Solde de Congés
La fonctionnalité Solde de Congés dans Concord CRM suit le nombre de jours de congé dont chaque employé dispose, qu'il a utilisés et qui sont en attente pour les différents types de congés. Les soldes de congés sont gérés par employé, par type de congé et par année, vous donnant une image claire des droits aux congés à tout moment.
Concepts Clés
- Type de Congé : Une catégorie de congé (ex. Congé Annuel, Congé Maladie, Congé Occasionnel). Chaque type de congé définit combien de jours par an sont alloués.
- Solde de Congé : Un enregistrement suivant le droit d'un employé pour un type de congé dans une année spécifique.
- Jours Disponibles : Le nombre de jours qu'un employé peut encore prendre, calculé comme :
Jours Totaux + Jours Reportés - Jours Utilisés - Jours en Attente.
Consulter les Soldes de Congés
Depuis la Liste des Soldes de Congés
- Naviguez vers GRH > Soldes de Congés dans le menu de la barre latérale.
- Le tableau affiche tous les enregistrements de soldes de congés avec des colonnes pour le nom de l'employé, le type de congé, l'année, les jours totaux, les jours utilisés, les jours en attente, les jours disponibles et les jours reportés.
- Utilisez les filtres et la recherche pour affiner les résultats par employé ou type de congé.
Depuis la Page de Détail d'un Employé
- Ouvrez la page de détail d'un employé.
- Cliquez sur l'onglet Soldes de Congés.
- Chaque type de congé est affiché sous forme de carte montrant :
- Le nom du type de congé et l'année
- Les jours totaux, utilisés, en attente, disponibles et reportés
- Une barre de progression colorée indiquant le pourcentage d'utilisation
Créer un Solde de Congé
Depuis la Liste des Soldes de Congés
- Naviguez vers GRH > Soldes de Congés.
- Cliquez sur Créer un Solde de Congé.
- Remplissez les champs obligatoires :
- Employé : Sélectionnez l'employé.
- Type de Congé : Sélectionnez le type de congé.
- Année : Entrez l'année (ex. 2026).
- Jours Totaux : Le nombre total de jours alloués pour ce type de congé.
- Jours Reportés (optionnel) : Jours reportés de l'année précédente.
- Cliquez sur Créer.
Depuis la Page de Détail d'un Employé
- Ouvrez la page de détail de l'employé.
- Allez à l'onglet Soldes de Congés.
- Cliquez sur Ajouter un Solde de Congé (en haut à droite).
- Sélectionnez le type de congé, l'année, les jours totaux et optionnellement les jours reportés.
- Cliquez sur Créer.
Chaque employé ne peut avoir qu'un seul solde par type de congé par année. Si un solde existe déjà pour cette combinaison, vous devrez modifier l'enregistrement existant.
Comprendre les Champs du Solde
| Champ | Description | Modifiable ? |
|---|---|---|
| Employé | L'employé auquel ce solde appartient. | Défini à la création |
| Type de Congé | Le type de congé (ex. Annuel, Maladie). | Défini à la création |
| Année | L'année calendaire à laquelle ce solde s'applique. | Défini à la création |
| Jours Totaux | Total des jours de congé alloués pour l'année. | Oui |
| Jours Utilisés | Jours consommés par les demandes de congé approuvées. | Calculé automatiquement |
| Jours en Attente | Jours réservés par les demandes soumises (pas encore approuvées). | Calculé automatiquement |
| Jours Disponibles | Jours encore disponibles pour l'employé. | Calculé automatiquement |
| Jours Reportés | Jours reportés du solde non utilisé de l'année précédente. | Oui |
Comment les Soldes se Mettent à Jour Automatiquement
Les soldes de congés sont automatiquement mis à jour lorsque le statut des demandes de congé change :
| Action sur la Demande | Effet sur le Solde |
|---|---|
| Soumise | Les jours en attente augmentent du nombre de jours demandés |
| Approuvée | Les jours en attente diminuent, les jours utilisés augmentent |
| Rejetée | Les jours en attente diminuent (les jours sont libérés) |
| Annulée | Si précédemment approuvée : jours utilisés diminuent. Si en attente : jours en attente diminuent |
Les jours disponibles sont recalculés après chaque changement selon la formule :
Jours Disponibles = Jours Totaux + Jours Reportés - Jours Utilisés - Jours en Attente
Lorsqu'un employé soumet une demande de congé, le système vérifie si le solde est suffisant. Si les jours disponibles sont inférieurs aux jours demandés, la demande sera rejetée avec un message de solde insuffisant.
Report
À la fin d'une année fiscale, les jours de congé non utilisés peuvent être reportés à l'année suivante. Ceci est contrôlé par les paramètres système et la configuration du type de congé.
