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Solicitudes de Permiso

Las Solicitudes de Permiso son el núcleo del flujo de trabajo de gestión de permisos. Los empleados envían solicitudes de tiempo libre, que luego pasan por un proceso de aprobación. El sistema rastrea el ciclo de vida completo desde el envío hasta la aprobación o rechazo, con actualizaciones automáticas del saldo en cada paso.

Enviar una Solicitud de Permiso​

Como Empleado (Portal)​

  1. Navegue a Leave Requests desde la barra lateral.
  2. Haga clic en Create.
  3. Seleccione el Tipo de Permiso.
  4. Ingrese la Fecha de Inicio y Fecha de Fin.
  5. Ingrese el número de Días (admite incrementos de medio día, ej., 0.5, 1.5).
  6. Opcionalmente añada un Motivo.
  7. Haga clic en Save.

El campo Empleado se establece automáticamente al empleado que ha iniciado sesión — no aparece en el formulario.

Como Administrador​

Los administradores ven el mismo formulario, pero con un campo adicional de Empleado para seleccionar para qué empleado es la solicitud. También pueden completar el campo Notas del Administrador (oculto para empleados).

Desde la Vista Detallada del Empleado​

Los administradores pueden crear solicitudes de permiso directamente desde la página de detalle de un empleado usando la acción Create Leave Request. El empleado se pre-llena, y un interruptor adicional Es Medio Día está disponible por conveniencia.

Reglas de Validación​

El sistema aplica varias reglas de validación al enviar o editar una solicitud de permiso:

Validación de Días​

El número de días debe coincidir con el rango de fechas:

  • Días completos: Los días deben ser iguales a end_date - start_date + 1
  • Medios días: Los días deben ser iguales a (end_date - start_date + 1) * 0.5

Cualquier otro valor se rechaza con un mensaje de error.

Detección de Superposición​

El sistema verifica solicitudes de permiso superpuestas para el mismo empleado. Una solicitud se bloquea si su rango de fechas se superpone con cualquier solicitud aprobada o pendiente existente.

Dos rangos de fechas se superponen si: start_date_1 <= end_date_2 AND start_date_2 <= end_date_1

Al editar una solicitud existente, la verificación de superposición excluye el registro actual.

Estados de las Solicitudes​

EstadoInsigniaDescripción
PendienteAmarilloEn espera de aprobación. El saldo se reserva en pending_days.
AprobadaVerdeAprobada por un gerente. Los días se mueven de pending_days a used_days.
RechazadaRojoRechazada por un gerente. Los días se eliminan de pending_days.
CanceladaGrisCancelada por el empleado o administrador. Los días se restauran.

Flujo de Aprobación​

Flujo Estándar​

El empleado envía la solicitud
         |
   Estado: Pendiente
  (pending_days aumenta)
         |
  El gerente revisa la solicitud
         |
+--- Aprobar ---> Estado: Aprobada
|                 (pending_days -> used_days)
|                 Empleado notificado
|
+--- Rechazar ---> Estado: Rechazada
|                 (pending_days eliminado)
|                 Motivo de rechazo registrado
|                 Empleado notificado
|
+--- (Empleado) Cancelar --> Estado: Cancelada
                           (pending_days eliminado)

Flujo de Aprobación Automática​

Para tipos de permiso configurados para aprobación automática (en Settings > Leave Management):

El empleado envía la solicitud
         |
El observador detecta configuración de aprobación automática
         |
Estado: Aprobada inmediatamente
(used_days aumenta)
No se envía notificación al gerente

Configuración del Flujo de Aprobación​

Navegue a Settings > HRM Configuration > Leave Management para configurar el flujo:

AjusteOpcionesPredeterminado
Flujo de AprobaciónNivel Único / Múltiples Niveles / Aprobación AutoNivel Único
Tipos con Aprobación AutomáticaSeleccione tipos de permiso específicosNinguno

Aprobar una Solicitud de Permiso​

Requiere el permiso approve leave requests.

  1. Navegue a Leave Requests o abra desde la tarjeta del panel de solicitudes pendientes.
  2. Seleccione una o más solicitudes pendientes.
  3. Haga clic en la acción Approve.
  4. Opcionalmente añada Notas del Administrador.
  5. Confirme.

