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Asistencia

El módulo de Asistencia rastrea la presencia de los empleados, horas de trabajo, horas extra y datos relacionados con el tiempo de manera diaria. Cada registro de asistencia captura cuándo un empleado registra entrada, cuándo registra salida, su estado del día y cualquier nota.

Registrar Asistencia​

Hay tres formas de registrar asistencia: desde la lista de Asistencia, desde la página de detalle de un empleado, o a través del Portal del Empleado (autoservicio).

Desde la Lista de Asistencia​

  1. Navegue a HRM > Attendance en la barra lateral.
  2. Haga clic en Create Attendance Record en la esquina superior derecha.
  3. Complete el formulario:
    • Empleado — Seleccione el empleado del desplegable (muestra solo empleados activos).
    • Fecha — Por defecto, hoy. Cámbiela para registrar asistencia de una fecha pasada.
    • Entrada — La hora en que el empleado comenzó a trabajar. Por defecto, la hora de inicio configurada (ej., 09:00).
    • Salida — La hora en que el empleado terminó de trabajar. Por defecto, la hora de fin configurada (ej., 17:00).
    • Estado — El estado de asistencia del día: Presente, Ausente, Medio Día, Tarde o En Permiso.
    • Notas — Observaciones opcionales (ej., "Salió temprano por cita médica").
  4. Haga clic en Create.

Los minutos de trabajo y las horas extra se calculan automáticamente a partir de las horas de entrada y salida. No necesita ingresarlos manualmente.

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Cada empleado solo puede tener un registro de asistencia por día. Si ya existe un registro para el empleado y fecha seleccionados, necesitará editar el registro existente.

Desde la Página de Detalle del Empleado​

  1. Abra la página de detalle del empleado.
  2. Vaya a la pestaña Attendance.
  3. Haga clic en Mark Attendance (arriba a la derecha).
  4. El empleado está preseleccionado. Complete la fecha, horas de entrada/salida, estado y notas.
  5. Haga clic en Create.

Editar un Registro de Asistencia​

  1. Desde la lista de Asistencia, haga clic en el registro que desea editar.
  2. Modifique los campos según sea necesario — actualizar las horas de entrada o salida recalculará automáticamente los minutos de trabajo y horas extra.
  3. Guarde los cambios.

Edición Masiva​

  1. Desde la lista de Asistencia, seleccione múltiples registros usando las casillas de verificación.
  2. Haga clic en Bulk Edit desde el menú desplegable de acciones.
  3. Actualice los campos que desea cambiar en todos los registros seleccionados.

Campos Calculados Automáticamente​

Cuando proporciona horas de entrada y salida, el sistema calcula automáticamente:

CampoCálculo
Minutos de TrabajoDiferencia entre las horas de salida y entrada
Horas ExtraCualquier minuto de trabajo que exceda las horas estándar por día (configurado en los ajustes)
EstadoPuede determinarse automáticamente según la hora de entrada relativa a la hora de inicio de trabajo

Tipos de Estado​

EstadoDescripción
PresenteEl empleado trabajó un día completo y llegó a tiempo
TardeEl empleado llegó después del período de gracia tras la hora de inicio configurada
Medio DíaEl empleado trabajó menos del umbral de horas de medio día
AusenteEl empleado no registró entrada
En PermisoEl empleado está en permiso aprobado

Registro Autónomo del Empleado​

Los empleados con acceso al Portal del Empleado pueden registrar su propia asistencia sin necesidad de un administrador.

Cómo Funciona​

Cuando un empleado inicia sesión con el rol Employee, puede crear registros de asistencia desde la sección de Asistencia. El sistema funciona de manera diferente para usuarios del portal:

  • El campo Empleado está oculto — el sistema asocia automáticamente el registro con el empleado que ha iniciado sesión.
  • El campo Estado está oculto — los administradores establecen el estado, no los empleados.
  • Los empleados completan su hora de entrada, hora de salida y notas opcionales.

API de Entrada / Salida​

El sistema también proporciona endpoints dedicados de entrada y salida que pueden usarse para integraciones (ej., terminales de quiosco, aplicaciones móviles o sistemas biométricos):

  • Entrada — Registra la hora actual como la entrada del empleado para hoy. Previene entradas duplicadas en el mismo día.
  • Salida — Registra la hora actual como la salida del empleado. Requiere una entrada previa. Calcula automáticamente minutos de trabajo y horas extra.

Los métodos de entrada admitidos incluyen:

  • manual — Ingresado a través de la aplicación
  • biometric — Desde un dispositivo biométrico
  • qr_code — Escaneado mediante código QR
  • api — Enviado a través de una integración API

Cada acción de entrada y salida crea una entrada de registro de asistencia que registra la marca de tiempo, método, dirección IP e información del dispositivo para fines de auditoría.

aviso

Un empleado no puede registrar entrada dos veces en el mismo día. Si ya existe una entrada, el sistema devolverá un error. De manera similar, la salida requiere una entrada existente y no puede realizarse dos veces.

Ver y Filtrar Asistencia​

Vista de Lista de Asistencia​

Navegue a HRM > Attendance para ver todos los registros de asistencia en formato de tabla. La tabla muestra:

  • Nombre del empleado (enlaza al perfil del empleado)
  • Fecha
  • Hora de entrada
  • Hora de salida
  • Estado (insignia codificada por colores)

La tabla está ordenada por fecha en orden descendente (más reciente primero).

Vistas Guardadas​

La lista de asistencia viene con tres vistas pre-construidas entre las que puede alternar:

VistaDescripción
Toda la AsistenciaMuestra todos los registros de asistencia sin filtro
PresenteMuestra solo registros con estado Presente, Tarde o Medio Día
AusenteMuestra solo registros con estado Ausente

Filtrado​

Use el panel de filtros para reducir los registros de asistencia por:

  • Estado — Filtrar por uno o más estados (Presente, Ausente, Medio Día, Tarde, En Permiso)
  • Fecha — Filtrar por fecha específica o rango de fechas
  • Minutos de Trabajo — Filtrar por número de minutos de trabajo (ej., mayor que 480)
  • Horas Extra — Filtrar por horas extra

Ver desde la Página de Detalle del Empleado​

  1. Abra la página de detalle del empleado.
  2. Haga clic en la pestaña Attendance.
  3. Los registros se muestran como tarjetas mostrando la fecha, insignia de estado, horas de entrada/salida, horas de trabajo y horas extra.
  4. Use el selector de mes en la parte superior para filtrar registros por mes — solo se muestran los registros del mes seleccionado.
  5. Desplace hacia abajo para cargar más registros (desplazamiento infinito).

Exportar Datos de Asistencia​

  1. Desde la lista de Asistencia, haga clic en el menú desplegable (arriba a la derecha).
  2. Seleccione Export Attendance Records.
  3. Elija su formato preferido y descargue el archivo.
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La exportación requiere el permiso Export Attendance.

Importar Datos de Asistencia​

  1. Desde la lista de Asistencia, haga clic en el menú desplegable (arriba a la derecha).
  2. Seleccione Import Attendance Records.
  3. Suba un archivo CSV o Excel que coincida con el formato requerido.
  4. Mapee las columnas y complete la importación.