Saldo de Permisos
La función de Saldo de Permisos en Concord CRM rastrea cuántos días de permiso tiene disponible cada empleado, cuántos ha usado y cuántos están pendientes en diferentes tipos de permiso. Los saldos de permisos se gestionan por empleado, por tipo de permiso y por año, dándole una imagen clara de las asignaciones de permisos en cualquier momento.
Conceptos Clave
- Tipo de Permiso: Una categoría de permiso (ej., Permiso Anual, Permiso por Enfermedad, Permiso Casual). Cada tipo define cuántos días por año se asignan.
- Saldo de Permisos: Un registro que rastrea la asignación de un empleado para un tipo de permiso en un año específico.
- Días Disponibles: El número de días que un empleado aún puede tomar, calculado como:
Total de Días + Días Arrastrados - Días Usados - Días Pendientes.
Ver Saldos de Permisos
Desde la Lista de Saldos de Permisos
- Navegue a HRM > Leave Balances en el menú de la barra lateral.
- La tabla muestra todos los registros de saldos de permisos con columnas para nombre del empleado, tipo de permiso, año, días totales, días usados, días pendientes, días disponibles y días arrastrados.
- Use filtros y búsqueda para reducir resultados por empleado o tipo de permiso.
Desde la Página de Detalle del Empleado
- Abra la página de detalle del empleado.
- Haga clic en la pestaña Leave Balances.
- Cada tipo de permiso se muestra como una tarjeta mostrando:
- Nombre del tipo de permiso y año
- Días totales, usados, pendientes, disponibles y arrastrados
- Una barra de progreso codificada por colores indicando el porcentaje de uso
Crear un Saldo de Permisos
Desde la Lista de Saldos de Permisos
- Navegue a HRM > Leave Balances.
- Haga clic en Create Leave Balance.
- Complete los campos requeridos:
- Empleado: Seleccione el empleado.
- Tipo de Permiso: Seleccione el tipo de permiso.
- Año: Ingrese el año (ej., 2026).
- Días Totales: El número total de días asignados para este tipo de permiso.
- Días Arrastrados (opcional): Días trasladados del año anterior.
- Haga clic en Create.
Desde la Página de Detalle del Empleado
- Abra la página de detalle del empleado.
- Vaya a la pestaña Leave Balances.
- Haga clic en Add Leave Balance (arriba a la derecha).
- Seleccione el tipo de permiso, año, días totales y opcionalmente días arrastrados.
- Haga clic en Create.
Cada empleado solo puede tener un saldo por tipo de permiso por año. Si ya existe un saldo para esa combinación, necesitará editar el registro existente en su lugar.
Entender los Campos del Saldo
| Campo | Descripción | ¿Editable? |
|---|---|---|
| Empleado | El empleado al que pertenece este saldo. | Solo al crear |
| Tipo de Permiso | El tipo de permiso (ej., Anual, Enfermedad). | Solo al crear |
| Año | El año calendario al que aplica este saldo. | Solo al crear |
| Días Totales | Días de permiso totales asignados para el año. | Sí |
| Días Usados | Días consumidos por solicitudes de permiso aprobadas. | Cálculo automático |
| Días Pendientes | Días reservados por solicitudes enviadas (aún no aprobadas). | Cálculo automático |
| Días Disponibles | Días que aún puede usar el empleado. | Cálculo automático |
| Días Arrastrados | Días trasladados del saldo no utilizado del año anterior. | Sí |
Cómo se Actualizan los Saldos Automáticamente
Los saldos de permisos se actualizan automáticamente cuando las solicitudes de permiso cambian de estado:
| Acción de la Solicitud | Efecto en el Saldo |
|---|---|
| Enviada | Los días pendientes aumentan por el número de días solicitados |
| Aprobada | Los días pendientes disminuyen, los días usados aumentan |
| Rechazada | Los días pendientes disminuyen (los días se liberan) |
| Cancelada | Si fue aprobada: los días usados disminuyen. Si estaba pendiente: los días pendientes disminuyen |
Los días disponibles se recalculan después de cada cambio usando la fórmula:
Días Disponibles = Días Totales + Días Arrastrados - Días Usados - Días Pendientes
Cuando un empleado envía una solicitud de permiso, el sistema verifica si hay saldo suficiente disponible. Si los días disponibles son menores que los días solicitados, la solicitud será rechazada con un mensaje de saldo insuficiente.
Arrastre
Al final de un año fiscal, los días de permiso no utilizados pueden arrastrarse al año siguiente. Esto se controla mediante la configuración del sistema y la configuración del tipo de permiso.
Configuración del Sistema
- Arrastre Habilitado: Activa/desactiva si se permite el arrastre a nivel del sistema.
