Einstellungen

Die Buchhaltungseinstellungen sind über Einstellungen > Buchhaltung zugänglich (über das Buchhaltungs-Dropdown im Einstellungsmenü). Diese Einstellungen steuern Standardverhalten, Kontozuordnungen, Nummerierungsformate, Automatisierungsregeln und Referenzdaten, die im gesamten Modul verwendet werden.

Allgemeine Einstellungen

Der Bereich Allgemein enthält übergeordnete Konfigurationsoptionen für das Buchhaltungsmodul, einschließlich des Geschäftsjahresbeginns und der Standardwährung. Diese Einstellungen beeinflussen, wie Berichte generiert werden und wie Datumsbereiche für periodenbasierte Funktionen wie Budgets berechnet werden.

Standardkonten

Standardkonten definieren, welche Kontenplaneinträge automatisch bei der Erstellung von Transaktionen verwendet werden. Dies eliminiert die Notwendigkeit, Konten manuell für Routinevorgänge auszuwählen.

Kern-Standardkonten

• Forderungen aus Lieferungen und Leistungen --- Wird bei Rechnungserstellung gutgeschrieben; wird bei Zahlungseingang belastet.
• Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen --- Wird bei Erstellung von Lieferantenrechnungen belastet; wird bei Bezahlung gutgeschrieben.
• Umsatzerlöse --- Wird gutgeschrieben, wenn Umsatz aus Rechnungen erfasst wird.
• Kasse/Bankkonto --- Das Standard-Bankkonto, das für eingehende Zahlungen belastet und für ausgehende Zahlungen gutgeschrieben wird.
• Umsatzsteuerverbindlichkeit --- Wird gutgeschrieben, wenn Steuern auf Rechnungen erhoben werden.
• Vorsteuer --- Wird belastet, wenn Steuern auf Lieferantenrechnungen oder Ausgaben gezahlt werden.

Standard-Anlagenkonten

Diese Konten werden von den Funktionen der Anlagenverwaltung verwendet:

• Anlagenkonto --- Wird beim Kauf eines Vermögensgegenstands belastet.
• Kumulierte Abschreibung --- Wird gutgeschrieben, wenn die Abschreibung im Laufe der Zeit erfasst wird.
• Abschreibungsaufwand --- Wird belastet, wenn die Abschreibung in jeder Periode erfasst wird.
• Gewinn aus Anlagenabgang --- Wird gutgeschrieben, wenn ein Vermögensgegenstand über dem Buchwert verkauft wird.
• Verlust aus Anlagenabgang --- Wird belastet, wenn ein Vermögensgegenstand unter dem Buchwert verkauft wird.

Nummernpräfixe

Nummernpräfixe definieren das Format für automatisch generierte Referenznummern verschiedener Transaktionstypen:

• Ausgabenpräfix --- Wird auf Ausgabennummern angewendet (z. B. "EXP-").
• Lieferantenrechnungspräfix --- Wird auf Lieferantenrechnungsnummern angewendet (z. B. "BILL-").
• Zahlungspräfix --- Wird auf Zahlungsnummern angewendet (z. B. "PAY-").
• Journalbuchungspräfix --- Wird auf Journalbuchungsnummern angewendet (z. B. "JE-").

Jedes Präfix wird mit einer automatisch inkrementierenden Nummer kombiniert, um eindeutige Kennungen wie "EXP-00001" zu erzeugen.

