Ejecuciones de Nómina

Una ejecución de nómina representa un único ciclo de nómina para un período específico — normalmente un mes. Reúne a todos los empleados activos, incorpora sus estructuras salariales y datos de asistencia, calcula su pago y produce entradas individuales de nómina mostrando el salario bruto, deducciones, impuestos y salario neto de cada empleado.

Flujo de Trabajo de la Ejecución de Nómina

Cada ejecución de nómina pasa por un conjunto definido de estados:

Borrador  ->  Procesando  ->  Completada  ->  Aprobada  ->  Pagada

Estado	Insignia	Significado
Borrador	Gris	La ejecución ha sido creada pero aún no procesada. Puede editar el nombre, período y notas.
Procesando	Azul	El sistema está calculando la nómina para todos los empleados elegibles. Este estado se establece automáticamente.
Completada	Amarillo	Todos los cálculos están listos. Revise los resultados antes de aprobar.
Aprobada	Verde	Un gerente ha revisado y aprobado la nómina. Ahora se pueden generar los recibos.
Pagada	Púrpura	El pago ha sido desembolsado y la ejecución está finalizada.

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Cada transición de estado solo puede avanzar — no puede revertir una ejecución aprobada a completada, por ejemplo. Esto asegura una pista de auditoría confiable.

Crear una Ejecución de Nómina

1. Navegue a HRM > Payroll Runs en la barra lateral.
2. Haga clic en Create Payroll Run.
3. Complete el formulario:

Campo	Requerido	Descripción
Nombre	Sí	Un nombre descriptivo para este ciclo (ej., "Nómina Febrero 2026")
Número de Referencia	Sí	Un identificador único (ej., "PR-2026-02"). Debe ser único entre todas las ejecuciones.
Inicio del Período	Sí	El primer día del período de pago
Fin del Período	Sí	El último día del período. Debe ser en o después de la fecha de inicio.
Notas	No	Notas opcionales sobre esta ejecución

4. Haga clic en Create.

La ejecución se crea en estado Borrador con totales en cero. Ningún cálculo sucede aún — eso ocurre cuando procesa la nómina.

Procesar una Ejecución de Nómina

El procesamiento es donde el sistema hace el trabajo pesado. Calcula el pago de cada empleado elegible basándose en su estructura salarial y asistencia durante el período.

Cómo Procesar

1. Abra la ejecución de nómina (o encuéntrela en la lista).
2. Haga clic en la acción Process Payroll.
3. Confirme la acción. El sistema comenzará a procesar.

Qué Sucede Durante el Procesamiento

Para cada empleado elegible, el sistema:

1. Obtiene la estructura salarial activa del empleado — incluyendo salario base y todos los componentes asignados.
2. Calcula la asistencia del período:
   • Días laborables — Total de días entre semana menos los días de descanso configurados (ej., sábado y domingo).
   • Días presentes — Días marcados como presente en registros de asistencia.
   • Días ausentes — Días marcados como ausente.
   • Días de permiso — Días de permiso pagado aprobados dentro del período.
   • Horas extra — Total de horas extra de registros de asistencia.
3. Calcula el salario base prorrateado según asistencia:
   • Por defecto, la tarifa diaria se calcula y multiplica por el número de días presentes.
   • Los empleados presentes todos los días laborables reciben su salario base completo.
   • Los empleados que faltaron días reciben un monto proporcionalmente reducido.
4. Calcula las asignaciones — Cada componente de asignación se calcula según su tipo (monto fijo o porcentaje del salario base).
5. Calcula el pago de horas extra — Si están habilitadas, la tarifa por hora se multiplica por las horas extra y el multiplicador configurado (predeterminado: 1.5x).
6. Suma el salario bruto — Salario base + asignaciones + pago de horas extra.
7. Calcula las deducciones — Cada componente de deducción activo se calcula. Los componentes marcados como "no deducibles" se omiten.
8. Calcula los impuestos — Cada componente de impuesto se calcula como porcentaje del salario bruto o monto fijo.
9. Calcula el salario neto — Salario bruto menos deducciones menos impuestos.
10. Crea una entrada de nómina para el empleado con todos los datos calculados.

Después de procesar todos los empleados, los totales de la ejecución (total empleados, total bruto, total deducciones, total impuestos, total neto) se recalculan de las entradas individuales.

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Solo los empleados activos que se hayan incorporado en o antes de la fecha de fin del período y tengan una estructura salarial activa se incluyen en la ejecución. Los empleados sin estructura salarial se omiten.

