Urlaubssaldo
Die Urlaubssaldo-Funktion in Concord CRM verfolgt, wie viele Urlaubstage jeder Mitarbeiter zur Verfügung hat, genutzt hat und ausstehend sind, aufgeschlüsselt nach verschiedenen Urlaubsarten. Urlaubsguthaben werden pro Mitarbeiter, pro Urlaubsart und pro Jahr verwaltet und geben Ihnen jederzeit einen klaren Überblick über die Urlaubsansprüche.
Schlüsselkonzepte
- Urlaubsart: Eine Kategorie von Urlaub (z.B. Jahresurlaub, Krankheitstage, Sonderurlaub). Jede Urlaubsart definiert, wie viele Tage pro Jahr zugewiesen werden.
- Urlaubssaldo: Ein Datensatz, der den Anspruch eines Mitarbeiters für eine Urlaubsart in einem bestimmten Jahr verfolgt.
- Verfügbare Tage: Die Anzahl der Tage, die ein Mitarbeiter noch nehmen kann, berechnet als:
Gesamttage + Übertragene Tage - Genutzte Tage - Ausstehende Tage.
Urlaubsguthaben anzeigen
Aus der Urlaubsguthaben-Liste
- Navigieren Sie zu HRM > Urlaubsguthaben im Seitenleistenmenü.
- Die Tabelle zeigt alle Urlaubsguthaben-Datensätze mit Spalten für Mitarbeitername, Urlaubsart, Jahr, Gesamttage, genutzte Tage, ausstehende Tage, verfügbare Tage und übertragene Tage.
- Verwenden Sie Filter und Suche, um Ergebnisse nach Mitarbeiter oder Urlaubsart einzugrenzen.
Von der Mitarbeiter-Detailseite
- Öffnen Sie die Detailseite eines Mitarbeiters.
- Klicken Sie auf die Registerkarte Urlaubsguthaben.
- Jede Urlaubsart wird als Karte angezeigt mit:
- Urlaubsart-Name und Jahr
- Gesamte, genutzte, ausstehende, verfügbare und übertragene Tage
- Einer farbcodierten Fortschrittsleiste, die den Nutzungsgrad anzeigt
Ein Urlaubsguthaben erstellen
Aus der Urlaubsguthaben-Liste
- Navigieren Sie zu HRM > Urlaubsguthaben.
- Klicken Sie auf Urlaubsguthaben erstellen.
- Füllen Sie die Pflichtfelder aus:
- Mitarbeiter: Wählen Sie den Mitarbeiter.
- Urlaubsart: Wählen Sie die Urlaubsart.
- Jahr: Geben Sie das Jahr ein (z.B. 2026).
- Gesamttage: Die Gesamtzahl der für diese Urlaubsart zugewiesenen Tage.
- Übertragene Tage (optional): Tage, die vom Vorjahr übertragen wurden.
- Klicken Sie auf Erstellen.
Von der Mitarbeiter-Detailseite
- Öffnen Sie die Detailseite des Mitarbeiters.
- Gehen Sie zur Registerkarte Urlaubsguthaben.
- Klicken Sie auf Urlaubsguthaben hinzufügen (oben rechts).
- Wählen Sie die Urlaubsart, das Jahr, die Gesamttage und optional die übertragenen Tage.
- Klicken Sie auf Erstellen.
Jeder Mitarbeiter kann nur ein Guthaben pro Urlaubsart pro Jahr haben. Wenn bereits ein Guthaben für diese Kombination existiert, müssen Sie den bestehenden Datensatz bearbeiten.
