Écritures de Journal
Les Écritures de Journal sont au cœur du système de comptabilité en partie double. Chaque transaction financière dans le module de Comptabilité est représentée par une écriture de journal avec des lignes de débit et de crédit équilibrées. Le système crée automatiquement des écritures de journal chaque fois que des transactions pertinentes se produisent dans le module --- vous avez rarement besoin de les créer manuellement.
Vue en Liste
Le tableau des Écritures de Journal affiche toutes les écritures avec des colonnes incluant le numéro d'écriture, la date, la description, le montant total et le statut.
Comment les Écritures de Journal sont Créées
Les écritures de journal sont générées automatiquement en réponse aux événements dans le module de Comptabilité. Le tableau ci-dessous liste chaque déclencheur, le type d'écriture créée et les comptes affectés.
Dépenses
| Déclencheur | Type d'Écriture | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| Dépense créée | ÉJ Automatique | Compte de Catégorie de Dépense (montant HT) + Taxes à Payer (part de taxe) | Espèces / Compte de Paiement (montant total) |
| Dépense modifiée (montant, taxe ou compte modifié) | Annuler ancienne + Nouvelle ÉJ | Identique à la création, avec les nouvelles valeurs | Identique à la création, avec les nouvelles valeurs |
| Dépense supprimée | ÉJ de Contrepassation | Espèces / Compte de Paiement | Compte de Catégorie de Dépense + Taxes à Payer |
Factures Fournisseurs
| Déclencheur | Type d'Écriture | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| Facture Fournisseur créée | ÉJ Automatique | Compte de Charges | Comptes Fournisseurs |
| Facture Fournisseur supprimée | ÉJ de Contrepassation | Comptes Fournisseurs | Compte de Charges |
| Facture Fournisseur marquée comme payée | ÉJ de Paiement | Comptes Fournisseurs | Espèces / Banque |
Factures
| Déclencheur | Type d'Écriture | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| Facture créée | ÉJ Automatique | Comptes Clients | Chiffre d'Affaires |
| Facture payée (paiement par passerelle) | ÉJ de Paiement | Espèces / Banque | Comptes Clients |
| Facture supprimée | ÉJ de Contrepassation | Chiffre d'Affaires | Comptes Clients |
Paiements
| Déclencheur | Type d'Écriture | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| Paiement Manuel créé | ÉJ Automatique | Espèces / Banque | Comptes Clients |
Note : Les paiements par passerelle (traités via un prestataire de paiement) génèrent leur écriture de journal via le flux de paiement de Factures, et non via l'enregistrement de Paiement lui-même.
Actifs
| Déclencheur | Type d'Écriture | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| Actif acheté | ÉJ Automatique | Immobilisations | Espèces / Banque |
| Maintenance d'actif enregistrée | ÉJ Automatique | Charge de Maintenance | Espèces / Banque |
| Actif liquidé / cédé | ÉJ Automatique | Espèces (produits) + Amortissements Cumulés + Moins-value de Cession | Immobilisation + Plus-value de Cession |
| Amortissement mensuel (programmé) | ÉJ Automatique | Charge d'Amortissement | Amortissements Cumulés |
Transactions Récurrentes
| Déclencheur | Type d'Écriture | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| Transaction récurrente échue (programmée) | ÉJ Automatique | Selon modèle | Selon modèle |
Écriture Manuelle
| Déclencheur | Type d'Écriture | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| ÉJ Manuelle créée | ÉJ Utilisateur | Lignes définies par l'utilisateur | Lignes définies par l'utilisateur |
Bien que la plupart des écritures de journal soient générées par le système, vous pouvez toujours créer une écriture de journal manuelle si nécessaire (p. ex., pour des écritures d'ajustement ou des corrections). Chaque ligne nécessite un compte, un montant de débit ou de crédit et une description optionnelle. Les débits doivent être égaux aux crédits pour que l'écriture soit équilibrée.
Contrepassation et Annulation
Lorsqu'un enregistrement source est supprimé, le système crée automatiquement une écriture de contrepassation qui reproduit l'original mais avec les débits et crédits inversés. Cela préserve la piste d'audit plutôt que de supprimer l'écriture originale.
Lorsqu'un enregistrement source est modifié d'une manière qui change les montants financiers (p. ex., mise à jour du montant d'une dépense ou du taux de taxe), le système annule l'écriture originale et en crée une nouvelle reflétant les valeurs mises à jour.
Statuts des Écritures
Les écritures de journal ont deux statuts possibles :
| Statut | Description |
|---|---|
| Brouillon | L'écriture a été créée mais n'est pas encore finalisée. Les écritures en brouillon peuvent encore être modifiées ou supprimées. |
| Comptabilisée | L'écriture a été finalisée et est reflétée dans les soldes des comptes et les rapports. Les écritures comptabilisées ne peuvent pas être modifiées. |
Si la bascule Auto-comptabiliser les Écritures de Journal est activée dans Paramètres > Comptabilité > Automatisation, les écritures générées automatiquement sont définies comme "Comptabilisée" immédiatement. Sinon, elles sont créées en tant que "Brouillon" et doivent être comptabilisées manuellement.