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Anwesenheit

Das Anwesenheitsmodul verfolgt die Anwesenheit der Mitarbeiter, Arbeitszeiten, Überstunden und zeitbezogene Daten auf täglicher Basis. Jeder Anwesenheitsdatensatz erfasst, wann ein Mitarbeiter eingecheckt und ausgecheckt hat, seinen Status für den Tag und etwaige Notizen.

Anwesenheit Erfassen​

Es gibt drei Möglichkeiten, die Anwesenheit zu erfassen: über die Anwesenheitsliste, über die Detailseite eines Mitarbeiters oder über das Mitarbeiterportal (Self-Service).

Von der Anwesenheitsliste​

  1. Navigieren Sie zu HRM > Anwesenheit in der Seitenleiste.
  2. Klicken Sie auf Anwesenheitsdatensatz Erstellen in der oberen rechten Ecke.
  3. Füllen Sie das Formular aus:
    • Mitarbeiter — Wählen Sie den Mitarbeiter aus dem Dropdown (zeigt nur aktive Mitarbeiter).
    • Datum — Standardmäßig heute. Ändern Sie es, um Anwesenheit für ein vergangenes Datum zu erfassen.
    • Check-in — Die Zeit, zu der der Mitarbeiter mit der Arbeit begonnen hat. Standardmäßig die konfigurierte Arbeitsbeginnzeit (z.B. 09:00).
    • Check-out — Die Zeit, zu der der Mitarbeiter die Arbeit beendet hat. Standardmäßig die konfigurierte Arbeitsendezeit (z.B. 17:00).
    • Status — Der Anwesenheitsstatus für den Tag: Anwesend, Abwesend, Halbtag, Verspätet oder Im Urlaub.
    • Notizen — Optionale Bemerkungen (z.B. "Früher gegangen wegen Termin").
  4. Klicken Sie auf Erstellen.

Arbeitsminuten und Überstunden werden automatisch aus den Check-in- und Check-out-Zeiten berechnet. Sie müssen diese nicht manuell eingeben.

info

Jeder Mitarbeiter kann nur einen Anwesenheitsdatensatz pro Tag haben. Wenn bereits ein Datensatz für den ausgewählten Mitarbeiter und das Datum existiert, müssen Sie den vorhandenen Datensatz bearbeiten.

Von der Detailseite eines Mitarbeiters​

  1. Öffnen Sie die Detailseite des Mitarbeiters.
  2. Gehen Sie zum Tab Anwesenheit.
  3. Klicken Sie auf Anwesenheit Markieren (oben rechts).
  4. Der Mitarbeiter ist vorausgewählt. Füllen Sie Datum, Check-in/Check-out-Zeiten, Status und Notizen aus.
  5. Klicken Sie auf Erstellen.

Einen Anwesenheitsdatensatz Bearbeiten​

  1. Klicken Sie in der Anwesenheitsliste auf den Datensatz, den Sie bearbeiten möchten.
  2. Ändern Sie die Felder nach Bedarf — die Aktualisierung der Check-in- oder Check-out-Zeiten berechnet automatisch Arbeitsminuten und Überstunden neu.
  3. Speichern Sie die Änderungen.

Massenbearbeitung​

  1. Wählen Sie in der Anwesenheitsliste mehrere Datensätze über die Kontrollkästchen aus.
  2. Klicken Sie auf Massenbearbeitung im Aktions-Dropdown.
  3. Aktualisieren Sie die Felder, die Sie für alle ausgewählten Datensätze ändern möchten.

Automatisch Berechnete Felder​

Wenn Sie Check-in- und Check-out-Zeiten angeben, berechnet das System automatisch:

FeldBerechnung
ArbeitsminutenDifferenz zwischen Check-out- und Check-in-Zeiten
ÜberstundenArbeitsminuten, die die Standard-Arbeitsstunden pro Tag überschreiten (in den Einstellungen konfiguriert)
StatusKann automatisch basierend auf der Check-in-Zeit und der Gesamtarbeitszeit bestimmt werden

Statustypen​

StatusBeschreibung
AnwesendMitarbeiter hat einen vollen Tag gearbeitet und war pünktlich
VerspätetMitarbeiter kam nach der Karenzzeit nach der konfigurierten Arbeitsbeginnzeit
HalbtagMitarbeiter hat weniger als die Halbtags-Schwellenstunden gearbeitet
AbwesendMitarbeiter hat nicht eingecheckt
Im UrlaubMitarbeiter ist im genehmigten Urlaub

Self-Service Check-in für Mitarbeiter​

Mitarbeiter mit Zugang zum Mitarbeiterportal können ihre eigene Anwesenheit ohne Administrator erfassen.