Automatisierungseinstellungen

Die Automatisierungsschalter steuern, ob das System automatisch Journalbuchungen für verschiedene Transaktionstypen erstellt. Jeder Schalter kann unabhängig aktiviert oder deaktiviert werden:

• Automatisch Journalbuchungen für Ausgaben erstellen --- Wenn aktiviert, generiert das Erfassen einer Ausgabe automatisch die entsprechende Soll/Haben-Journalbuchung.
• Automatisch Journalbuchungen für Lieferantenrechnungen erstellen --- Erfasst automatisch die Erstellung und Zahlungsereignisse von Lieferantenrechnungen.
• Automatisch Journalbuchungen für Zahlungen erstellen --- Erfasst automatisch eingehende Zahlungstransaktionen.
• Automatisch Journalbuchungen für Rechnungen erstellen --- Erfasst automatisch die Rechnungserstellung.
• Automatisch Journalbuchungen für Anlagen erstellen --- Erfasst automatisch Anlagenkäufe, Abschreibungen und Abgänge.
• Automatisch Journalbuchungen für wiederkehrende Transaktionen erstellen --- Erfasst automatisch Buchungen, die durch wiederkehrende Transaktionspläne generiert werden.

Wenn ein Schalter deaktiviert ist, werden die entsprechenden Transaktionen weiterhin erfasst, aber es werden keine Journalbuchungen generiert --- Sie müssten diese Buchungen auf anderem Wege verfolgen.

Kontotypen

Kontotypen kategorisieren die Konten in Ihrem Kontenplan. Das System enthält fünf integrierte Typen: Aktiva, Passiva, Eigenkapital, Erträge und Aufwendungen. Jedes Konto im Kontenplan muss einem dieser Typen zugeordnet werden, was bestimmt, wie es in Finanzberichten erscheint (z. B. Aktiva und Passiva in der Bilanz; Erträge und Aufwendungen in der Gewinn- und Verlustrechnung).

Kontotypen können hier verwaltet werden, wenn Sie benutzerdefinierte Typen hinzufügen oder bestehende ändern müssen.

Ausgabenkategorien

Ausgabenkategorien sind Bezeichnungen zur Klassifizierung von Ausgaben für Berichte und Filterung. Standardkategorien umfassen: Bürobedarf, Reisen & Transport, Marketing, Versorgungsleistungen, Software & Abonnements, Versicherung, Miete, Professionelle Dienstleistungen, Mahlzeiten & Unterhaltung und Wartung.

Jede Kategorie ist einem Kontenplaneintrag zugeordnet, sodass das System bei der Erstellung einer Ausgabe unter einer bestimmten Kategorie weiß, welches Konto zu belasten ist. Sie können Kategorien nach Bedarf hinzufügen, bearbeiten oder löschen, um sie an die Kostenstruktur Ihrer Organisation anzupassen.

Steuersätze

Steuersätze definieren die Steuerprozentsätze, die auf Rechnungen, Lieferantenrechnungen und Ausgaben angewendet werden. Das System enthält drei Standardwerte: MwSt. 15%, Umsatzsteuer 8% und Keine Steuer (0%). Jeder Steuersatzeintrag enthält einen Namen, Prozentsatz und eine Beschreibung.

Sie können neue Steuersätze für verschiedene Rechtsgebiete oder Steuerarten hinzufügen, bestehende Sätze bearbeiten oder nicht mehr anwendbare Sätze deaktivieren.

Empfohlene Einrichtungsreihenfolge

Bei der erstmaligen Konfiguration des Buchhaltungsmoduls ist es am besten, dieser Reihenfolge zu folgen:

1. Allgemeine Einstellungen --- Legen Sie Ihr Geschäftsjahr und Ihre Währung fest.
2. Kontotypen --- Überprüfen und bestätigen Sie die Standardtypen.
3. Kontenplan --- Fügen Sie geschäftsspezifische Konten hinzu.
4. Standardkonten --- Ordnen Sie jedes Standardkonto dem entsprechenden Konto zu.
5. Steuersätze --- Konfigurieren Sie die Sätze für Ihre Steuergerichtsbarkeit.
6. Ausgabenkategorien --- Passen Sie Kategorien an und verknüpfen Sie sie mit Konten.
7. Nummernpräfixe --- Legen Sie Ihr bevorzugtes Nummerierungsformat fest.
8. Automatisierung --- Aktivieren Sie die benötigten Journalbuchungs-Automatisierungen.