Qué sucede:

  • El estado cambia a Aprobada
  • approved_by se establece al usuario actual
  • approved_at se establece a la marca de tiempo actual
  • Saldo de permisos: pending_days disminuye, used_days aumenta
  • El empleado recibe una notificación

Rechazar una Solicitud de Permiso​

Requiere el permiso approve leave requests.

  1. Seleccione una o más solicitudes pendientes.
  2. Haga clic en la acción Reject.
  3. Ingrese un Motivo de Rechazo (obligatorio).
  4. Opcionalmente añada Notas del Administrador.
  5. Confirme.

Qué sucede:

  • El estado cambia a Rechazada
  • rejection_reason se registra y es visible para el empleado
  • Saldo de permisos: pending_days disminuye
  • El empleado recibe una notificación

Cancelar una Solicitud de Permiso​

Requiere el permiso cancel leave requests. Tanto empleados como administradores pueden cancelar solicitudes.

  1. Seleccione una solicitud pendiente o aprobada.
  2. Haga clic en la acción Cancel.
  3. Confirme.

Qué sucede:

  • El estado cambia a Cancelada
  • Si la solicitud estaba pendiente: pending_days disminuye
  • Si la solicitud estaba aprobada: used_days disminuye (los días se devuelven)
info

Solo las solicitudes pendientes y aprobadas pueden cancelarse. Las solicitudes rechazadas y ya canceladas no pueden cancelarse.

Vistas de Tabla​

La lista de solicitudes de permiso incluye cuatro vistas preconfiguradas:

VistaFiltro
Todas las SolicitudesSin filtro
Solicitudes PendientesEstado = Pendiente
Solicitudes AprobadasEstado = Aprobada
Solicitudes RechazadasEstado = Rechazada

Filtros Disponibles​

  • Estado — Pendiente, Aprobada, Rechazada, Cancelada
  • Fecha de Inicio — rango de fechas
  • Fecha de Fin — rango de fechas
  • Días — rango numérico

Notificaciones​

El sistema envía notificaciones por correo electrónico en puntos clave del ciclo de vida de la solicitud:

Cuando se Envía una Solicitud​

Se envía una notificación a todos los usuarios que tienen el permiso approve leave requests. El correo incluye:

  • Nombre y email del empleado
  • Tipo de permiso, fechas de inicio/fin, total de días
  • Motivo (si se proporcionó)
  • Enlace para ver la solicitud

Cuando Cambia el Estado de una Solicitud​

El empleado recibe una notificación cuando su solicitud es aprobada, rechazada o cancelada. El correo incluye:

  • Tipo de permiso, fechas y total de días
  • Nuevo estado
  • Motivo de rechazo (si fue rechazada)
  • Nombre del aprobador
  • Enlace para ver la solicitud

Las plantillas de correo se pueden personalizar desde Settings > Email Accounts > Templates.

Tarjetas del Panel​

El sistema de gestión de permisos proporciona tres tarjetas de panel:

TarjetaTipoDescripción
Solicitudes por EstadoGráfico circularDistribución de solicitudes por estados
Solicitudes por TipoGráfico de barrasConteo de solicitudes agrupadas por tipo de permiso
Solicitudes PendientesTablaÚltimas 15 solicitudes pendientes que requieren acción

Flujo de Aprobación y Rechazo​

El flujo de aprobación de permisos controla cómo las solicitudes pasan del envío a la resolución. El módulo HRM admite tres modos de flujo, configurables desde la página de ajustes.

Modos de Flujo​

Configure el modo de flujo en Settings > HRM Configuration > Leave Management.

Nivel Único (Predeterminado)​

El flujo más simple. Un usuario autorizado revisa y aprueba o rechaza la solicitud.

Empleado -> Envía -> Gerente/RRHH Aprueba o Rechaza -> Listo

Cualquier usuario con el permiso approve leave requests puede aprobar o rechazar solicitudes.

Múltiples Niveles​

Las solicitudes pasan por múltiples etapas de aprobación. Esto es adecuado para organizaciones que requieren tanto la aprobación del gerente directo como la del departamento de RRHH.

Empleado -> Envía -> Gerente Aprueba -> RRHH Aprueba -> Listo

Aprobación Automática​

Todas las solicitudes de permiso se aprueban automáticamente al enviarlas. No se necesita revisión humana.