Wie Es Funktioniert​

Wenn sich ein Mitarbeiter mit der Mitarbeiterrolle anmeldet, kann er Anwesenheitsdatensätze im Bereich Anwesenheit erstellen. Das System funktioniert für Portal-Benutzer anders:

  • Das Feld Mitarbeiter ist ausgeblendet — das System verknüpft den Datensatz automatisch mit dem angemeldeten Mitarbeiter.
  • Das Feld Status ist ausgeblendet — Administratoren setzen den Status, nicht Mitarbeiter.
  • Mitarbeiter füllen ihre Check-in-Zeit, Check-out-Zeit und optionale Notizen aus.

Check-in / Check-out API​

Das System bietet auch dedizierte Check-in- und Check-out-Endpunkte, die für Integrationen verwendet werden können (z.B. Kiosk-Terminals, mobile Apps oder biometrische Systeme):

  • Check-in — Erfasst die aktuelle Zeit als Check-in des Mitarbeiters für heute. Verhindert doppelte Check-ins am selben Tag.
  • Check-out — Erfasst die aktuelle Zeit als Check-out des Mitarbeiters. Erfordert einen vorherigen Check-in. Berechnet automatisch Arbeitsminuten und Überstunden.

Unterstützte Check-in-Methoden umfassen:

  • manual — Eingabe über die Anwendung
  • biometric — Von einem biometrischen Gerät
  • qr_code — Gescannt über QR-Code
  • api — Übermittelt über eine API-Integration

Jede Check-in- und Check-out-Aktion erstellt einen Anwesenheitslog-Eintrag, der Zeitstempel, Methode, IP-Adresse und Geräteinformationen zu Prüfzwecken aufzeichnet.

warnung

Ein Mitarbeiter kann am selben Tag nicht zweimal einchecken. Wenn bereits ein Check-in existiert, gibt das System einen Fehler zurück. Ebenso erfordert der Check-out einen bestehenden Check-in und kann nicht zweimal durchgeführt werden.

Anwesenheit Anzeigen und Filtern​

Anwesenheitslistenansicht​

Navigieren Sie zu HRM > Anwesenheit, um alle Anwesenheitsdatensätze im Tabellenformat zu sehen. Die Tabelle zeigt:

  • Mitarbeitername (verlinkt zum Mitarbeiterprofil)
  • Datum
  • Check-in-Zeit
  • Check-out-Zeit
  • Status (farbkodiertes Badge)

Die Tabelle ist nach Datum in absteigender Reihenfolge sortiert (neueste zuerst).

Gespeicherte Ansichten​

Die Anwesenheitsliste bietet drei vorgefertigte Ansichten:

AnsichtBeschreibung
Alle AnwesenheitZeigt alle Anwesenheitsdatensätze ohne Filter
AnwesendZeigt nur Datensätze mit Status Anwesend, Verspätet oder Halbtag
AbwesendZeigt nur Datensätze mit Status Abwesend

Filtern​

Verwenden Sie das Filterpanel, um Anwesenheitsdatensätze einzugrenzen nach:

  • Status — Filtern nach einem oder mehreren Status (Anwesend, Abwesend, Halbtag, Verspätet, Im Urlaub)
  • Datum — Filtern nach bestimmtem Datum oder Datumsbereich
  • Arbeitsminuten — Filtern nach Arbeitsminuten (z.B. mehr als 480)
  • Überstunden — Filtern nach Überstunden

Ansicht von der Detailseite eines Mitarbeiters​

  1. Öffnen Sie die Detailseite des Mitarbeiters.
  2. Klicken Sie auf den Tab Anwesenheit.
  3. Datensätze werden als Karten angezeigt mit Datum, Status-Badge, Check-in/out-Zeiten, Arbeitsstunden und Überstunden.
  4. Verwenden Sie die Monatsauswahl oben, um Datensätze nach Monat zu filtern — nur Datensätze des ausgewählten Monats werden angezeigt.
  5. Scrollen Sie nach unten, um weitere Datensätze zu laden (unendliches Scrollen).

Anwesenheitsdaten Exportieren​

  1. Klicken Sie in der Anwesenheitsliste auf das Dropdown-Menü (oben rechts).
  2. Wählen Sie Anwesenheitsdatensätze Exportieren.
  3. Wählen Sie Ihr bevorzugtes Format und laden Sie die Datei herunter.
info

Der Export erfordert die Berechtigung Anwesenheit Exportieren.

Anwesenheitsdaten Importieren​

  1. Klicken Sie in der Anwesenheitsliste auf das Dropdown-Menü (oben rechts).
  2. Wählen Sie Anwesenheitsdatensätze Importieren.
  3. Laden Sie eine CSV- oder Excel-Datei im erforderlichen Format hoch.
  4. Ordnen Sie die Spalten zu und schließen Sie den Import ab.