Saldenfelder verstehen
| Feld | Beschreibung | Bearbeitbar? |
|---|---|---|
| Mitarbeiter | Der Mitarbeiter, dem dieses Guthaben gehört. | Nur bei Erstellung |
| Urlaubsart | Die Art des Urlaubs (z.B. Jahresurlaub, Krankheit). | Nur bei Erstellung |
| Jahr | Das Kalenderjahr, für das dieses Guthaben gilt. | Nur bei Erstellung |
| Gesamttage | Gesamte zugewiesene Urlaubstage für das Jahr. | Ja |
| Genutzte Tage | Tage, die durch genehmigte Urlaubsanträge verbraucht wurden. | Automatisch berechnet |
| Ausstehende Tage | Tage, die durch eingereichte (noch nicht genehmigte) Anträge reserviert sind. | Automatisch berechnet |
| Verfügbare Tage | Tage, die dem Mitarbeiter noch zur Verfügung stehen. | Automatisch berechnet |
| Übertragene Tage | Tage, die vom ungenutzten Guthaben des Vorjahres übertragen wurden. | Ja |
Wie sich Guthaben automatisch aktualisieren
Urlaubsguthaben werden automatisch aktualisiert, wenn sich der Status von Urlaubsanträgen ändert:
| Aktion beim Antrag | Auswirkung auf das Guthaben |
|---|---|
| Eingereicht | Ausstehende Tage steigen um die angeforderte Anzahl von Tagen |
| Genehmigt | Ausstehende Tage sinken, genutzte Tage steigen |
| Abgelehnt | Ausstehende Tage sinken (Tage werden freigegeben) |
| Storniert | Wenn zuvor genehmigt: genutzte Tage sinken. Wenn ausstehend: ausstehende Tage sinken |
Verfügbare Tage werden nach jeder Änderung mit folgender Formel neu berechnet:
Verfügbare Tage = Gesamttage + Übertragene Tage - Genutzte Tage - Ausstehende Tage
Wenn ein Mitarbeiter einen Urlaubsantrag einreicht, prüft das System, ob ausreichend Guthaben vorhanden ist. Wenn die verfügbaren Tage geringer sind als die angeforderten Tage, wird der Antrag mit einer Meldung über unzureichendes Guthaben abgelehnt.
Übertragung
Am Ende eines Geschäftsjahres können nicht genutzte Urlaubstage in das nächste Jahr übertragen werden. Dies wird durch Systemeinstellungen und die Konfiguration der Urlaubsart gesteuert.
Systemeinstellungen
- Übertragung Aktiviert: Schaltet die Übertragung systemweit ein oder aus.
- Maximale Übertragungstage: Die maximale Anzahl von Tagen, die übertragen werden können (Standard: 10).
- Ablauf der Übertragung: Anzahl der Monate nach Beginn des neuen Jahres, bevor übertragene Tage verfallen (Standard: 3 Monate).
Einstellungen pro Urlaubsart
Jede Urlaubsart kann die Übertragung unabhängig steuern:
- Übertragung Erlaubt: Ob diese spezifische Urlaubsart die Übertragung erlaubt.
- Übertragungslimit: Ein Limit pro Typ für die Anzahl der übertragbaren Tage (zusätzlich zum systemweiten Limit).
Wie die Übertragung funktioniert
- Am Ende des Geschäftsjahres berechnet das System die verbleibenden ungenutzten Tage für jeden Mitarbeiter und jede Urlaubsart.
- Der Übertragungsbetrag ist das Minimum aus:
- Verbleibende ungenutzte Tage
- Systemweite maximale Übertragungstage
- Übertragungslimit der Urlaubsart (falls gesetzt)
- Ein neuer Guthaben-Datensatz wird für das nächste Jahr erstellt (oder aktualisiert) mit dem übertragenen Betrag.
- Übertragene Tage verfallen nach der konfigurierten Anzahl von Monaten. Nach Ablauf werden sie nicht mehr zu den verfügbaren Tagen gezählt.
Anteilige Zuweisung für neue Mitarbeiter
Wenn ein neuer Mitarbeiter im laufenden Jahr eingestellt wird, wird sein Urlaubsanspruch automatisch anteilig basierend auf seinem Eintrittsdatum berechnet.
Beispiel: Wenn ein Mitarbeiter am 1. Juli eintritt und die Urlaubsart 24 Tage pro Jahr zuweist:
- Verbleibende Monate im Geschäftsjahr: 6
- Anteilige Zuweisung:
(24 / 12) * 6 = 12 Tage
Das System berücksichtigt den konfigurierten Startmonat des Geschäftsjahres bei der anteiligen Berechnung.
