Journalbuchungen
Journalbuchungen sind der Kern des doppelten Buchführungssystems. Jede Finanztransaktion im Buchhaltungsmodul wird als Journalbuchung mit ausgeglichenen Soll- und Habenzeilen dargestellt. Das System erstellt automatisch Journalbuchungen, wenn relevante Transaktionen im gesamten Modul auftreten --- Sie müssen sie selten manuell erstellen.
Listenansicht
Die Journalbuchungstabelle zeigt alle Buchungen mit Spalten einschließlich Buchungsnummer, Datum, Beschreibung, Gesamtbetrag und Status.
Wie Journalbuchungen erstellt werden
Journalbuchungen werden automatisch als Reaktion auf Ereignisse im Buchhaltungsmodul generiert. Die folgende Tabelle listet jeden Auslöser, den Typ der erstellten Buchung und die betroffenen Konten auf.
Ausgaben
| Auslöser | Buchungstyp | Soll | Haben |
|---|---|---|---|
| Ausgabe erstellt | Auto-JB | Ausgabenkategoriekonto (Nettobetrag) + Umsatzsteuerverbindlichkeit (Steueranteil) | Kasse / Zahlungskonto (Gesamtbetrag) |
| Ausgabe bearbeitet (Betrag, Steuer oder Konto geändert) | Alte annullieren + Neue JB | Wie bei Erstellung, mit neuen Werten | Wie bei Erstellung, mit neuen Werten |
| Ausgabe gelöscht | Storno-JB | Kasse / Zahlungskonto | Ausgabenkategoriekonto + Umsatzsteuerverbindlichkeit |
Lieferantenrechnungen
| Auslöser | Buchungstyp | Soll | Haben |
|---|---|---|---|
| Lieferantenrechnung erstellt | Auto-JB | Aufwandskonto | Verbindlichkeiten L&L |
| Lieferantenrechnung gelöscht | Storno-JB | Verbindlichkeiten L&L | Aufwandskonto |
| Lieferantenrechnung als bezahlt markiert | Zahlungs-JB | Verbindlichkeiten L&L | Kasse / Bank |
Rechnungen
| Auslöser | Buchungstyp | Soll | Haben |
|---|---|---|---|
| Rechnung erstellt | Auto-JB | Forderungen L&L | Umsatzerlöse |
| Rechnung bezahlt (Gateway-Zahlung) | Zahlungs-JB | Kasse / Bank | Forderungen L&L |
| Rechnung gelöscht | Storno-JB | Umsatzerlöse | Forderungen L&L |
Zahlungen
| Auslöser | Buchungstyp | Soll | Haben |
|---|---|---|---|
| Manuelle Zahlung erstellt | Auto-JB | Kasse / Bank | Forderungen L&L |
Hinweis: Gateway-Zahlungen (über einen Zahlungsanbieter verarbeitet) generieren ihre Journalbuchung über den Rechnungszahlungsfluss, nicht über den Zahlungsdatensatz selbst.
Anlagen
| Auslöser | Buchungstyp | Soll | Haben |
|---|---|---|---|
| Anlage gekauft | Auto-JB | Anlagevermögen | Kasse / Bank |
| Anlagenwartung erfasst | Auto-JB | Wartungsaufwand | Kasse / Bank |
| Anlage veräußert / abgegangen | Auto-JB | Kasse (Erlös) + Kumulierte Abschreibung + Verlust aus Abgang | Anlagevermögen + Gewinn aus Abgang |
| Monatliche Abschreibung (geplant) | Auto-JB | Abschreibungsaufwand | Kumulierte Abschreibung |
Wiederkehrende Transaktionen
| Auslöser | Buchungstyp | Soll | Haben |
|---|---|---|---|
| Wiederkehrende Transaktion fällig (geplant) | Auto-JB | Laut Vorlage | Laut Vorlage |
Manuelle Buchung
| Auslöser | Buchungstyp | Soll | Haben |
|---|---|---|---|
| Manuelle JB erstellt | Benutzer-JB | Benutzerdefinierte Zeilen | Benutzerdefinierte Zeilen |
Obwohl die meisten Journalbuchungen systemgeneriert sind, können Sie bei Bedarf eine manuelle Journalbuchung erstellen (z. B. für Korrekturbuchungen oder Berichtigungen). Jede Position erfordert ein Konto, einen Soll- oder Habenbetrag und eine optionale Beschreibung. Soll muss gleich Haben sein, damit die Buchung ausgeglichen ist.
Stornierung und Ungültigmachung
Wenn ein Quelldatensatz gelöscht wird, erstellt das System automatisch eine Storno-Journalbuchung, die die ursprüngliche spiegelt, aber mit vertauschtem Soll und Haben. Dies bewahrt den Prüfpfad, anstatt die ursprüngliche Buchung zu löschen.
Wenn ein Quelldatensatz so bearbeitet wird, dass sich die Finanzbeträge ändern (z. B. Aktualisierung eines Ausgabenbetrags oder Steuersatzes), macht das System die ursprüngliche Buchung ungültig und erstellt eine neue mit den aktualisierten Werten.
Buchungsstatus
Journalbuchungen haben zwei mögliche Status:
| Status | Beschreibung |
|---|---|
| Entwurf | Die Buchung wurde erstellt, ist aber noch nicht finalisiert. Entwurfsbuchungen können noch bearbeitet oder gelöscht werden. |
| Gebucht | Die Buchung wurde finalisiert und spiegelt sich in Kontensalden und Berichten wider. Gebuchte Buchungen können nicht bearbeitet werden. |
Wenn der Schalter Journalbuchungen automatisch buchen in Einstellungen > Buchhaltung > Automatisierung aktiviert ist, werden automatisch generierte Buchungen sofort als "Gebucht" gesetzt. Andernfalls werden sie als "Entwurf" erstellt und müssen manuell gebucht werden.