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Primeros Pasos Después de la Instalación

Felicidades — LeadHub está instalado y has iniciado sesión en el panel de administración. Esta guía te lleva paso a paso por todo lo que debes hacer en la primera sesión para que LeadHub esté completamente operativo. Sigue estos pasos en orden y estarás funcionando en menos de 30 minutos.

Familiarizándote con el Panel de Administración​

Antes de empezar con las tareas de configuración, tómate 60 segundos para orientarte. El panel de administración de LeadHub tiene una barra lateral a la izquierda. Las secciones principales son:

  • Dashboard — tu vista general con estadísticas clave: total de leads, nuevos leads hoy, esta semana, este mes, tasa de conversión, pipelines activos y tiempo medio de respuesta. Los gráficos muestran el volumen de leads a lo largo del tiempo, leads por fuente y distribución de pipelines.
  • Leads — la lista completa de todos los leads en tu sistema. Puedes filtrar, buscar, ordenar, destacar, etiquetar, asignar y gestionar leads desde aquí.
  • Tablero Kanban — un tablero visual de arrastrar y soltar que muestra tus leads organizados por etapa del pipeline (como Trello, pero para leads).
  • Pipelines — donde creas y gestionas tus etapas de ventas/calificación.
  • Fuentes de Leads — donde conectas fuentes externas como Facebook Lead Ads, Google Ads, Typeform, etc.
  • Formularios — el constructor de formularios web integrado para incorporar formularios de captura de leads en tu sitio web.
  • Automatizaciones — donde construyes flujos de trabajo automatizados que se activan cuando ocurren ciertas cosas con los leads.
  • Integraciones — conexiones preconstruidas con herramientas de terceros.
  • Plantillas de Email — plantillas de correo reutilizables para emails automatizados.
  • Equipo — gestiona usuarios, roles e invitaciones.
  • Informes — informes detallados sobre volumen de leads, rendimiento de fuentes, rendimiento de agentes, embudo de pipeline, tasas de conversión y más.
  • Configuración — toda la configuración: ajustes generales, email, marca, seguridad, claves API, licencia y más.
  • Claves API — crea y gestiona claves API para conectar herramientas externas.

La sección de Configuración se expande en la barra lateral y contiene múltiples subpáginas: General, Email, Marca, Seguridad, Licencia y otras.

Paso 1 — Configurar la Tarea Cron​

Haz esto primero, antes que nada. La tarea cron es lo que hace que LeadHub funcione en tiempo real. Sin ella:

  • Los leads que llegan desde Facebook, Google Ads y otras fuentes se quedarán en cola y no aparecerán en tu dashboard
  • Las automatizaciones no se ejecutarán
  • Los emails programados no se enviarán
  • Las fuentes de email IMAP no se revisarán
  • Los informes programados no se entregarán

La tarea cron se ejecuta cada minuto en segundo plano y maneja todo esto automáticamente. La configuras una vez y te olvidas.

Para instrucciones completas sobre cómo agregar la tarea cron en cPanel, Plesk y DirectAdmin, consulta la Guía de Hosting Compartido — Configuración de la Tarea Cron.

El comando que necesitas agregar (ejecutándose cada minuto) es:

php /home/yourusername/leadhub/cron.php >> /dev/null 2>&1

Reemplaza la ruta con la ruta real de tu archivo cron.php en tu servidor.

Paso 2 — Configurar el Email (Configuración → Email)​

LeadHub necesita los datos de tu email SMTP para enviar cualquier tipo de correo — emails de invitación a miembros del equipo, emails de notificación de leads, emails de automatización, emails de informes programados y emails de prueba.

