İzin Bakiyesi
Concord CRM'deki İzin Bakiyesi özelliği, her çalışanın farklı izin türlerinde kaç gün izni olduğunu, kullandığını ve beklemede olduğunu takip eder. İzin bakiyeleri çalışan, izin türü ve yıl bazında yönetilir ve izin haklarının her an net bir görünümünü sağlar.
Temel Kavramlar
- İzin Türü: Bir izin kategorisi (ör. Yıllık İzin, Hastalık İzni, Mazeret İzni). Her tür, yılda kaç gün tahsis edildiğini tanımlar.
- İzin Bakiyesi: Belirli bir yılda bir çalışanın bir izin türü için hakkını takip eden bir kayıt.
- Kullanılabilir Günler: Çalışanın hâlâ kullanabileceği gün sayısı:
Toplam Günler + Devredilen Günler - Kullanılan Günler - Bekleyen Günler.
İzin Bakiyelerini Görüntüleme
İzin Bakiyeleri Listesinden
- Kenar çubuğu menüsünde İKY > İzin Bakiyeleri'ne gidin.
- Tablo, çalışan adı, izin türü, yıl, toplam günler, kullanılan, bekleyen, kullanılabilir ve devredilen günler sütunlarıyla tüm bakiye kayıtlarını gösterir.
- Sonuçları çalışan veya izin türüne göre daraltmak için filtreler ve aramayı kullanın.
Çalışan Detay Sayfasından
- Bir çalışanın detay sayfasını açın.
- İzin Bakiyeleri sekmesine tıklayın.
- Her izin türü bir kart olarak gösterilir:
- İzin türü adı ve yıl
- Toplam, kullanılan, bekleyen, kullanılabilir ve devredilen günler
- Kullanım yüzdesini gösteren renkli ilerleme çubuğu
İzin Bakiyesi Oluşturma
İzin Bakiyeleri Listesinden
- İKY > İzin Bakiyeleri'ne gidin.
- İzin Bakiyesi Oluştur'a tıklayın.
- Zorunlu alanları doldurun:
- Çalışan: Çalışanı seçin.
- İzin Türü: İzin türünü seçin.
- Yıl: Yılı girin (ör. 2026).
- Toplam Günler: Bu izin türü için tahsis edilen toplam gün sayısı.
- Devredilen Günler (isteğe bağlı): Önceki yıldan devredilen günler.
- Oluştur'a tıklayın.
Çalışan Detay Sayfasından
- Çalışanın detay sayfasını açın.
- İzin Bakiyeleri sekmesine gidin.
- İzin Bakiyesi Ekle'ye tıklayın (sağ üst).
- İzin türü, yıl, toplam günler ve isteğe bağlı olarak devredilen günleri seçin.
- Oluştur'a tıklayın.
Her çalışanın izin türü başına yıl başına yalnızca bir bakiyesi olabilir. Bu kombinasyon için zaten bir bakiye varsa, mevcut kaydı düzenlemeniz gerekir.
Bakiye Alanlarını Anlama
| Alan | Açıklama | Düzenlenebilir mi? |
|---|---|---|
| Çalışan | Bu bakiyenin ait olduğu çalışan. | Yalnızca oluşturmada |
| İzin Türü | İzin türü (ör. Yıllık, Hastalık). | Yalnızca oluşturmada |
| Yıl | Bu bakiyenin geçerli olduğu takvim yılı. | Yalnızca oluşturmada |
| Toplam Günler | Yıl için tahsis edilen toplam izin günü. | Evet |
| Kullanılan Günler | Onaylanmış izin talepleriyle tüketilen günler. | Otomatik hesaplanır |
| Bekleyen Günler | Gönderilmiş (henüz onaylanmamış) talepler tarafından ayrılan günler. | Otomatik hesaplanır |
| Kullanılabilir Günler | Çalışanın hâlâ kullanabileceği günler. | Otomatik hesaplanır |
| Devredilen Günler | Önceki yılın kullanılmamış bakiyesinden devredilen günler. | Evet |
Bakiyeler Nasıl Otomatik Güncellenir
İzin bakiyeleri, izin talepleri durum değiştirdiğinde otomatik olarak güncellenir:
| Talep Eylemi | Bakiye Üzerindeki Etki |
|---|---|
| Gönderildi | Bekleyen günler talep edilen gün sayısı kadar artar |
| Onaylandı | Bekleyen günler azalır, kullanılan günler artar |
| Reddedildi | Bekleyen günler azalır (günler serbest bırakılır) |
| İptal Edildi | Önceden onaylıysa: kullanılan günler azalır. Beklemedeyse: bekleyen günler azalır |
Kullanılabilir günler her değişiklikten sonra şu formülle yeniden hesaplanır:
Kullanılabilir Günler = Toplam Günler + Devredilen Günler - Kullanılan Günler - Bekleyen Günler
Bir çalışan izin talebi gönderdiğinde, sistem yeterli bakiye olup olmadığını kontrol eder. Kullanılabilir günler talep edilen günlerden azsa, talep yetersiz bakiye mesajıyla reddedilir.
Devir
Mali yıl sonunda, kullanılmayan izin günleri sonraki yıla devredilebilir. Bu, sistem ayarları ve izin türü yapılandırmasıyla kontrol edilir.
Sistem Ayarları
- Devir Etkin: Sistem genelinde devir özelliğini açar/kapatır.