Paramètres Système
- Report Activé : Active ou désactive le report à l'échelle du système.
- Jours Maximum de Report : Le nombre maximum de jours pouvant être reportés (par défaut : 10).
- Expiration du Report : Nombre de mois après le début de la nouvelle année avant l'expiration des jours reportés (par défaut : 3 mois).
Paramètres par Type de Congé
Chaque type de congé peut contrôler indépendamment le report :
- Report Autorisé : Si ce type de congé spécifique autorise le report.
- Limite de Report : Un plafond par type sur le nombre de jours pouvant être reportés (appliqué en plus de la limite système).
Comment le Report Fonctionne
- À la fin de l'année fiscale, le système calcule les jours non utilisés restants pour chaque employé et type de congé.
- Le montant du report est le minimum de :
- Jours non utilisés restants
- Jours maximum de report système
- Limite de report du type de congé (si définie)
- Un nouvel enregistrement de solde est créé (ou mis à jour) pour l'année suivante avec le montant reporté.
- Les jours reportés expirent après le nombre de mois configuré. Une fois expirés, ils ne sont plus comptés dans les jours disponibles.
Allocation au Prorata pour les Nouveaux Employés
Lorsqu'un nouvel employé rejoint l'entreprise en cours d'année, son allocation de congés est automatiquement calculée au prorata en fonction de sa date d'embauche.
Exemple : Si un employé rejoint l'entreprise le 1er juillet et que le type de congé alloue 24 jours par an :
- Mois restants dans l'année fiscale : 6
- Allocation au prorata :
(24 / 12) * 6 = 12 jours
Le système prend en compte le mois de début de l'année fiscale configuré lors du calcul du prorata.
Vue du Portail Employé
Les employés connectés au Portail Employé peuvent consulter leurs propres soldes de congés depuis l'onglet Soldes de Congés sur leur profil. La colonne employé est masquée dans cette vue car ils consultent leurs propres données. Les employés ne peuvent pas créer ou modifier les soldes de congés ; seuls les administrateurs et les responsables RH peuvent gérer les allocations.
Flux de Travail Courants
Configurer les Soldes de Congés pour une Nouvelle Année
- Naviguez vers GRH > Soldes de Congés.
- Créez un nouveau solde pour chaque combinaison employé/type de congé pour la nouvelle année.
- Définissez les Jours Totaux en fonction de l'allocation annuelle du type de congé.
- Si le report est activé, le système remplira automatiquement les Jours Reportés à partir du solde non utilisé de l'année précédente.
Ajuster le Solde d'un Employé
- Ouvrez l'enregistrement de solde de congé (depuis la liste ou la page de détail de l'employé).
- Cliquez pour modifier l'enregistrement.
- Modifiez les Jours Totaux ou les Jours Reportés selon les besoins.
- Les Jours Disponibles seront recalculés automatiquement.
Vérifier si un Employé a Suffisamment de Congés
- Ouvrez la page de détail de l'employé.
- Allez à l'onglet Soldes de Congés.
- Trouvez le type de congé pertinent pour l'année en cours.
- Vérifiez la valeur des Jours Disponibles. C'est le nombre de jours que l'employé peut encore demander.
Dépannage
"Solde de congé insuffisant" lors de la soumission d'une demande
L'employé n'a pas assez de jours disponibles pour le type de congé et l'année demandés. Vérifiez le solde de congé et soit :
- Réduisez le nombre de jours demandés, soit
- Demandez à un administrateur d'augmenter l'allocation de Jours Totaux.
Le solde de congé affiche des jours disponibles incorrects
Les jours disponibles sont calculés comme Jours Totaux + Jours Reportés - Jours Utilisés - Jours en Attente. Si le nombre semble incorrect :
- Vérifiez s'il y a des demandes de congé en attente qui ont réservé des jours.
- Vérifiez si une demande annulée n'a pas été correctement reflétée (jours utilisés ou en attente non diminués).
- Vérifiez que les valeurs de Jours Totaux et Jours Reportés sont correctes.
Aucun solde de congé n'existe pour un employé
Les soldes de congés doivent être créés pour chaque employé, type de congé et année. Si un employé n'a pas de solde :
- Créez-en un manuellement depuis GRH > Soldes de Congés ou depuis la page de détail de l'employé.
- Pour les nouveaux employés, les soldes peuvent être automatiquement alloués avec des jours au prorata lors de la création du dossier employé (si les types de congés sont configurés).
Les jours reportés n'apparaissent pas
- Assurez-vous que Report Activé est activé dans les paramètres système.
- Vérifiez que le type de congé spécifique a Report Autorisé activé.
- Vérifiez que le solde de l'année précédente avait des jours non utilisés restants.
- Le processus de report s'exécute en fin d'année fiscale ; il peut ne pas avoir encore été exécuté.