Cómo configurar el email​

  1. En el panel de administración, haz clic en Configuración en la barra lateral.

  2. Haz clic en Email bajo la sección de Configuración.

  3. Completa el formulario de Configuración SMTP:

    CampoQué ingresar
    HostLa dirección del servidor SMTP de tu proveedor de email (ej., smtp.gmail.com, smtp.mailgun.org, email-smtp.us-east-1.amazonaws.com)
    PortGeneralmente 587 para TLS, o 465 para SSL. Consulta con tu proveedor de email.
    EncryptionElige TLS (más común) o SSL. Usa None solo si tu proveedor lo requiere.
    UsernameTu nombre de usuario SMTP (generalmente tu dirección de email, o una clave API según el proveedor)
    PasswordTu contraseña SMTP o clave API

  4. Completa la sección de Dirección de Remitente:

    CampoQué ingresar
    From NameEl nombre que aparecerá en las bandejas de entrada de los destinatarios (ej., "Acme CRM" o tu nombre)
    From EmailLa dirección de email desde la que parecerán venir los correos (ej., [email protected])

  5. Haz clic en Guardar Configuración.

  6. Haz clic en Enviar Email de Prueba (el botón en la esquina superior derecha de la página). LeadHub enviará un email de prueba a la dirección de correo de tu cuenta de administrador. Si llega, todo está bien. Si falla, verás un mensaje de error indicando qué salió mal (generalmente credenciales SMTP incorrectas o puerto bloqueado).

Configuraciones SMTP comunes por proveedor​

Gmail / Google Workspace:

  • Host: smtp.gmail.com
  • Port: 587
  • Encryption: TLS
  • Username: tu dirección completa de Gmail
  • Password: una Contraseña de Aplicación (no tu contraseña regular de Gmail — necesitas generar una Contraseña de Aplicación en Cuenta de Google → Seguridad → Verificación en 2 pasos → Contraseñas de aplicaciones)

Mailgun:

  • Host: smtp.mailgun.org
  • Port: 587
  • Encryption: TLS
  • Username: tu nombre de usuario SMTP de Mailgun (desde la configuración de tu dominio en Mailgun)
  • Password: tu contraseña SMTP de Mailgun

Amazon SES:

  • Host: email-smtp.us-east-1.amazonaws.com (la región puede variar)
  • Port: 587
  • Encryption: TLS
  • Username y Password: tus credenciales SMTP de SES (creadas en la consola de SES bajo Configuración SMTP)

Para otros proveedores, consulta su documentación sobre "configuración SMTP" — todos proporcionan los valores exactos que necesitas.

Paso 3 — Crear Tu Primer Pipeline​

Un pipeline es la secuencia de etapas por las que pasa un lead mientras trabajas con él. Por ejemplo: Nuevo Lead → Contactado → Calificado → Propuesta Enviada → Ganado (o Perdido). Cada lead en LeadHub vive en un pipeline en una etapa específica.

Cómo crear un pipeline​

  1. Haz clic en Pipelines en la barra lateral.
  2. Haz clic en el botón "Nuevo Pipeline" (esquina superior derecha).
  3. Dale un nombre a tu pipeline (ej., "Pipeline de Ventas", "Embudo de Marketing", o lo que tenga sentido para tu negocio).
  4. Opcionalmente escribe una descripción.
  5. Marca la casilla "Pipeline Predeterminado" si quieres que los nuevos leads se coloquen automáticamente en este pipeline. (Puedes cambiar esto después.)
  6. Haz clic en Guardar.

Agregar etapas a tu pipeline​

Después de crear el pipeline, lo verás en la lista. Haz clic en él (o haz clic en el botón Editar / Gestionar Etapas) para abrirlo y agregar etapas.

  1. Haz clic en "Agregar Etapa".
  2. Ingresa un nombre de etapa (ej., "Nuevo", "Contactado", "Calificado", "Propuesta Enviada", "Ganado", "Perdido").
  3. Elige un color para la etapa (ayuda a distinguir visualmente las etapas en el tablero Kanban).
  4. Haz clic en Guardar.
  5. Repite para cada etapa que quieras.
  6. Arrastra y suelta las etapas para reordenarlas si es necesario.

Tu pipeline está listo. Los leads se moverán a través de estas etapas a medida que trabajes con ellos.

Paso 4 — Conectar Tu Primera Fuente de Leads​

Una fuente de leads es cómo los leads entran a LeadHub. Puedes conectar múltiples fuentes simultáneamente. LeadHub soporta 19 fuentes diferentes.