Empleado -> Envía -> Aprobada Automáticamente -> Listo

tip

Puede combinar los modos de flujo con la configuración de Auto-Approve Leave Types para aprobar automáticamente tipos específicos (ej., Trabajo desde Casa) mientras requiere aprobación para otros (ej., Permiso Anual).

Aprobación Automática para Tipos Específicos​

En lugar de aprobar automáticamente todas las solicitudes, puede seleccionar tipos específicos que omitan la aprobación:

  1. Vaya a Settings > HRM Configuration > Leave Management.
  2. En Auto-Approve Leave Types, seleccione los tipos (ej., Trabajo desde Casa, Compensatorio).
  3. Guarde.

Cuando un empleado envía una solicitud para un tipo de permiso con aprobación automática:

  • El estado se establece inmediatamente como Aprobada.
  • El saldo de permisos se actualiza (used_days aumenta directamente, sin paso por pending_days).
  • No se envía notificación a los gerentes.
  • El empleado no recibe notificación de aprobación (ya que es instantánea).

Las solicitudes para tipos sin aprobación automática siguen el flujo estándar independientemente de esta configuración.

Actualizaciones de Saldo por Acción​

AcciónDías PendientesDías UsadosDías Disponibles
Enviar solicitud+días—disminuye
Aprobar solicitud-días+díassin cambio
Rechazar solicitud-días—aumenta
Cancelar (estaba pendiente)-días—aumenta
Cancelar (estaba aprobada)—-díasaumenta

Quién Puede Aprobar​

Las acciones de aprobación están controladas por el permiso approve leave requests. Este permiso debe otorgarse explícitamente a un rol — no está incluido en el rol Employee predeterminado.

Roles típicos que deberían tener este permiso:

  • Gerente de RRHH
  • Jefe de Departamento
  • Líder de Equipo
  • Cualquier rol de administrador

Los super administradores siempre pueden aprobar solicitudes (omitido mediante Gate::before).

Motivos de Rechazo​

Al rechazar una solicitud de permiso, se requiere un Motivo de Rechazo. Este motivo:

  • Se almacena en el registro de la solicitud
  • Es visible para el empleado en su vista detallada de solicitudes
  • Se incluye en el correo de notificación de cambio de estado

Los administradores también pueden añadir Notas del Administrador durante la aprobación o rechazo. Las notas del administrador solo son visibles para otros administradores, nunca para el empleado.

Cancelar una Solicitud de Permiso​

Los empleados y administradores pueden cancelar solicitudes de permiso que estén en estado Pendiente o Aprobada. La cancelación restaura los días consumidos o reservados al saldo del empleado.

Quién Puede Cancelar​

La cancelación requiere el permiso cancel leave requests. Por defecto, los empleados tienen este permiso y pueden cancelar sus propias solicitudes.

UsuarioPuede Cancelar PropiasPuede Cancelar de Otros
EmpleadoSí (con permiso)No (el alcance de datos impide ver a otros)
AdministradorSíSí (si tiene el permiso)
Super AdminSíSí (omite todas las verificaciones)

Cómo Cancelar​

  1. Navegue a Leave Requests.
  2. Encuentre la solicitud a cancelar (debe estar Pendiente o Aprobada).
  3. Haga clic en la acción Cancel Leave (mostrada en línea en la columna de acciones).
  4. Confirme la cancelación.

Qué Sucede al Cancelar​

Cancelar una Solicitud Pendiente​

Antes: pending_days = 5, used_days = 10, available_days = 3 Cancelar solicitud pendiente de 2 días Después: pending_days = 3, used_days = 10, available_days = 5

  • pending_days disminuye por los días de la solicitud
  • available_days aumenta correspondientemente
  • El estado de la solicitud cambia a Cancelada

Cancelar una Solicitud Aprobada​

Antes: pending_days = 3, used_days = 12, available_days = 3 Cancelar solicitud aprobada de 2 días Después: pending_days = 3, used_days = 10, available_days = 5

  • used_days disminuye por los días de la solicitud
  • available_days aumenta correspondientemente
  • El estado de la solicitud cambia a Cancelada

Restricciones​

  • Las solicitudes rechazadas no pueden cancelarse (ya están resueltas).
  • Las solicitudes ya canceladas no pueden cancelarse de nuevo.
  • El botón de Cancelar solo aparece para solicitudes en estado Pendiente o Aprobada.

