Hojas de Tiempo
Las Hojas de Tiempo permiten a empleados y gerentes rastrear las horas de trabajo semanalmente. Cada hoja de tiempo cubre una semana específica y contiene entradas de tiempo individuales que registran en qué se trabajó, por cuánto tiempo y si el tiempo es facturable o extra. Las hojas de tiempo siguen un flujo de aprobación — se crean como borradores, se envían para revisión y luego son aprobadas o rechazadas por un gerente.
Crear Hojas de Tiempo
Una hoja de tiempo representa una sola semana de trabajo para un empleado. Se define por una fecha de inicio de semana y una fecha de fin de semana, y todas las entradas de tiempo dentro de ella deben estar dentro de ese rango.
Desde la Lista de Hojas de Tiempo
- Navegue a HRM > Timesheets en la barra lateral.
- Haga clic en Create Timesheet.
- Complete el formulario:
- Empleado — Seleccione el empleado al que pertenece esta hoja de tiempo.
- Fecha de Inicio de Semana — El lunes (o primer día) de la semana.
- Fecha de Fin de Semana — El domingo (o último día) de la semana. Debe ser en o después de la fecha de inicio.
- Estado — Por defecto Borrador. Los administradores pueden establecerlo directamente; los empleados no.
- Notas — Notas opcionales sobre la semana.
- Haga clic en Create.
La hoja de tiempo se crea con cero horas. Luego agrega entradas de tiempo individuales para registrar el trabajo real.
Desde la Página de Detalle del Empleado
- Abra la página de detalle del empleado.
- Vaya a la pestaña Timesheets.
- Haga clic en Create Timesheet y complete las fechas de la semana y notas.
Usando la Acción Registrar Tiempo
La acción Log Time proporciona un atajo que crea una hoja de tiempo y una entrada de tiempo en un solo paso:
- Desde la lista de Hojas de Tiempo o la página de detalle del empleado, haga clic en Log Time.
- Complete los detalles de la entrada (fecha, tarea, horas, etc.).
- El sistema encuentra o crea automáticamente una hoja de tiempo borrador para la semana que contiene la fecha seleccionada, luego agrega la entrada.
Esta es la forma más rápida de registrar tiempo — no necesita crear la hoja de tiempo primero.
Cada empleado solo puede tener una hoja de tiempo por semana. Si ya existe una hoja de tiempo para ese empleado y semana, la acción Registrar Tiempo agrega la entrada a la hoja existente en lugar de crear un duplicado.
Portal del Empleado
Cuando un empleado inicia sesión a través del Portal del Empleado:
- El campo Empleado está oculto — el sistema asigna automáticamente la hoja de tiempo al empleado que ha iniciado sesión.
- El campo Estado está oculto — las hojas de tiempo siempre comienzan como Borrador.
- Los empleados pueden crear hojas de tiempo y registrar entradas de tiempo para sus propios registros.
Registrar Entradas de Tiempo
Las entradas de tiempo son los elementos individuales dentro de una hoja de tiempo. Cada entrada registra un bloque específico de trabajo.
Agregar una Entrada desde la Página de Detalle de la Hoja de Tiempo
- Abra una hoja de tiempo (haga clic en ella desde la lista).
- En la sección Time Entries, haga clic en Add Entry.
- Complete el formulario de entrada:
| Campo | Requerido | Descripción |
|---|---|---|
| Fecha | S í | La fecha en que se realizó el trabajo. Por defecto, hoy. |
| Nombre de Tarea | No | Un nombre breve para la tarea (ej., "Integración API", "Corrección bug #123"). |
| Proyecto | No | Vincular la entrada a un proyecto, si aplica. |
| Descripción | No | Descripción detallada del trabajo realizado. |
| Hora de Inicio | Sí | Cuándo comenzó a trabajar en esta tarea. |
| Hora de Fin | Sí | Cuándo terminó. Debe ser posterior a la hora de inicio. |
| Facturable | No | Si este tiempo puede facturarse a un cliente. Por defecto marcado. |
| Horas Extra | No | Si es trabajo de horas extra. Por defecto desmarcado. |
| Notas | No | Notas o comentarios adicionales. |
- Haga clic en Create.