Cómo agregar una fuente de leads​

  1. Haz clic en Fuentes de Leads en la barra lateral.
  2. Haz clic en "Nueva Fuente de Leads" o "Conectar Fuente".
  3. Elige el tipo de fuente de la lista.
  4. Dale un nombre a la conexión (ej., "Facebook — Campaña de Verano").
  5. Sigue las instrucciones en pantalla para esa fuente específica.

Tipos de fuentes de leads explicados​

Integraciones con plataformas publicitarias (basadas en webhook):

Estas fuentes envían datos de leads a LeadHub automáticamente cada vez que alguien completa un formulario de lead en la plataforma publicitaria. Las conectas una vez y los leads fluyen automáticamente.

  • Facebook Lead Ads — cuando alguien completa un formulario de lead en tu anuncio de Facebook, sus datos se envían instantáneamente a LeadHub. Lo conectas a través de la URL de webhook de Facebook Lead Ads que genera LeadHub.
  • Instagram Leads — igual que Facebook Lead Ads, ya que los anuncios de Instagram se gestionan a través de la plataforma de Meta.
  • TikTok Lead Generation — formularios de leads de campañas de TikTok.
  • Google Ads Lead Forms — leads de las extensiones de formularios de lead de Google.
  • LinkedIn Lead Gen Forms — leads de publicidad en LinkedIn.
  • YouTube Lead Forms — leads de campañas publicitarias de YouTube.
  • Microsoft Advertising — leads de campañas publicitarias de Microsoft/Bing.
  • Snapchat Lead Ads — leads de publicidad en Snapchat.
  • Pinterest Lead Ads — leads de publicidad en Pinterest.
  • Twitter / X — leads de publicidad en Twitter/X.

Integraciones con plataformas de mensajería (basadas en webhook):

  • WhatsApp Business — mensajes u opt-ins desde WhatsApp Business.
  • Telegram — leads a través de bot de Telegram.
  • Viber — leads a través de Viber.

Integraciones con herramientas de formularios (basadas en webhook):

Estas se conectan a constructores de formularios de terceros para que los envíos de formularios se envíen automáticamente a LeadHub.

  • Typeform — envíos de tus formularios de Typeform. Conéctalo a través de la URL de webhook mostrada en LeadHub.
  • JotForm — envíos de tus formularios de JotForm. Conéctalo a través de la integración webhook de JotForm.
  • Calendly — cuando alguien reserva una reunión a través de Calendly, se agrega como lead en LeadHub.

Basadas en email:

  • Email (IMAP) — LeadHub se conecta a una bandeja de entrada de email a través de IMAP y convierte los emails entrantes en leads. Útil para capturar leads que te envían emails directamente. Proporcionas la dirección del servidor IMAP, puerto, nombre de usuario y contraseña. La tarea cron revisa la bandeja regularmente.

Formularios integrados:

  • Formulario Web de LeadHub — un formulario que creas completamente dentro de LeadHub (consulta la sección de Formularios en la barra lateral). Lo incrustas en tu sitio web con un pequeño fragmento de código. Los envíos van directamente a LeadHub — no se necesita servicio de terceros.

Manual:

  • Entrada Manual — simplemente agrega leads a mano. Haz clic en "Nuevo Lead" desde cualquier lugar en la sección de Leads y completa los detalles. Útil para leads que llegan por llamada telefónica, tarjeta de presentación u otros métodos offline.

Paso 5 — Invitar Miembros del Equipo (Configuración → Equipo)​

Si otras personas van a usar LeadHub contigo, invítalas aquí.

Cómo invitar a alguien​

  1. Ve a Configuración → Equipo (o haz clic en Equipo si aparece en tu barra lateral).
  2. Haz clic en "Invitar Miembro".
  3. Ingresa su dirección de email.
  4. Elige su rol (consulta las descripciones de roles a continuación).
  5. Haz clic en Enviar Invitación.

LeadHub les enviará un email con un enlace para aceptar la invitación y configurar su cuenta. (El email debe estar configurado para que esto funcione — consulta el Paso 2.)

Roles explicados​

LeadHub tiene cinco roles. Cada uno determina lo que la persona puede ver y hacer.