- Maksimum Devir Günü: Devredilebilecek maksimum gün sayısı (varsayılan: 10).
- Devir Sona Erme Süresi: Yeni yıl başlangıcından sonra devredilen günlerin sona ereceği ay sayısı (varsayılan: 3).
İzin Türü Bazında Ayarlar
Her izin türü devri bağımsız olarak kontrol edebilir:
- Devir İzni: Bu belirli izin türünün devire izin verip vermediği.
- Devir Limiti: Tür başına devredilebilecek gün sayısı üst sınırı (sistem geneli limite ek olarak uygulanır).
Devir Nasıl Çalışır
- Mali yıl sonunda, sistem her çalışan ve izin türü için kalan kullanılmamış günleri hesaplar.
- Devir tutarı şunların en küçüğüdür:
- Kalan kullanılmamış günler
- Sistem geneli maksimum devir günü
- İzin türünün devir limiti (ayarlanmışsa)
- Sonraki yıl için devredilen tutarla yeni bir bakiye kaydı oluşturulur (veya güncellenir).
- Devredilen günler yapılandırılan ay sayısından sonra sona erer. Sona erdikten sonra kullanılabilir günlere dahil edilmez.
Yeni Çalışanlar İçin Orantılı Tahsis
Yeni bir çalışan yıl ortasında katıldığında, izin tahsisi işe giriş tarihine göre otomatik olarak orantılı hesaplanır.
Örnek: Bir çalışan 1 Temmuz'da katılırsa ve izin türü yılda 24 gün tahsis ediyorsa:
- Mali yılda kalan aylar: 6
- Orantılı tahsis:
(24 / 12) * 6 = 12 gün
Sistem, orantılı hesaplama yaparken yapılandırılmış mali yıl başlangıç ayını dikkate alır.
Çalışan Portalı Görünümü
Çalışan Portalına giriş yapan çalışanlar, profillerindeki İzin Bakiyeleri sekmesinden kendi izin bakiyelerini görüntüleyebilir. Bu görünümde çalışan sütunu gizlenmiştir çünkü kendi verilerini görüntülemektedirler. Çalışanlar izin bakiyelerini oluşturamaz veya değiştiremez; tahsisleri yalnızca yöneticiler ve İK yöneticileri yönetebilir.
Yaygın İş Akışları
Yeni Yıl İçin İzin Bakiyelerini Ayarlama
- İKY > İzin Bakiyeleri'ne gidin.
- Yeni yıl için her çalışan/izin türü kombinasyonu için yeni bir bakiye oluşturun.
- İzin türünün yıllık tahsisine göre Toplam Günleri ayarlayın.
- Devir etkinse, sistem önceki yılın kullanılmamış bakiyesinden Devredilen Günleri otomatik olarak dolduracaktır.
Çalışanın İzin Bakiyesini Düzenleme
- İzin bakiyesi kaydını açın (listeden veya çalışan detay sayfasından).
- Kaydı düzenlemek için tıklayın.
- Gerektiğinde Toplam Günleri veya Devredilen Günleri değiştirin.
- Kullanılabilir Günler otomatik olarak yeniden hesaplanacaktır.
Çalışanın Yeterli İzni Olup Olmadığını Kontrol Etme
- Çalışanın detay sayfasını açın.
- İzin Bakiyeleri sekmesine gidin.
- Mevcut yıl için ilgili izin türünü bulun.
- Kullanılabilir Günler değerini kontrol edin. Bu, çalışanın hâlâ talep edebileceği gün sayısıdır.
Sorun Giderme
İzin talebi gönderirken "Yetersiz izin bakiyesi"
Çalışanın talep edilen izin türü ve yılı için yeterli kullanılabilir günü yok. İzin bakiyesini kontrol edin ve:
- Talep edilen gün sayısını azaltın veya
- Bir yöneticiden Toplam Günler tahsisini artırmasını isteyin.
İzin bakiyesi yanlış kullanılabilir gün gösteriyor
Kullanılabilir günler Toplam Günler + Devredilen Günler - Kullanılan Günler - Bekleyen Günler olarak hesaplanır. Sayı yanlış görünüyorsa:
- Gün ayırmış bekleyen izin talepleri olup olmadığını kontrol edin.
- İptal edilen bir izin talebinin doğru yansıtılıp yansıtılmadığını kontrol edin (kullanılan veya bekleyen günler azalmamış olabilir).
- Toplam Günler ve Devredilen Günler değerlerinin doğru olduğunu onaylayın.
Çalışan için izin bakiyesi yok
İzin bakiyeleri her çalışan, izin türü ve yıl için oluşturulmalıdır. Çalışanın bakiyesi yoksa:
- İKY > İzin Bakiyeleri'nden veya çalışan detay sayfasından manuel olarak oluşturun.
- Yeni çalışanlar için, çalışan kaydı oluşturulduğunda orantılı günlerle bakiyeler otomatik olarak tahsis edilebilir (izin türleri yapılandırılmışsa).
Devredilen günler görünmüyor
- Sistem ayarlarında Devir Etkin seçeneğinin açık olduğundan emin olun.
- İlgili izin türünde Devir İzni seçeneğinin etkin olduğunu doğrulayın.
- Önceki yılın bakiyesinin kullanılmamış günleri olduğunu kontrol edin.
- Devir işlemi mali yıl sonunda çalışır; henüz yürütülmemiş olabilir.