Баланс отпусков
Функция баланса отпусков в Concord CRM отслеживает, сколько дней отпуска доступно, использовано и находится в ожидании для каждого сотрудника по различным типам отпусков. Балансы управляются по сотруднику, типу отпуска и году, обеспечивая ясную картину прав на отпуск в любое время.
Ключевые концепции
- Тип отпуска: Категория отпуска (напр. Ежегодный, Больничный, Дополнительный). Каждый тип определяет количество дней, выделяемых в год.
- Баланс отпуска: Запись, отслеживающая право одного сотрудника на один тип отпуска в конкретном году.
- Доступные дни: Количество дней, которые сотрудник ещё может использовать:
Всего дней + Перенесённые дни - Использованные дни - Ожидающие дни.
Просмотр балансов отпусков
Из списка балансов
- Перейдите в HRM > Балансы отпусков в боковом меню.
- Таблица показывает все записи с колонками: имя сотрудника, тип отпуска, год, всего дней, использовано, ожидает, доступно, перенесено.
- Используйте фильтры и поиск для сужения результатов.
Со страницы деталей сотрудника
- Откройте страницу деталей сотрудника.
- Нажмите на вкладку Балансы отпусков.
- Каждый тип отпуска отображается карточкой:
- Название типа и год
- Всего, использовано, ожидает, доступно, перенесено дней
- Цветная шкала прогресса, показывающая процент использования
Создание баланса отпуска
Из списка балансов
- Перейдите в HRM > Балансы отпусков.
- Нажмите Создать баланс отпуска.
- Заполните обязательные поля:
- Сотрудник: Выберите сотрудника.
- Тип отпуска: Выберите тип.
- Год: Введите год (напр. 2026).
- Всего дней: Общее количество выделенных дней.
- Перенесённые дни (опционально): Дни, перенесённые с прошлого года.
- Нажмите Создать.
Со страницы деталей сотрудника
- Откройте страницу деталей сотрудника.
- Перейдите на вкладку Балансы отпусков.
- Нажмите Добавить баланс отпуска (вверху справа).
- Выберите тип отпуска, год, всего дней и опционально перенесённые дни.
- Нажмите Создать.
У каждого сотрудника может быть только один баланс на тип отпуска за год. Если баланс для этой комбинации уже существует, нужно редактировать существующую запись.
Описание полей баланса
| Поле | Описание | Редактируемо? |
|---|---|---|
| Сотрудник | Сотрудник, которому принадлежит баланс. | Устанавливается при создании |
| Тип отпуска | Тип отпуска (напр. Ежегодный, Больничный). | Устанавливается при создании |
| Год | Календарный год баланса. | Устанавливается при создании |
| Всего дней | Общее количество выделенных дней на год. | Да |
| Использованные дни | Дни, израсходованные утверждёнными заявками. | Автоматический расчёт |
| Ожидающие дни | Дни, зарезервированные поданными (ещё не утверждёнными) заявками. | Автоматический расчёт |
| Доступные дни | Дни, которые сотрудник ещё может использовать. | Автоматический расчёт |
| Перенесённые дни | Дни, перенесённые из неиспользованного баланса прошлого года. | Да |
Автоматическое обновление балансов
Балансы обновляются автоматически при изменении статуса заявок:
| Действие заявки | Влияние на баланс |
|---|---|
| Подана | Ожидающие дни увеличиваются на запрошенное количество |
| Утверждена | Ожидающие дни уменьшаются, использованные дни увеличиваются |
| Отклонена | Ожидающие дни уменьшаются (дни освобождаются) |
| Отменена | Если ранее утверждена: использованные дни уменьшаются. Если ожидала: ожидающие уменьшаются |
Доступные дни пересчитываются после каждого изменения по формуле:
Доступные дни = Всего дней + Перенесённые дни - Использованные дни - Ожидающие дни
При подаче заявки на отпуск система проверяет достаточность баланса. Если доступных дней меньше запрашиваемых, заявка будет отклонена с сообщением о недостаточном балансе.
Перенос
В конце финансового года неиспользованные дни отпуска могут быть перенесены на следующий год. Это контролируется настройками системы и конфигурацией типа отпуска.