RolQué pueden hacer
Super AdminAcceso completo a todo — todos los leads, toda la configuración, toda la gestión de equipo, toda la facturación. La cuenta que instala LeadHub comienza con este rol. Solo debería haber uno o dos Super Admins.
AdminCasi lo mismo que Super Admin. Puede gestionar todo incluyendo miembros del equipo, configuración y todos los leads. No puede gestionar la licencia ni la configuración a nivel de sistema. Adecuado para un gerente o copropietario de confianza.
ManagerPuede ver y gestionar leads (incluyendo importar, exportar y asignar), gestionar pipelines, crear y editar formularios y automatizaciones, ver integraciones, ver informes y ver miembros del equipo. No puede invitar nuevos usuarios ni cambiar la configuración.
AgentPuede ver y crear leads, agregar notas y actividades, asignar leads, ver formularios y automatizaciones, y ver informes. No puede eliminar leads, gestionar pipelines ni cambiar ninguna configuración. Ideal para personal de ventas o gestores de leads.
ViewerAcceso de solo lectura. Puede ver leads, etapas del pipeline, formularios e informes pero no puede hacer cambios. Adecuado para interesados que necesitan visibilidad sin poder modificar nada.

Paso 6 — Crear Tu Primera Automatización​

Las automatizaciones permiten que LeadHub haga cosas automáticamente cuando algo le sucede a un lead — sin que tú tengas que estar presente. Por ejemplo: "Cuando llega un nuevo lead desde Facebook, asignarlo a Sara y enviarle un email de notificación a Sara."

Cómo crear una automatización​

  1. Haz clic en Automatizaciones en la barra lateral.

  2. Haz clic en "Nueva Automatización".

  3. Dale un nombre (ej., "Nuevo Lead — Asignar y Notificar").

  4. Elige un Disparador — el evento que inicia la automatización. Las opciones incluyen:

    • Nuevo Lead Recibido — se activa cada vez que llega un nuevo lead (desde cualquier fuente)
    • Etapa del Lead Cambiada — se activa cuando un lead se mueve a una etapa diferente del pipeline
    • Lead Asignado a Usuario — se activa cuando un lead es asignado a alguien
    • Etiqueta Agregada al Lead — se activa cuando se agrega una etiqueta específica
    • Puntuación del Lead Cruza Umbral — se activa cuando la puntuación de un lead sube o baja de un número
    • Sin Actividad (Basado en tiempo) — se activa cuando un lead no ha tenido actividad durante un número determinado de días
    • Formulario Enviado — se activa cuando se envía un formulario específico
    • Disparador Manual — se activa solo cuando haces clic manualmente en "Ejecutar" en un lead

  5. Agrega Pasos — las acciones que toma la automatización. Puedes agregar tantos pasos como quieras, en orden. Tipos de pasos disponibles:

    • Condición — solo continúa si el lead cumple ciertos criterios (ej., "solo si la fuente es Facebook")
    • Retraso — espera una cantidad de tiempo especificada antes del siguiente paso
    • Acción — hacer algo. Las acciones disponibles incluyen:
      • Enviar un email al lead
      • Enviar una notificación interna a los usuarios
      • Asignar el lead a un usuario específico
      • Agregar o eliminar una etiqueta
      • Mover el lead a una etapa del pipeline
      • Cambiar el estado del lead
      • Enviar un webhook a una URL externa
      • Crear una tarea o recordatorio
      • Enviar una notificación de Slack
      • Enviar un SMS al lead

  6. Activa el interruptor Habilitado para encender la automatización.

  7. Haz clic en Guardar.

La automatización ahora se ejecutará automáticamente cada vez que ocurra la condición del disparador. La tarea cron (que se ejecuta cada minuto) procesa la cola de automatización en segundo plano.

Paso 7 — Personalizar Tu Marca (Configuración → Marca)​

LeadHub puede ser completamente personalizado con marca blanca — puedes reemplazar el nombre, logo, colores y apariencia de la página de inicio de sesión con tu propia marca.

