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Reservierungen

Die Reservations-Funktion ermöglicht die vorausschauende Buchung von Anlagen für einen bestimmten Zeitraum. Reservierungen können ausstehend, genehmigt oder abgelehnt sein, und das System prüft die Verfügbarkeit, um Doppelbuchungen zu vermeiden.

1. Reservierungen aufrufen​

Navigation: Assets → Reservations in der Sidebar.

2. Create a New Reservation​

Schritte​

  1. Klicken Sie auf New Reservation oder Make Reservation
  2. Wählen Sie die Asset
  3. Legen Sie Start Date und End Date fest (und ggf. die Uhrzeit)
  4. Geben Sie die Quantity ein (wie viele Einheiten reserviert werden sollen)
  5. Wählen Sie Reserved By (Mitarbeiter)
  6. Fügen Sie Purpose hinzu (optional) – z. B. "Client presentation"
  7. Fügen Sie Notes hinzu (optional)
  8. Klicken Sie auf Save

Validierung​

  • Das System prüft, ob die angeforderte Menge während des gewählten Zeitraums verfügbar ist
  • Es berücksichtigt bestehende approved Reservierungen und aktuelle allocations
  • Wenn nicht verfügbar, wird eine Fehlermeldung angezeigt

3. Reservation Statuses​

StatusDescription
PendingAwaiting approval
ApprovedConfirmed - asset is reserved
RejectedDenied
CancelledCancelled by user
CompletedReservation period has ended

4. Reservierungen genehmigen oder ablehnen​

Für Admins/Manager:

  1. Gehen Sie zu Assets → Reservations
  2. Finden Sie Reservierungen mit Status Pending
  3. Klicken Sie auf Approve oder Reject
  4. Beim Ablehnen optional einen Rejection Reason hinzufügen

Was bei Genehmigung passiert​

  • Der Status ändert sich zu Approved
  • Die Anlage ist für diesen Zeitraum reserviert
  • Eine Benachrichtigung wird an den Antragsteller gesendet (falls konfiguriert)
  • Der Webhook asset.reservation_approved wird ausgelöst

Was bei Ablehnung passiert​

  • Der Status ändert sich zu Rejected
  • Eine Benachrichtigung wird an den Antragsteller gesendet
  • Der Webhook asset.reservation_rejected wird ausgelöst

5. Kalenderansicht​

Einige Oberflächen bieten eine Calendar View zur visuellen Darstellung von Reservierungen. Nutzen Sie diese zum:

  • Erkennen von Konflikten
  • Planen der Ressourcenzuweisung
  • Sehen, wann Anlagen frei sind

6. Verfügbarkeitsprüfung​

Das System berechnet die Verfügbarkeit wie folgt:

Available = Total Quantity - Allocated - Reserved (approved, overlapping period)

Bei der Erstellung einer Reservierung stellt das System sicher:

  • Keine Überbuchung
  • Angeforderte Menge ≤ verfügbar während des Zeitraums

Best Practices​

  • Schnell genehmigen oder ablehnen, damit Antragsteller ihren Status kennen
  • Purpose/Notes für Kontext und Berichterstattung verwenden
  • Kalender prüfen vor der Genehmigung, um Konflikte zu vermeiden
  • Benachrichtigungen einrichten, damit Benutzer über Genehmigung/Ablehnung informiert werden