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Configuración

Los ajustes de Contabilidad se acceden a través de Configuración > Contabilidad (desde el menú desplegable de Contabilidad en el menú de Configuración). Estos ajustes controlan los comportamientos predeterminados, las asignaciones de cuentas, los formatos de numeración, las reglas de automatización y los datos de referencia utilizados en todo el módulo.

Configuración General​

La sección General contiene opciones de configuración de alto nivel para el módulo de contabilidad, incluyendo la fecha de inicio del año fiscal y la moneda predeterminada. Estos ajustes afectan cómo se generan los informes y cómo se calculan los rangos de fechas para funciones basadas en períodos como los presupuestos.

Cuentas Predeterminadas​

Las Cuentas Predeterminadas definen qué entradas del Plan de Cuentas se utilizan automáticamente cuando se crean transacciones. Esto elimina la necesidad de seleccionar cuentas manualmente para operaciones rutinarias.

Cuentas Predeterminadas Principales​

  • Cuentas por Cobrar --- Se acredita cuando se crean facturas; se debita cuando se reciben pagos.
  • Cuentas por Pagar --- Se debita cuando se crean facturas de proveedores; se acredita cuando se pagan las facturas.
  • Ingresos por Ventas --- Se acredita cuando se reconocen ingresos de facturas.
  • Cuenta de Efectivo/Banco --- La cuenta bancaria predeterminada que se debita para pagos entrantes y se acredita para pagos salientes.
  • Impuestos por Pagar --- Se acredita cuando se recaudan impuestos en facturas.
  • Impuestos por Cobrar --- Se debita cuando se pagan impuestos en facturas de proveedores o gastos.

Cuentas Predeterminadas de Activos​

Estas cuentas son utilizadas por las funciones de gestión de activos fijos:

  • Cuenta de Activos --- Se debita cuando se adquiere un activo.
  • Depreciación Acumulada --- Se acredita a medida que se registra la depreciación con el tiempo.
  • Gasto de Depreciación --- Se debita cuando se registra la depreciación en cada período.
  • Ganancia por Disposición de Activos --- Se acredita cuando un activo se vende por más de su valor en libros.
  • Pérdida por Disposición de Activos --- Se debita cuando un activo se vende por menos de su valor en libros.

Prefijos de Numeración​

Los Prefijos de Numeración definen el formato de los números de referencia generados automáticamente para diferentes tipos de transacciones:

  • Prefijo de Gastos --- Se aplica a los números de gastos (p. ej., "EXP-").
  • Prefijo de Facturas de Proveedores --- Se aplica a los números de facturas de proveedores (p. ej., "BILL-").
  • Prefijo de Pagos --- Se aplica a los números de pagos (p. ej., "PAY-").
  • Prefijo de Asientos Contables --- Se aplica a los números de asientos contables (p. ej., "JE-").

Cada prefijo se combina con un número auto-incremental para producir identificadores únicos como "EXP-00001".

Configuración de Automatización​

Los interruptores de automatización controlan si el sistema crea automáticamente asientos contables para varios tipos de transacciones. Cada interruptor puede habilitarse o deshabilitarse de forma independiente:

  • Crear automáticamente asientos contables para gastos --- Cuando está habilitado, registrar un gasto genera automáticamente el asiento contable de débito/crédito correspondiente.
  • Crear automáticamente asientos contables para facturas de proveedores --- Registra automáticamente la creación y los eventos de pago de facturas de proveedores.
  • Crear automáticamente asientos contables para pagos --- Registra automáticamente las transacciones de pagos entrantes.
  • Crear automáticamente asientos contables para facturas --- Registra automáticamente la creación de facturas.
  • Crear automáticamente asientos contables para activos --- Registra automáticamente las compras, depreciación y disposiciones de activos.
  • Crear automáticamente asientos contables para transacciones recurrentes --- Registra automáticamente los asientos generados por programas de transacciones recurrentes.

Cuando un interruptor está deshabilitado, las transacciones correspondientes se siguen registrando pero no se generan asientos contables --- necesitaría rastrear esos asientos por otro método.

Tipos de Cuenta​

Los Tipos de Cuenta categorizan las cuentas en su Plan de Cuentas. El sistema incluye cinco tipos incorporados: Activos, Pasivos, Patrimonio, Ingresos y Gastos. Cada cuenta en el Plan de Cuentas debe asignarse a uno de estos tipos, lo que determina cómo aparece en los informes financieros (p. ej., Activos y Pasivos en el Balance General; Ingresos y Gastos en el Estado de Resultados).

Los tipos de cuenta se pueden gestionar aquí si necesita añadir tipos personalizados o modificar los existentes.

Categorías de Gastos​

Las Categorías de Gastos son etiquetas utilizadas para clasificar gastos para informes y filtrado. Las categorías predeterminadas incluyen: Suministros de Oficina, Viajes y Transporte, Marketing, Servicios Públicos, Software y Suscripciones, Seguros, Alquiler, Servicios Profesionales, Comidas y Entretenimiento, y Mantenimiento.

Cada categoría está mapeada a una entrada del Plan de Cuentas, por lo que cuando se crea un gasto bajo una categoría particular, el sistema sabe qué cuenta debitar. Puede añadir, editar o eliminar categorías según sea necesario para adaptarse a la estructura de costos de su organización.

Tasas de Impuestos​

Las Tasas de Impuestos definen los porcentajes de impuestos aplicados a facturas, facturas de proveedores y gastos. El sistema viene con tres valores predeterminados: IVA 15%, Impuesto sobre Ventas 8% y Sin Impuesto (0%). Cada entrada de tasa de impuesto incluye un nombre, porcentaje y descripción.

Puede añadir nuevas tasas de impuestos para diferentes jurisdicciones o tipos de impuestos, editar las tasas existentes o desactivar las tasas que ya no sean aplicables.

Orden de Configuración Recomendado​

Al configurar el módulo de Contabilidad por primera vez, es mejor seguir esta secuencia:

  1. Configuración General --- Establezca su año fiscal y moneda.
  2. Tipos de Cuenta --- Revise y confirme los tipos predeterminados.
  3. Plan de Cuentas --- Añada las cuentas específicas de su negocio.
  4. Cuentas Predeterminadas --- Asigne cada cuenta predeterminada a la cuenta apropiada.
  5. Tasas de Impuestos --- Configure las tasas para su jurisdicción fiscal.
  6. Categorías de Gastos --- Personalice las categorías y vincúlelas a las cuentas.
  7. Prefijos de Numeración --- Establezca su formato de numeración preferido.
  8. Automatización --- Habilite las automatizaciones de asientos contables que necesite.