Errores de Procesamiento

Si ocurre un error al procesar un empleado específico (por ejemplo, estructura salarial faltante), el sistema registra el error, omite ese empleado y continúa con el resto. Después del procesamiento:

• Si todos los empleados se procesaron exitosamente, el estado cambia automáticamente a Completada.
• Si algunos empleados tuvieron errores, la ejecución permanece en estado Procesando para que pueda revisar y resolver los problemas. Use la acción Mark as Completed para moverla manualmente a Completada cuando esté satisfecho.

Quién Puede Procesar la Nómina

Usuarios con el permiso Process Payroll.

Revisar Entradas de Nómina

Después del procesamiento, cada empleado tiene una entrada de nómina dentro de la ejecución. Para revisar:

1. Abra la página de detalle de la ejecución.
2. La tabla de entradas muestra cada empleado con:
   • Días laborables y días presentes
   • Salario bruto
   • Salario neto
   • Si se ha generado un recibo
3. Haga clic en una entrada para ver el desglose completo incluyendo:
   • Detalles de asistencia (días laborables, presentes, ausentes, permisos, horas extra)
   • Cálculo del salario base
   • Asignaciones individuales con montos
   • Deducciones individuales con montos
   • Impuestos individuales con montos
   • Totales de salario bruto y neto

Revise los números para asegurarse de que sean correctos antes de aprobar.

Aprobar una Ejecución de Nómina

Una vez que haya revisado las entradas y confirmado que los cálculos son precisos:

1. Haga clic en la acción Approve Payroll en la ejecución.
2. Opcionalmente añada notas de aprobación explicando observaciones o ajustes.
3. Confirme la acción.

El estado cambia a Aprobada, y el sistema registra quién aprobó y cuándo. Esta información es visible en la página de detalle.

Quién Puede Aprobar la Nómina

Usuarios con el permiso Approve Payroll. Normalmente, esta es una persona diferente de quien procesó la nómina, para mantener una separación de funciones.

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Aprobar una ejecución de nómina es una acción significativa — confirma que los montos calculados son correctos y están listos para el pago. Revise las entradas cuidadosamente antes de aprobar.

Generar Recibos de Nómina

Después de que una ejecución se completa o aprueba, puede generar recibos para todos los empleados en un solo paso:

1. Haga clic en la acción Generate Payslips en la ejecución.
2. Configure las opciones:
   • Regenerar existentes — Marque si ya se generaron recibos y desea recrearlos (por ejemplo, después de corregir una entrada). Los recibos existentes serán reemplazados.
   • Enviar notificaciones — Marque para enviar por email a cada empleado una notificación de que su recibo está disponible. Habilitado por defecto.
3. Confirme la acción.

El sistema crea un registro de recibo y genera un documento PDF para cada entrada de nómina. Vea la página de Recibos de Nómina para detalles completos sobre gestión, finalización y envío de recibos.

Quién Puede Generar Recibos

Usuarios con el permiso Generate Payslips.

Marcar como Pagada

Después de que se hayan generado los recibos y el pago se haya desembolsado a través de su sistema bancario o de pagos, actualice la ejecución para reflejar esto:

1. Abra la ejecución de nómina.
2. Establezca la Fecha de Pago a la fecha en que se realizó el pago.
3. El estado cambia a Pagada.

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El sistema no procesa transferencias bancarias o pagos reales. El estado Pagada es un paso de registro para indicar que el pago fue manejado fuera del sistema.

Eliminar una Ejecución de Nómina

Solo las ejecuciones en estado Borrador pueden eliminarse. Una vez que se ha procesado, no puede eliminarse — esto protege la integridad de su historial de nómina.

Notificaciones

Cuando una ejecución se procesa exitosamente y se completa, el sistema envía una notificación a:

• Usuarios configurados como destinatarios de notificaciones de nómina en los Ajustes, o
• Usuarios con roles de administrador o gerente de RRHH (si no se configuran destinatarios específicos)

La notificación les informa que la nómina está lista para revisión y aprobación.

Filtrado y Vistas

La lista de Ejecuciones de Nómina incluye cinco vistas pre-construidas:

Vista	Descripción
Todas las Ejecuciones	Muestra todas las ejecuciones
Borrador	Muestra solo ejecuciones en borrador
Completadas	Muestra ejecuciones pendientes de aprobación
Aprobadas	Muestra ejecuciones aprobadas
Pagadas	Muestra ejecuciones pagadas (finalizadas)

Filtros adicionales están disponibles para nombre, número de referencia, fechas del período, estado y fecha de pago.