Validación de Superposición​

El módulo HRM evita que los empleados envíen solicitudes de permiso que se superpongan con sus solicitudes aprobadas o pendientes existentes. Esto garantiza un seguimiento preciso de permisos y previene la doble reserva de tiempo libre.

Cómo Funciona​

Cuando se crea o actualiza una solicitud de permiso, el sistema verifica rangos de fechas superpuestos:

  1. Consulta todas las solicitudes de permiso del mismo empleado.
  2. Filtra solo las solicitudes aprobadas y pendientes (las rechazadas y canceladas se ignoran).
  3. Al editar, excluye la solicitud actual de la verificación.
  4. Prueba la superposición usando la fórmula: existing_start <= new_end AND new_start <= existing_end.

Si se encuentra una superposición, la solicitud se rechaza con un error de validación.

Ejemplos​

Bloqueada (Superposición)​

Solicitud ExistenteNueva SolicitudResultado
Ene 10–12 (Aprobada)Ene 11–14Bloqueada — se superpone en Ene 11–12
Ene 15–15 (Pendiente)Ene 15–15Bloqueada — misma fecha exacta
Ene 1–31 (Aprobada)Ene 10–10Bloqueada — contenida dentro del rango existente

Permitida (Sin Superposición)​

Solicitud ExistenteNueva SolicitudResultado
Ene 10–12 (Aprobada)Ene 13–15Permitida — adyacente pero sin superposición
Ene 10–12 (Rechazada)Ene 10–12Permitida — las solicitudes rechazadas se ignoran
Ene 10–12 (Cancelada)Ene 10–12Permitida — las solicitudes canceladas se ignoran

Superposición entre Tipos​

La validación de superposición aplica a todos los tipos de permiso. Un empleado no puede tener solicitudes superpuestas de Permiso Anual y Permiso por Enfermedad — las fechas no deben entrar en conflicto independientemente del tipo de permiso.

Arrastre de Permisos​

El Arrastre de Permisos permite que los días de permiso no utilizados de un año fiscal se trasladen al siguiente. Esta función es configurable tanto a nivel global (ajustes) como a nivel individual de tipo de permiso.

Cómo Funciona el Arrastre​

Al final de cada año fiscal, el sistema procesa el arrastre para todos los empleados:

  1. Para cada saldo de permisos del empleado del año que termina:
    • Verifica si el tipo de permiso tiene Arrastre habilitado.
    • Calcula los días no utilizados: total_days - used_days - pending_days.
    • Aplica el tope de arrastre (el menor entre los Máx. Días de Arrastre del tipo de permiso y la configuración global de Máximo de Días de Arrastre).
    • Crea o actualiza el saldo del año siguiente con los Días Arrastrados.
  2. Los días arrastrados tienen un vencimiento basado en la configuración de Vencimiento del Arrastre.

Configuración​

Ajustes Globales​

Navegue a Settings > HRM Configuration > Leave Management:

AjustePredeterminadoDescripción
Arrastre HabilitadoSíInterruptor principal para la función de arrastre
Máximo de Días de Arrastre10Tope global de días arrastrados en todos los tipos de permiso
Vencimiento del Arrastre (meses)3Los días arrastrados vencen después de estos meses en el nuevo año fiscal

Configuración por Tipo de Permiso​

Cada tipo de permiso tiene su propia configuración de arrastre:

CampoDescripción
ArrastreHabilitar/deshabilitar arrastre para este tipo específico
Máx. Días de ArrastreMáximo de días que pueden arrastrarse para este tipo

El tope efectivo de arrastre es el menor del límite del tipo de permiso y el límite global.

Ejemplo: El tipo de permiso permite 10 días de arrastre, pero el máximo global es 5. Solo 5 días se arrastrarán.

Procesamiento del Arrastre​

El arrastre se procesa automáticamente mediante un comando programado que se ejecuta el primer día del mes de inicio del año fiscal:

php artisan hrm:process-leave-carryover

Vencimiento del Arrastre

Los días arrastrados no son permanentes — vencen después de un período configurable. Una vez vencidos, ya no se cuentan en el saldo disponible.