- Máximo de Días de Arrastre: El número máximo de días que se pueden arrastrar (predeterminado: 10).
- Vencimiento del Arrastre: Número de meses después del inicio del nuevo año antes de que los días arrastrados venzan (predeterminado: 3 meses).
Configuración del Tipo de Permiso
Cada tipo de permiso puede controlar independientemente el arrastre:
- Arrastre Permitido: Si este tipo de permiso específico permite el arrastre.
- Límite de Arrastre: Un tope por tipo sobre cuántos días se pueden arrastrar (aplicado además del límite del sistema).
Cómo Funciona el Arrastre
- Al final del año fiscal, el sistema calcula los días restantes no utilizados para cada empleado y tipo de permiso.
- La cantidad de arrastre es el mínimo de:
- Días restantes no utilizados
- Máximo de días de arrastre del sistema
- Límite de arrastre del tipo de permiso (si está configurado)
- Se crea (o actualiza) un nuevo registro de saldo para el año siguiente con la cantidad arrastrada.
- Los días arrastrados vencen después del número configurado de meses. Una vez vencidos, ya no cuentan hacia los días disponibles.
Asignación Prorrateada para Nuevos Empleados
Cuando un nuevo empleado se incorpora a mitad de año, su asignación de permisos se prorratea automáticamente según su fecha de ingreso.
Ejemplo: Si un empleado se incorpora el 1 de julio y el tipo de permiso asigna 24 días por año:
- Meses restantes en el año fiscal: 6
- Asignación prorrateada:
(24 / 12) * 6 = 12 días
El sistema considera el mes de inicio del año fiscal configurado al calcular la cantidad prorrateada.
Vista del Portal del Empleado
Los empleados que inician sesión en el Portal del Empleado pueden ver sus propios saldos de permisos desde la pestaña Leave Balances en su perfil. La columna de empleado está oculta en esta vista ya que están viendo sus propios datos. Los empleados no pueden crear ni modificar saldos de permisos; solo administradores y gerentes de RRHH pueden gestionar las asignaciones.
Flujos de Trabajo Comunes
Configurar Saldos de Permisos para un Nuevo Año
- Navegue a HRM > Leave Balances.
- Cree un nuevo saldo para cada combinación de empleado y tipo de permiso para el nuevo año.
- Establezca los Días Totales según la asignación anual del tipo de permiso.
- Si el arrastre está habilitado, el sistema completará automáticamente los Días Arrastrados del saldo no utilizado del año anterior.
Ajustar el Saldo de Permisos de un Empleado
- Abra el registro de saldo de permisos (desde la lista o la página de detalle del empleado).
- Haga clic para editar el registro.
- Modifique los Días Totales o Días Arrastrados según sea necesario.
- Los Días Disponibles se recalcularán automáticamente.
Verificar si un Empleado Tiene Permisos Suficientes
- Abra la página de detalle del empleado.
- Vaya a la pestaña Leave Balances.
- Encuentre el tipo de permiso relevante para el año actual.
- Verifique el valor de Días Disponibles. Este es el número de días que el empleado aún puede solicitar.
Solución de Problemas
"Saldo de permisos insuficiente" al enviar una solicitud
El empleado no tiene suficientes días disponibles para el tipo de permiso y año solicitados. Verifique el saldo de permisos y:
- Reduzca el número de días solicitados, o
- Pida a un administrador que aumente la asignación de Días Totales.
El saldo de permisos muestra días disponibles incorrectos
Los días disponibles se calculan como Días Totales + Días Arrastrados - Días Usados - Días Pendientes. Si el número parece incorrecto:
- Verifique si hay solicitudes de permiso pendientes que hayan reservado días.
- Verifique si una solicitud cancelada no se reflejó correctamente (los días usados o pendientes no disminuyeron).
- Verifique que los valores de Días Totales y Días Arrastrados sean correctos.
No existe saldo de permisos para un empleado
Los saldos de permisos deben crearse para cada empleado, tipo de permiso y año. Si un empleado no tiene saldo:
- Cree uno manualmente desde HRM > Leave Balances o desde la página de detalle del empleado.
- Para nuevos empleados, los saldos pueden asignarse automáticamente con días prorrateados cuando se crea el registro del empleado (si los tipos de permiso están configurados).
Los días arrastrados no aparecen
- Asegúrese de que Arrastre Habilitado esté activado en la configuración del sistema.
- Verifique que el tipo de permiso específico tenga Arrastre Permitido habilitado.
- Compruebe que el saldo del año anterior tenía días no utilizados restantes.
- El proceso de arrastre se ejecuta al final del año fiscal; puede que aún no se haya ejecutado.