Ansicht im Mitarbeiterportal
Mitarbeiter, die im Mitarbeiterportal angemeldet sind, können ihre eigenen Urlaubsguthaben über die Registerkarte Urlaubsguthaben auf ihrer Profilseite einsehen. Die Mitarbeiterspalte ist in dieser Ansicht ausgeblendet, da sie ihre eigenen Daten betrachten. Mitarbeiter können keine Urlaubsguthaben erstellen oder ändern; nur Administratoren und HR-Manager können Zuweisungen verwalten.
Häufige Arbeitsabläufe
Urlaubsguthaben für ein neues Jahr einrichten
- Navigieren Sie zu HRM > Urlaubsguthaben.
- Erstellen Sie ein neues Guthaben für jede Mitarbeiter-/Urlaubsart-Kombination für das neue Jahr.
- Setzen Sie die Gesamttage basierend auf der jährlichen Zuweisung der Urlaubsart.
- Wenn die Übertragung aktiviert ist, füllt das System automatisch die Übertragenen Tage aus dem ungenutzten Guthaben des Vorjahres.
Urlaubsguthaben eines Mitarbeiters anpassen
- Öffnen Sie den Urlaubsguthaben-Datensatz (aus der Liste oder der Mitarbeiter-Detailseite).
- Klicken Sie zum Bearbeiten des Datensatzes.
- Ändern Sie die Gesamttage oder Übertragenen Tage nach Bedarf.
- Die Verfügbaren Tage werden automatisch neu berechnet.
Prüfen, ob ein Mitarbeiter genügend Urlaub hat
- Öffnen Sie die Detailseite des Mitarbeiters.
- Gehen Sie zur Registerkarte Urlaubsguthaben.
- Finden Sie die relevante Urlaubsart für das laufende Jahr.
- Prüfen Sie den Wert der Verfügbaren Tage. Dies ist die Anzahl der Tage, die der Mitarbeiter noch beantragen kann.
Fehlerbehebung
"Unzureichendes Urlaubsguthaben" beim Einreichen eines Antrags
Der Mitarbeiter hat nicht genügend verfügbare Tage für die angeforderte Urlaubsart und das Jahr. Prüfen Sie das Urlaubsguthaben und entweder:
- Reduzieren Sie die Anzahl der angeforderten Tage, oder
- Bitten Sie einen Administrator, die Zuweisung der Gesamttage zu erhöhen.
Urlaubsguthaben zeigt falsche verfügbare Tage
Verfügbare Tage werden berechnet als Gesamttage + Übertragene Tage - Genutzte Tage - Ausstehende Tage. Wenn die Zahl falsch erscheint:
- Prüfen Sie, ob ausstehende Urlaubsanträge Tage reserviert haben.
- Prüfen Sie, ob ein stornierter Antrag nicht korrekt reflektiert wurde (genutzte oder ausstehende Tage nicht verringert).
- Überprüfen Sie, ob die Werte für Gesamttage und Übertragene Tage korrekt sind.
Kein Urlaubsguthaben für einen Mitarbeiter vorhanden
Urlaubsguthaben müssen für jeden Mitarbeiter, jede Urlaubsart und jedes Jahr erstellt werden. Wenn ein Mitarbeiter kein Guthaben hat:
- Erstellen Sie eines manuell über HRM > Urlaubsguthaben oder von der Mitarbeiter-Detailseite.
- Für neue Mitarbeiter können Guthaben automatisch mit anteiligen Tagen zugewiesen werden, wenn der Mitarbeiterdatensatz erstellt wird (sofern Urlaubsarten konfiguriert sind).
Übertragene Tage erscheinen nicht
- Stellen Sie sicher, dass Übertragung Aktiviert in den Systemeinstellungen eingeschaltet ist.
- Überprüfen Sie, ob die spezifische Urlaubsart Übertragung Erlaubt aktiviert hat.
- Prüfen Sie, ob das Guthaben des Vorjahres ungenutzte Resttage hatte.
- Der Übertragungsprozess läuft am Ende des Geschäftsjahres; er wurde möglicherweise noch nicht ausgeführt.