Cómo configurar la marca​

  1. Ve a Configuración → Marca en la barra lateral.
  2. Completa la sección de Identidad:
    • Nombre de la Aplicación — reemplaza "LeadHub" con el nombre de tu marca (ej., "Acme CRM"). Esto aparece en la barra superior, la página de inicio de sesión, los asuntos de email y los títulos de las pestañas del navegador.
    • Subir Logo — sube tu archivo de logo (se recomienda PNG o SVG, idealmente 300×80 píxeles). O pega una URL de una imagen de logo alojada en otro lugar.
    • Subir Favicon — el pequeño icono que aparece en las pestañas del navegador (32×32 píxeles, formato ICO o PNG).
  3. Completa la sección de Colores:
    • Color Primario — haz clic en el selector de color y elige el color principal de tu marca. Esto afecta botones, enlaces y elementos resaltados en todo el panel.
    • Color de Acento — un color secundario usado para resaltados e insignias.
  4. Completa la sección de Página de Inicio de Sesión:
    • Color de Fondo — el color detrás del formulario de inicio de sesión.
    • Subir Imagen de Fondo de Inicio de Sesión — opcionalmente sube una imagen de fondo de página completa para la pantalla de inicio de sesión (tamaño recomendado: 1920×1080 píxeles).
  5. Completa la sección de Marca de Email:
    • Nombre del Remitente del Email — el nombre que aparece en el campo "De" de los emails que envía LeadHub (ej., "Soporte Acme").
    • Dirección de Email del Remitente — la dirección de email desde la que se envían los correos salientes.
    • Texto de Pie de Página — texto que aparece al final de todos los emails salientes y formularios públicos (ej., "© 2026 Acme Corp. Todos los derechos reservados.").
  6. Haz clic en Guardar Marca.

Los cambios surten efecto inmediatamente para todos los usuarios en tu espacio de trabajo.

Paso 8 — Habilitar Funciones de IA (Opcional)​

LeadHub incluye funciones opcionales impulsadas por IA para enriquecimiento de leads, puntuación y resúmenes. Estas funciones requieren una clave API de OpenAI.

Qué hacen las funciones de IA​

  • Enriquecimiento de leads — completa automáticamente los detalles faltantes del lead (empresa, cargo, perfil de LinkedIn, industria) basándose en la dirección de email del lead
  • Asistencia en puntuación de leads — sugerencias asistidas por IA para la calidad del lead
  • Resúmenes de leads — genera un resumen en texto simple de la actividad y notas del lead

Cómo habilitar las funciones de IA​

  1. Primero, necesitas una clave API de OpenAI. Ve a platform.openai.com, regístrate o inicia sesión, ve a API Keys y crea una nueva clave.
  2. En tu instalación de LeadHub, abre el archivo .env (en la carpeta raíz de LeadHub — puede que necesites habilitar "Mostrar Archivos Ocultos" en el Administrador de Archivos de cPanel para verlo).
  3. Encuentra la línea OPENAI_API_KEY= y agrega tu clave después del signo de igual: 
    OPENAI_API_KEY=sk-xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
  4. Guarda el archivo.

Las funciones de IA estarán disponibles inmediatamente. Verás botones relacionados con IA en los registros individuales de leads.

Nota sobre el costo: OpenAI cobra por uso. Las funciones de enriquecimiento y resumen de leads hacen llamadas API a OpenAI cada vez que se usan. Los costos son típicamente muy pequeños (fracciones de centavo por lead) pero se acumularán con altos volúmenes. Monitorea tu panel de uso de OpenAI.

Paso 9 — Revisar Tu Dashboard e Informes​

Con tus primeros leads llegando, tu pipeline configurado y tu equipo invitado, explora el dashboard y los informes para entender cómo se ve todo.

Dashboard​

El Dashboard (la página de inicio del panel de administración) muestra:

  • Tarjetas de estadísticas — Total de Leads, Nuevos Hoy, Nuevos Esta Semana, Nuevos Este Mes, Tasa de Conversión, Activos en Pipeline y Tiempo Medio de Respuesta. Cada tarjeta muestra un indicador de tendencia (flecha arriba/abajo) comparando con el período anterior.
  • Gráfico de Leads a lo Largo del Tiempo — un gráfico de línea o barras que muestra el volumen de leads por día o semana.
  • Gráfico de Leads por Fuente — un desglose de qué fuentes de leads están entregando más leads.
  • Gráfico de Distribución del Pipeline — cuántos leads hay en cada etapa de tu pipeline.
  • Feed de Leads en Vivo — un feed en tiempo real de los leads más recientemente agregados.

