Configurações
As configurações de Contabilidade são acessadas via Configurações > Contabilidade (no menu suspenso de Contabilidade no menu de Configurações). Estas configurações controlam comportamentos padrão, mapeamentos de contas, formatos de numeração, regras de automação e dados de referência usados em todo o módulo.
Configurações Gerais
A seção Geral contém opções de configuração de alto nível para o módulo de contabilidade, incluindo a data de início do ano fiscal e a moeda padrão. Estas configurações afetam como os relatórios são gerados e como os intervalos de datas são calculados para recursos baseados em períodos como orçamentos.
Contas Padrão
As Contas Padrão definem quais entradas do Plano de Contas são usadas automaticamente quando transações são criadas. Isso elimina a necessidade de selecionar contas manualmente para operações rotineiras.
Contas Padrão Principais
- Contas a Receber --- Creditada quando faturas são criadas; debitada quando pagamentos são recebidos.
- Contas a Pagar --- Debitada quando contas de fornecedores são criadas; creditada quando contas são pagas.
- Receita de Vendas --- Creditada quando a receita é reconhecida a partir de faturas.
- Conta Caixa/Banco --- A conta bancária padrão debitada para pagamentos recebidos e creditada para pagamentos efetuados.
- Impostos a Pagar --- Creditada quando impostos são cobrados em faturas.
- Impostos a Recuperar --- Debitada quando impostos são pagos em contas de fornecedores ou despesas.
Contas Padrão de Ativos
Estas contas são usadas pelos recursos de gestão de ativos fixos:
- Conta de Ativos --- Debitada quando um ativo é adquirido.
- Depreciação Acumulada --- Creditada conforme a depreciação é registrada ao longo do tempo.
- Despesa de Depreciação --- Debitada quando a depreciação é registrada em cada período.
- Ganho na Alienação de Ativos --- Creditada quando um ativo é vendido acima do valor contábil.
- Perda na Alienação de Ativos --- Debitada quando um ativo é vendido abaixo do valor contábil.
Prefixos de Numeração
Os Prefixos de Numeração definem o formato para números de referência gerados automaticamente para diferentes tipos de transações:
- Prefixo de Despesa --- Aplicado aos números de despesas (ex.: "EXP-").
- Prefixo de Conta de Fornecedor --- Aplicado aos números de contas de fornecedores (ex.: "BILL-").
- Prefixo de Pagamento --- Aplicado aos números de pagamentos (ex.: "PAY-").
- Prefixo de Lançamento Contábil --- Aplicado aos números de lançamentos contábeis (ex.: "JE-").
Cada prefixo é combinado com um número auto-incremental para produzir identificadores únicos como "EXP-00001".
Configurações de Automação
Os controles de automação determinam se o sistema cria automaticamente lançamentos contábeis para vários tipos de transações. Cada controle pode ser ativado ou desativado independentemente:
- Criar automaticamente lançamentos para despesas --- Quando ativado, registrar uma despesa gera automaticamente o lançamento contábil de débito/crédito correspondente.
- Criar automaticamente lançamentos para contas de fornecedores --- Registra automaticamente a criação e eventos de pagamento de contas de fornecedores.
- Criar automaticamente lançamentos para pagamentos --- Registra automaticamente transações de pagamentos recebidos.
- Criar automaticamente lançamentos para faturas --- Registra automaticamente a criação de faturas.
- Criar automaticamente lançamentos para ativos --- Registra automaticamente compras, depreciação e alienações de ativos.
- Criar automaticamente lançamentos para transações recorrentes --- Registra automaticamente lançamentos gerados por cronogramas de transações recorrentes.
Quando um controle está desativado, as transações correspondentes ainda são registradas, mas nenhum lançamento contábil é gerado --- você precisaria rastrear esses lançamentos por outro método.
Tipos de Conta
Os Tipos de Conta categorizam as contas no seu Plano de Contas. O sistema inclui cinco tipos integrados: Ativos, Passivos, Patrimônio Líquido, Receitas e Despesas. Cada conta no Plano de Contas deve ser atribuída a um desses tipos, o que determina como ela aparece nos relatórios financeiros (ex.: Ativos e Passivos no Balanço Patrimonial; Receitas e Despesas na Demonstração de Resultados).
Os tipos de conta podem ser gerenciados aqui se você precisar adicionar tipos personalizados ou modificar os existentes.
Categorias de Despesas
As Categorias de Despesas são rótulos usados para classificar despesas para relatórios e filtragem. As categorias padrão incluem: Material de Escritório, Viagens e Transporte, Marketing, Utilidades, Software e Assinaturas, Seguros, Aluguel, Serviços Profissionais, Refeições e Entretenimento, e Manutenção.
Cada categoria é mapeada para uma entrada do Plano de Contas, então quando uma despesa é criada sob uma categoria específica, o sistema sabe qual conta debitar. Você pode adicionar, editar ou excluir categorias conforme necessário para corresponder à estrutura de custos da sua organização.
Alíquotas de Impostos
As Alíquotas de Impostos definem os percentuais de impostos aplicados a faturas, contas de fornecedores e despesas. O sistema vem com três padrões: IVA 15%, Imposto sobre Vendas 8% e Sem Imposto (0%). Cada entrada de alíquota inclui um nome, percentual e descrição.
Você pode adicionar novas alíquotas para diferentes jurisdições ou tipos de impostos, editar alíquotas existentes ou desativar alíquotas que não são mais aplicáveis.
Ordem de Configuração Recomendada
Ao configurar o módulo de Contabilidade pela primeira vez, é melhor seguir esta sequência:
- Configurações Gerais --- Defina seu ano fiscal e moeda.
- Tipos de Conta --- Revise e confirme os tipos padrão.
- Plano de Contas --- Adicione contas específicas do seu negócio.
- Contas Padrão --- Mapeie cada conta padrão para a conta apropriada.
- Alíquotas de Impostos --- Configure as alíquotas para sua jurisdição fiscal.
- Categorias de Despesas --- Personalize categorias e vincule-as às contas.
- Prefixos de Numeração --- Defina seu formato de numeração preferido.
- Automação --- Ative as automações de lançamentos contábeis necessárias.