'actions
3. Remplir les détails de la déclaration
Informations requises
| Champ | Description |
|---|---|
| Code | Généré automatiquement (ex. LST-00000001) - modifiable si besoin |
| Quantité | Nombre d'unités perdues |
| Date/heure | Date et heure de la découverte ou de la déclaration |
Informations optionnelles
| Champ | Description |
|---|---|
| Description | Circonstances, dernier emplacement vu, numéro de plainte, etc. |
Référence
- Quantité restante - Affiche la quantité disponible vs totale avant cette action
4. Enregistrer la déclaration
Cliquez sur Enregistrer. Le système va :
- Générer un code unique
- Réduire la quantité totale de l'actif
- Mettre à jour le compteur
total_lost - Enregistrer l'événement dans l'historique de l'inventaire
- Consigner l'action dans le journal d'audit
- Déclencher le webhook
asset.lost(si configuré)
5. Règles de validation
- La Quantité ne peut pas dépasser la quantité disponible (total - alloué)
- La Quantité doit être un entier positif
- La Date/heure est obligatoire
6. Impact sur l'inventaire
| Avant | Action | Après |
|---|---|---|
| Total : 10, Disponible : 6 | Déclarer 2 perdus | Total : 8, Disponible : 4, Perdus : 2 |
Les éléments perdus sont définitivement retirés de la quantité de l'actif. Ils ne peuvent pas être « annulés » - vous devrez utiliser Ajouter un actif pour ajouter de nouvelles unités si l'actif est retrouvé ou remplacé.
Bonnes pratiques
- Documenter exhaustivement - Inclure les numéros de plainte, les noms des témoins
- Examiner la sécurité - Utiliser les tendances de perte pour améliorer les procédures
- Suivre les tendances - Exécuter des rapports pour identifier les catégories à forte perte
- Assurance - Conserver les registres pour les réclamations d'assurance