Integración con Otros Módulos
El módulo de Contabilidad trabaja de forma integrada con otros módulos de Concord CRM para automatizar su teneduría de libros. Cuando crea una factura, registra un gasto o compra un activo, los asientos contables correspondientes se crean automáticamente --- no se requiere partida doble manual.
Todas las integraciones pueden habilitarse o deshabilitarse individualmente desde Configuración > Contabilidad > Automatización.
Módulo de Facturas
El módulo de facturas y el módulo de contabilidad comparten la misma tabla de base de datos para registrar los pagos. Se recomienda instalar primero el módulo de facturas y luego el módulo de contabilidad para una mejor compatibilidad. Todas las facturas pendientes también se rastrearán para el Informe de Antigüedad de C/C.
Creación de una Factura
Cuando crea una factura para un cliente, el módulo de Contabilidad registra automáticamente:
- Cuentas por Cobrar aumenta (el cliente le debe dinero)
- Ingresos por Ventas aumenta (usted obtuvo ingresos)
Ejemplo: Crea la Factura #1001 por $5,000
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Cuentas por Cobrar | $5,000 | |
| Ingresos por Ventas | $5,000 |
Recepción de un Pago
Cuando un cliente paga una factura (a través de Stripe, PayPal o cualquier pasarela de pago configurada), el sistema registra:
- Efectivo/Banco aumenta (dinero recibido)
- Cuentas por Cobrar disminuye (el cliente ya no debe)
Ejemplo: El cliente paga la Factura #1001 en su totalidad
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Efectivo | $5,000 | |
| Cuentas por Cobrar | $5,000 |
Eliminación de una Factura
Si elimina una factura, el asiento contable original se revierte automáticamente para que sus libros permanezcan balanceados.
Configuración Requerida
Para que la integración de Facturas funcione, configure estas cuentas en Configuración > Contabilidad > Cuentas Predeterminadas:
- Cuentas por Cobrar --- p. ej., COA-1020 Cuentas por Cobrar
- Ingresos / Ventas --- p. ej., COA-4000 Ingresos por Ventas
- Cuenta de Efectivo / Banco --- p. ej., COA-1000 Efectivo
Si no configura estas, el sistema intentará encontrarlas automáticamente comparando nombres de cuentas. Sin embargo, establecerlas explícitamente en Cuentas Predeterminadas es lo recomendado.
Módulo de Activos
Compra de un Activo
Cuando agrega un nuevo activo con un precio de compra (p. ej., una laptop, vehículo o equipo), el sistema registra la adquisición:
Ejemplo: Compra una laptop por $2,500
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Activos Fijos | $2,500 | |
| Efectivo | $2,500 |
Registro de Mantenimiento
Cuando registra un mantenimiento contra un activo, el costo se contabiliza automáticamente como gasto:
Ejemplo: El servicio anual cuesta $350
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Gasto de Mantenimiento | $350 | |
| Efectivo | $350 |
Depreciación Mensual
El sistema calcula y registra automáticamente la depreciación el 1ro de cada mes. No se requiere acción --- esto se ejecuta como una tarea programada en segundo plano.
Ejemplo: Depreciación mensual de $100 en un vehículo
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Gasto de Depreciación | $100 | |
| Depreciación Acumulada | $100 |
Disposición de un Activo
Cuando liquida o dispone de un activo, el sistema calcula la ganancia o pérdida y la registra:
- Si vende por más del valor en libros → Ganancia por Disposición (ingreso)
- Si vende por menos del valor en libros → Pérdida por Disposición (gasto)
Ejemplo: Venta de un vehículo (costo original $20,000, depreciación acumulada $12,000) por $10,000
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Efectivo | $10,000 | |
| Depreciación Acumulada | $12,000 | |
| Activos Fijos | $20,000 | |
| Ganancia por Disposición | $2,000 |
Configuración Requerida
Configure estas cuentas en Configuración > Contabilidad > Cuentas Predeterminadas en la sección de Cuentas de Activos:
- Activos Fijos
- Depreciación Acumulada
- Gasto de Depreciación
- Gasto de Mantenimiento
- Ganancia por Disposición
- Pérdida por Disposición
Módulo de Contactos / Empresas
Gestión de Proveedores
Las Empresas de Concord CRM sirven como su directorio de proveedores. Al crear una Factura de Proveedor, seleccione el proveedor del menú desplegable de Vendedor/Proveedor --- esto extrae de su lista existente de Empresas.
No hay un módulo de proveedores separado. Cualquier empresa puede ser tanto un cliente (para facturas) como un proveedor (para facturas de proveedores).
Cómo Ayuda
- El informe de Antigüedad de C/P agrupa las facturas pendientes por proveedor
- Puede rastrear el gasto total por proveedor en todas las facturas
- La información del proveedor se traslada a los asientos contables para fines de auditoría
Para gestionar sus proveedores, vaya a Empresas en la navegación principal del CRM. Cualquier empresa que agregue allí estará disponible como proveedor al crear facturas.
Controles de Automatización
Usted controla qué integraciones están activas. Vaya a Configuración > Contabilidad > Automatización para habilitar o deshabilitar cada una:
| Interruptor | Lo que Controla |
|---|---|
| Gastos | Crear automáticamente asientos contables cuando se registran gastos |
| Facturas de Proveedores | Crear automáticamente asientos contables cuando se crean facturas de proveedores |
| Pagos Recibidos | Crear automáticamente asientos contables para pagos manuales |
| Facturas | Crear automáticamente asientos contables cuando se crean y pagan facturas |
| Transacciones Bancarias | Crear automáticamente asientos contables cuando se importan transacciones bancarias |
| Activos | Crear automáticamente asientos contables para compras de activos, depreciación, mantenimiento y disposición |
Cuando un interruptor está deshabilitado, necesitará crear asientos contables manualmente para ese tipo de transacción.
Mantenga todos los interruptores habilitados a menos que tenga una razón específica para gestionar los asientos contables manualmente para un área particular.
¿Qué Sucede Si un Módulo No Está Instalado?
El módulo de Contabilidad se adapta automáticamente:
- Módulo de facturas no instalado --- La automatización relacionada con facturas simplemente no se activa. Sin errores, sin configuración necesaria.
- Módulo de activos no instalado --- La automatización de activos se omite. Los comandos de depreciación se ejecutan sin causar problemas ya que no hay activos que procesar.
- Reinstalar un módulo --- Tan pronto como se reactiva un módulo, las integraciones contables se activan en la siguiente carga de página. Los datos existentes no se ven afectados.
Nunca necesita configurar manualmente la detección de módulos --- es completamente automática.