Informes​

Haz clic en Informes en la barra lateral para acceder a análisis detallados:

  • Informe de Volumen de Leads — leads a lo largo del tiempo con filtrado por rango de fechas
  • Informe de Rendimiento de Fuentes — qué fuentes entregan más leads, mejores tasas de conversión y respuesta más rápida
  • Informe de Embudo del Pipeline — cuántos leads pasan por cada etapa y dónde ocurre la caída
  • Informe de Rendimiento de Agentes — cuántos leads maneja cada miembro del equipo, tiempos de respuesta y tasas de conversión
  • Informe de Tiempo de Respuesta — qué tan rápido se contacta a los leads después de llegar
  • Informe de Estadísticas de Automatización — cuántas veces se ha ejecutado cada automatización, tasas de éxito/fallo
  • Informe de Analítica de Formularios — tasas de envío, vistas y conversiones para cada formulario web
  • Registro de Auditoría — un registro completo de cada acción realizada en el sistema, por quién y cuándo

Paso 10 — Configurar Claves API (Si Es Necesario)​

Si quieres conectar LeadHub a una herramienta externa (como un sitio web personalizado, un CRM o una plataforma sin código como Zapier o Make), puedes crear una clave API para autorizar esas conexiones.

Cómo crear una clave API​

  1. Haz clic en Claves API en la barra lateral (o ve a Configuración → Claves API si aparece allí).

  2. Haz clic en "Nueva Clave API".

  3. Dale a la clave un nombre descriptivo (ej., "Integración con Sitio Web" o "Conexión Zapier").

  4. Elige los alcances (permisos) que esta clave debe tener. Los alcances controlan lo que la herramienta externa puede hacer:

    • read:leads — ver leads
    • write:leads — crear y actualizar leads
    • delete:leads — eliminar leads
    • read:pipelines — ver pipelines
    • write:pipelines — crear y actualizar pipelines
    • read:tags / write:tags — gestionar etiquetas
    • read:users / write:users / delete:users — gestionar usuarios
    • read:forms / write:forms / delete:forms — gestionar formularios
    • read:automations / write:automations / delete:automations — gestionar automatizaciones
    • read:integrations / write:integrations — gestionar integraciones

    Solo otorga los alcances que la herramienta externa realmente necesita.

  5. Opcionalmente establece una fecha de expiración para la clave (bueno para la seguridad — obliga a la renovación).

  6. Opcionalmente establece un límite de tasa (máximo de llamadas API por hora).

  7. Haz clic en Crear Clave.

Importante: La clave API completa (que comienza con lh_) se muestra solo una vez, inmediatamente después de la creación. Cópiala y guárdala en un lugar seguro (como un gestor de contraseñas). Si la pierdes, necesitarás crear una nueva clave — no hay forma de recuperar la original.

Usa la clave API en el encabezado Authorization de tus peticiones HTTP:

Authorization: Bearer lh_xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

La documentación completa de la API está disponible en la sección API de esta documentación.

Estás Listo​

Si has completado los pasos anteriores, LeadHub está completamente operativo. Aquí tienes un resumen de lo que deberías haber hecho:

  • Tarea cron configurada y ejecutándose cada minuto
  • Email configurado y email de prueba recibido
  • Primer pipeline creado con etapas
  • Primera fuente de leads conectada
  • Miembros del equipo invitados (si aplica)
  • Al menos una automatización creada (opcional pero recomendado)
  • Marca personalizada con tu logo y colores
  • Funciones de IA habilitadas (opcional)
  • Dashboard revisado y con buena apariencia
  • Claves API creadas (si conectas herramientas externas)

Desde aquí, explora el resto de la documentación para aprender sobre funciones avanzadas como reglas de puntuación de leads, informes programados, incrustación de formularios web, webhooks salientes y más.