رصيد الإجازات
تتتبع ميزة رصيد الإجازات في Concord CRM عدد أيام الإجازة المتاحة والمستخدمة والمعلقة لكل موظف عبر أنواع الإجازات المختلفة. تُدار أرصدة الإجازات لكل موظف ولكل نوع إجازة ولكل سنة، مما يمنحك صورة واضحة عن استحقاقات الإجازات في أي وقت.
المفاهيم الرئيسية
- نوع الإجازة: فئة من الإجازات (مثل إجازة سنوية، إجازة مرضية، إجازة عارضة). يحدد كل نوع عدد الأيام المخصصة سنويًا.
- رصيد الإجازة: سجل يتتبع استحقاق موظف واحد لنوع إجازة واحد في سنة محددة.
- الأيام المتاحة: عدد الأيام التي يمكن للموظف استخدامها، محسوبة كالتالي:
الأيام الإجمالية + الأيام المرحلة - الأيام المستخدمة - الأيام المعلقة.
عرض أرصدة الإجازات
من قائمة أرصدة الإجازات
- انتقل إلى الموارد البشرية > أرصدة الإجازات في قائمة الشريط الجانبي.
- يعرض الجدول جميع سجلات أرصدة الإجازات مع أعمدة لاسم الموظف ونوع الإجازة والسنة والأيام الإجمالية والمستخدمة والمعلقة والمتاحة والمرحلة.
- استخدم الفلاتر والبحث لتضييق النتائج حسب الموظف أو نوع الإجازة.
من صفحة تفاصيل الموظف
- افتح صفحة تفاصيل الموظف.
- انقر على علامة تبويب أرصدة الإجازات.
- يُعرض كل نوع إجازة كبطاقة تظهر:
- اسم نوع الإجازة والسنة
- الأيام الإجمالية والمستخدمة والمعلقة والمتاحة والمرحلة
- شريط تقدم ملون يشير إلى نسبة الاستخدام
إنشاء رصيد إجازة
من قائمة أرصدة الإجازات
- انتقل إلى الموارد البشرية > أرصدة الإجازات.
- انقر على إنشاء رصيد إجازة.
- املأ الحقول المطلوبة:
- الموظف: حدد الموظف.
- نوع الإجازة: حدد نوع الإجازة.
- السنة: أدخل السنة (مثل 2026).
- الأيام الإجمالية: العدد الإجمالي للأيام المخصصة لهذا النوع.
- الأيام المرحلة (اختياري): الأيام المرحلة من السنة السابقة.
- انقر على إنشاء.
من صفحة تفاصيل الموظف
- افتح صفحة تفاصيل الموظف.
- اذهب إلى علامة تبويب أرصدة الإجازات.
- انقر على إضافة رصيد إجازة (أعلى اليمين).
- حدد نوع الإجازة والسنة والأيام الإجمالية واختياريًا الأيام المرحلة.
- انقر على إنشاء.
يمكن لكل موظف أن يكون لديه رصيد واحد فقط لكل نوع إجازة لكل سنة. إذا كان الرصيد موجودًا بالفعل لهذا المزيج، ستحتاج إلى تعديل السجل الحالي.
فهم حقول الرصيد
| الحقل | الوصف | قابل للتعديل؟ |
|---|---|---|
| الموظف | الموظف الذي ينتمي إليه هذا الرصيد. | يُحدد عند الإنشاء |
| نوع الإجازة | نوع الإجازة (مثل سنوية، مرضية). | يُحدد عند الإنشاء |
| السنة | السنة التقويمية التي ينطبق عليها هذا الرصيد. | يُحدد عند الإنشاء |
| الأيام الإجمالية | إجمالي أيام الإجازة المخصصة للسنة. | نعم |
| الأيام المستخدمة | الأيام المستهلكة بطلبات الإجازة المعتمدة. | محسوب تلقائيًا |
| الأيام المعلقة | الأيام المحجوزة بطلبات مقدمة (لم تُعتمد بعد). | محسوب تلقائيًا |
| الأيام المتاحة | الأيام المتبقية المتاحة للموظف. | محسوب تلقائيًا |
| الأيام المرحلة | الأيام المرحلة من الرصيد غير المستخدم للسنة السابقة. | نعم |
كيف تتحدث الأرصدة تلقائيًا
تتحدث أرصدة الإجازات تلقائيًا عند تغير حالة طلبات الإجازة:
| إجراء الطلب | التأثير على الرصيد |
|---|---|
| مقدم | تزداد الأيام المعلقة بعدد الأيام المطلوبة |
| معتمد | تنقص الأيام المعلقة، تزداد الأيام المستخدمة |
| مرفوض | تنقص الأيام المعلقة (تُحرر الأيام) |
| ملغى | إذا كان معتمدًا سابقًا: تنقص الأيام المستخدمة. إذا كان معلقًا: تنقص الأيام المعلقة |
تُعاد حساب الأيام المتاحة بعد كل تغيير باستخدام المعادلة:
الأيام المتاحة = الأيام الإجمالية + الأيام المرحلة - الأيام المستخدمة - الأيام المعلقة
عندما يقدم موظف طلب إجازة، يتحقق النظام من توفر رصيد كافٍ. إذا كانت الأيام المتاحة أقل من الأيام المطلوبة، سيُرفض الطلب برسالة رصيد غير كافٍ.
الترحيل
في نهاية السنة المالية، يمكن ترحيل أيام الإجازة غير المستخدمة إلى السنة التالية. يتم التحكم في ذلك من خلال إعدادات النظام وتكوين نوع الإجازة.
إعدادات النظام
- تمكين الترحيل: تبديل تمكين الترحيل على مستوى النظام.