Las Horas se calculan automáticamente a partir de las horas de inicio y fin. Después de agregar una entrada, las horas totales, facturables y extra de la hoja de tiempo se recalculan.
Editar una Entrada
- En la página de detalle de la hoja de tiempo, encuentre la entrada en la tabla de Entradas de Tiempo.
- Haga clic en el menú de acciones (tres puntos) en la fila de la entrada.
- Seleccione Edit.
- Modifique los campos y haga clic en Save.
Eliminar una Entrada
- Haga clic en el menú de acciones en la fila de la entrada.
- Seleccione Delete y confirme.
Los totales de la hoja de tiempo se recalculan después de cada adición, edición o eliminación.
Las entradas de tiempo solo pueden agregarse, editarse o eliminarse cuando la hoja de tiempo está en estado Borrador. Una vez que se envía una hoja de tiempo, sus entradas se bloquean.
Tabla de Entradas de Tiempo
La tabla de entradas en la página de detalle de la hoja de tiempo muestra:
| Columna | Descripción |
|---|---|
| Fecha | La fecha de la entrada |
| Nombre de Tarea | Nombre de tarea y vista previa de descripción |
| Proyecto | Nombre del proyecto asociado (si hay) |
| Horas | Total de horas con hora inicio/fin mostrada debajo |
| Facturable | Icono de marca o cruz |
| Horas Extra | Icono de marca o cruz |
| Acciones | Opciones de editar y eliminar (solo en estado Borrador) |
Las entradas están ordenadas por fecha y hora de inicio en orden ascendente.
Flujo de Enviar / Aprobar / Rechazar
Las hojas de tiempo siguen un flujo de cuatro estados que controla qué acciones están disponibles en cada etapa.
Diagrama del Flujo
Borrador -> Enviada -> Aprobada
-> Rechazada -> (editar y reenviar como nueva)
Definiciones de Estado
| Estado | Insignia | Descripción |
|---|---|---|
| Borrador | Gris | La hoja de tiempo se está preparando. Las entradas pueden agregarse, editarse o eliminarse. |
| Enviada | Amarillo | La hoja de tiempo se ha enviado para aprobación. Las entradas están bloqueadas. |
| Aprobada | Verde | Un gerente ha aprobado la hoja de tiempo. No son posibles más cambios. |
| Rechazada | Rojo | Un gerente ha rechazado la hoja de tiempo con un motivo. |
Enviar una Hoja de Tiempo
- Asegúrese de que todas las entradas de tiempo estén completas y precisas.
- Haga clic en la acción Submit Timesheet (disponible en línea en la lista o página de detalle).
- El estado de la hoja de tiempo cambia de Borrador a Enviada.
Antes del envío, el sistema recalcula todos los totales (horas totales, horas facturables, horas extra) de las entradas para asegurar su precisión.
Quién puede enviar:
- El empleado que creó la hoja de tiempo (con permiso "Edit Own Timesheets")
- Usuarios con el permiso "Submit Timesheets"
Solo las hojas de tiempo en estado Borrador pueden enviarse. La acción Enviar no aparecerá en hojas de tiempo ya enviadas, aprobadas o rechazadas.
Aprobar una Hoja de Tiempo
- Desde la lista de Hojas de Tiempo, cambie a la vista Submitted para ver las hojas pendientes de aprobación.
- Haga clic en la acción Approve Timesheet en la hoja de tiempo.
- La hoja se marca como Aprobada. El nombre del aprobador y la marca de tiempo se registran.
Quién puede aprobar:
- Usuarios con el permiso "Approve Timesheets" (normalmente gerentes o personal de RRHH)
Rechazar una Hoja de Tiempo
- Desde la lista de Hojas de Tiempo, encuentre la hoja enviada.
- Haga clic en la acción Reject Timesheet.
- Ingrese un motivo de rechazo (obligatorio) explicando qué necesita corregirse.
- Haga clic en confirmar. La hoja se marca como Rechazada.
El motivo de rechazo es visible para el empleado en la página de detalle de la hoja y en la pestaña Hojas de Tiempo de su perfil.