Системные настройки
- Перенос включён: Глобальный переклю чатель функции переноса.
- Максимум дней переноса: Максимальное количество переносимых дней (по умолчанию: 10).
- Срок действия переноса: Количество месяцев после начала нового года до истечения перенесённых дней (по умолчанию: 3).
Настройки по типу отпуска
Каждый тип отпуска может независимо управлять переносом:
- Перенос разрешён: Разрешает ли этот конкретный тип перенос.
- Лимит переноса: Предел по типу на количество переносимых дней (применяется дополнительно к системному лимиту).
Как работает перенос
- В конце финансового года система рассчитывает оставшиеся неиспользованные дни для каждого сотрудника и типа от пуска.
- Сумма переноса — это минимум из:
- Оставшиеся неиспользованные дни
- Системный максимум дней переноса
- Лимит переноса типа отпуска (если задан)
- Создаётся (или обновляется) запись баланса на следующий год с суммой переноса.
- Перенесённые дни истекают через настроенное количество месяцев. После истечения они не учитываются в доступных днях.
Пропорциональное распределение для новых сотрудников
Когда новый сотрудник присоединяется в середине года, его право на отпуск автоматически рассчитывается пропорционально дате приёма.
Пример: Если сотрудник принят 1 июля и тип отпуска выделяет 24 дня в год:
- Оставшиеся месяцы финансового года: 6
- Пропорциональное распределение:
(24 / 12) * 6 = 12 дней
Система учитывает настроенный месяц начала финансового года при расчёте.
Вид портала сотрудника
Сотрудники, вошедшие в портал, могут просматривать свои балансы на вкладке Балансы отпусков в профиле. Колонка сотрудника скрыта, так как они просматривают свои данные. Сотрудники не могут создавать или изменять балансы — это могут делать только администраторы и HR-менеджеры.
Типичные рабочие процессы
Настройка балансов на новый год
- Перейдите в HRM > Балансы отпусков.
- Создайте новый баланс для каждой комбинации сотрудник/тип отпуска на новый год.
- Установите Всего дней на основе годового распределения типа отпуска.
- Если перенос включён, система автоматически заполнит Перенесённые дни из неиспользованного баланса прошлого года.
Корректировка баланса сотрудника
- Откройте запись баланса (из списка или страницы деталей сотрудника).
- Нажмите для редактирования.
- Измените Всего дней или Перенесённые дни по необходимости.
- Доступные дни пересчитаются автоматически.
Проверка достаточности отпуска
- Откройте страницу деталей сотрудника.
- Перейдите на вкладку Балансы отпусков.
- Найдите нужный тип отпуска за текущий год.
- Проверьте значение Доступных дней — это количество дней, которые сотрудник ещё может запросить.
Устранение неполадок
«Недостаточный баланс отпуска» при подаче заявки
У сотрудника недостаточно доступных дней. Проверьте баланс и:
- Уменьшите количество запрашиваемых дней, или
- Попросите администратора увеличить Всего дней.
Баланс показывает неверные доступные дни
Доступные дни = Всего дней + Перенесённые дни - Использованные дни - Ожидающие дни. Если число кажется неверным:
- Проверьте наличие ожидающих заявок, зарезервировавших дни.
- Проверьте, что отменённая заявка была корректно отражена.
- Убедитесь в правильности значений Всего дней и Перенесённых дней.
У сотрудника нет баланса отпуска
Балансы нужно создавать для каждого сотрудника, типа отпуска и года. Если у сотрудника нет баланса:
- Создайте вручную из HRM > Балансы отпусков или со страницы деталей.
- Для новых сотрудников балансы могут создаваться автоматически с пропорциональными днями при создании записи (если типы отпусков настроены).
Перенесённые дни не отображаются
- Убедитесь, что Перенос включён в системных настройках.
- Проверьте, что у типа отпуска включён Перенос разрешён.
- Убедитесь, что баланс прошлого года имел оставшиеся неиспользованные дни.
- Процесс переноса запускается в конце финансового года — возможно, он ещё не выполнен.