- الحد الأقصى لأيام الترحيل: الحد الأقصى لعدد الأيام التي يمكن ترحيلها (الافتراضي: 10).
- انتهاء صلاحية الترحيل: عدد الأشهر بعد بداية السنة الجديدة قبل انتهاء صلاحية الأيام المرحلة (الافتراضي: 3 أشهر).
إعدادات حسب نوع الإجازة
يمكن لكل نوع إجازة التحكم في الترحيل بشكل مستقل:
- الترحيل مسموح: إذا كان هذا النوع يسمح بالترحيل.
- حد الترحيل: حد لكل نوع لعدد الأيام القابلة للترحيل (يُطبق بالإضافة إلى الحد على مستوى النظام).
كيف يعمل الترحيل
- في نهاية السنة المالية، يحسب النظام الأيام غير المستخدمة المتبقية لكل موظف ونوع إجازة.
- مبلغ الترحيل هو الأقل من:
- الأيام غير المستخدمة المتبقية
- الحد الأقصى لأيام الترحيل على مستوى النظام
- حد ترحيل نوع الإجازة (إذا تم تعيينه)
- يُنشأ (أو يُحدث) سجل رصيد جديد للسنة التالية بالمبلغ المرحل.
- تنتهي صلاحية الأيام المرحلة بعد عدد الأشهر المكوّن. بعد الانتهاء، لا تُحتسب ضمن الأيام المتاحة.
التخصيص التناسبي للموظفين الجدد
عندما ينضم موظف جديد في منتصف السنة، يتم حساب تخصيص إجازته تلقائيًا بالتناسب بناءً على تاريخ الالتحاق.
مثال: إذا انضم موظف في 1 يوليو ونوع الإجازة يخصص 24 يومًا سنويًا:
- الأشهر المتبقية في السنة المالية: 6
- التخصيص التناسبي:
(24 / 12) * 6 = 12 يومًا
يأخذ النظام في الاعتبار شهر بداية السنة المالية المكوّن عند حساب التناسب.
عرض بوابة الموظف
يمكن للموظفين المسجلين في بوابة الموظف عرض أرصدة إجازاتهم من علامة تبويب أرصدة الإجازات في ملفهم الشخصي. عمود الموظف مخفي في هذا العرض لأنهم يشاهدون بياناتهم الخاصة. لا يمكن للموظفين إنشاء أو تعديل أرصدة الإجازات؛ فقط المسؤولون ومديرو الموارد البشرية يمكنهم إدارة التخصيصات.
سير العمل الشائع
إعداد أرصدة الإجازات لسنة جديدة
- انتقل إلى الموارد البشرية > أرصدة الإجازات.
- أنشئ رصيدًا جديدًا لكل مزيج موظف/نوع إجازة للسنة الجديدة.
- عيّن الأيام الإجمالية بناءً على التخصيص السنوي لنوع الإجازة.
- إذا كان الترحيل مفعلاً، سيملأ النظام تلقائيًا الأيام المرحلة من الرصيد غير المستخدم للسنة السابقة.
تعديل رصيد إجازة موظف
- افتح سجل رصيد الإجازة (من القائمة أو صفحة تفاصيل الموظف).
- انقر لتعديل السجل.
- عدّل الأيام الإجمالية أو الأيام المرحلة حسب الحاجة.
- سيتم إعادة حساب الأيام المتاحة تلقائيًا.
التحقق من كفاية رصيد إجازة موظف
- افتح صفحة تفاصيل الموظف.
- اذهب إلى علامة تبويب أرصدة الإجازات.
- ابحث عن نوع الإجازة المعني للسنة الحالية.
- تحقق من قيمة الأيام المتاحة. هذا هو عدد الأيام التي يمكن للموظف طلبها.
استكشاف الأخطاء وإصلاحها
"رصيد إجازة غير كافٍ" عند تقديم طلب
الموظف ليس لديه أيام متاحة كافية لنوع الإجازة والسنة المطلوبة. تحقق من رصيد الإجازة وإما:
- قلل عدد الأيام المطلوبة، أو
- اطلب من مسؤول زيادة تخصيص الأيام الإجمالية.
رصيد الإجازة يعرض أيامًا متاحة غير صحيحة
تُحسب الأيام المتاحة كـ الأيام الإجمالية + الأيام المرحلة - الأيام المستخدمة - الأيام المعلقة. إذا بدا الرقم خاطئًا:
- تحقق من وجود طلبات إجازة معلقة حجزت أيامًا.
- تحقق مما إذا لم يُعكس طلب ملغى بشكل صحيح (الأيام المستخدمة أو المعلقة لم تنقص).
- تأكد من صحة قيم الأيام الإجمالية والأيام المرحلة.
لا يوجد رصيد إجازة لموظف
يجب إنشاء أرصدة الإجازات لكل موظف ونوع إجازة وسنة. إذا لم يكن لدى الموظف رصيد:
- أنشئ واحدًا يدويًا من الموارد البشرية > أرصدة الإجازات أو من صفحة تفاصيل الموظف.
- للموظفين الجدد، قد تُخصص الأرصدة تلقائيًا بأيام تناسبية عند إنشاء سجل الموظف (إذا كانت أنواع الإجازات مكوّنة).
الأيام المرحلة لا تظهر
- تأكد من تمكين تمكين الترحيل في إعدادات النظام.
- تحقق من تمكين الترحيل مسموح لنوع الإجازة المحدد.
- تحقق من أن رصيد السنة السابقة كان يحتوي على أيام غير مستخدمة متبقية.
- يُشغل عملية الترحيل في نهاية السنة المالية؛ قد لا تكون قد نُفذت بعد.