Quién puede rechazar:
- Usuarios con el permiso "Approve Timesheets" (el mismo permiso gobierna tanto aprobar como rechazar)
Acciones Masivas
Las acciones de Enviar, Aprobar y Rechazar admiten operaciones masivas. Seleccione múltiples hojas de la lista y aplique la acción a todas a la vez. El sistema procesa solo las hojas que están en el estado correcto — por ejemplo, Enviar masivo solo afecta hojas en Borrador y omite las ya enviadas.
Recordatorios de Hojas de Tiempo
El sistema puede enviar automáticamente recordatorios por correo electrónico a empleados que no han enviado sus hojas de tiempo de la semana actual. Esto funciona mediante el comando programado hrm:send-timesheet-reminders, que:
- Verifica todos los empleados activos por días pendientes de hoja de tiempo en la semana actual
- Envía una notificación a empleados que tienen días sin enviar
- El recordatorio incluye el número de días pendientes y la fecha de fin de semana
Horas Facturables y Horas Extra
Cada entrada de tiempo puede marcarse como facturable, extra o ambas. Estas marcas se rastrean a nivel de entrada y se agregan en la hoja de tiempo.
Horas Facturables
Las horas facturables representan tiempo que puede cobrarse a un cliente o proyecto. Al crear o editar una entrada de tiempo:
- La casilla Facturable está habilitada por defecto.
- Desmárquela para trabajo interno, reuniones u otras actividades no facturables.
El campo Horas Facturables de la hoja muestra la suma de horas de todas las entradas marcadas como facturables.
Horas Extra
Las horas extra representan trabajo realizado fuera del horario normal. Al crear o editar una entrada de tiempo:
- La casilla Horas Extra está desmarcada por defecto.
- Márquela para señalar la entrada como trabajo extra.
El campo Horas Extra de la hoja muestra la suma de horas de todas las entradas marcadas como extra.
Cómo se Calculan los Totales
Los totales de la hoja se recalculan automáticamente cuando se agregan, actualizan o eliminan entradas:
| Campo de la Hoja | Cálculo |
|---|---|
| Horas Totales | Suma de hours de todas las entradas |
| Horas Facturables | Suma de hours de entradas donde Facturable está marcado |
| Horas Extra | Suma de hours de entradas donde Horas Extra está marcado |
Estos totales también se recalculan cuando se envía una hoja, asegurando que el resumen sea preciso antes de llegar al aprobador.
Seguimiento de Proyectos
Las entradas de tiempo pueden vincularse opcionalmente a un Proyecto. Esto le permite:
- Rastrear cuántas horas se dedican a cada proyecto
- Ver un desglose de tiempo facturable vs. no facturable por proyecto
- Vincular datos de hojas de tiempo a presupuestos e informes de proyectos
Ver Horas desde el Perfil del Empleado
En la página de detalle del empleado, la pestaña Timesheets muestra todas las hojas como tarjetas mostrando:
- Rango de fechas de la semana e insignia de estado
- Horas totales, facturables y extra
- Notas y motivo de rechazo (si fue rechazada)
- Acciones en línea (Enviar, Aprobar, Rechazar, Eliminar) según el estado de la hoja y permisos del usuario
Use el filtro desplegable de estado y la casilla de búsqueda para encontrar hojas específicas.
Filtrado y Vistas Guardadas
La página de lista de Hojas de Tiempo incluye cuatro vistas pre-construidas:
| Vista | Descripción |
|---|---|
| Todas las Hojas de Tiempo | Muestra todas las hojas independientemente del estado |
| Borrador | Muestra solo hojas en borrador |
| Enviadas | Muestra hojas pendientes de aprobación |
| Aprobadas | Muestra hojas aprobadas |
Filtros adicionales están disponibles en el panel de filtros:
- Estado — Filtrar por Borrador, Enviada, Aprobada o Rechazada
- Fecha de Inicio de Semana — Filtrar por rango de fechas
- Fecha de Fin de Semana — Filtrar por rango de fechas
- Horas Totales — Filtrar por horas trabajadas
- Horas Facturables — Filtrar por horas facturables