Gestion des Employés

La section Gestion des Employés est le fondement du module GRH. Elle fournit un système centralisé pour créer et maintenir les dossiers des employés, organiser le personnel en départements et lier les employés aux comptes utilisateurs CRM pour l'accès au portail.

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Concepts Clés

• Dossier Employé : Un profil contenant les détails personnels, le département, la fonction, la date d'embauche, le statut professionnel et les informations salariales.
• Code Employé : Un identifiant unique généré automatiquement pour chaque employé (ex. 2026-001).
• Département : Une unité organisationnelle à laquelle les employés appartiennent (ex. Ingénierie, Ventes).
• Liaison Utilisateur : Chaque employé peut être lié à un compte utilisateur Concord CRM, lui donnant accès au Portail Employé.
• Statut Professionnel : Suit si un employé est Actif, En Congé, Démissionnaire ou Licencié.

Navigation

• Barre latérale : Cliquez sur Employés (raccourci clavier : E) pour accéder à la liste des employés.
• Création rapide : Les employés peuvent aussi être créés depuis le menu de création rapide dans la barre de navigation supérieure.

Vues de Table

La liste des employés dispose de trois vues préconfigurées :

Vue	Description
Tous les Employés	Affiche chaque dossier employé
Employés Actifs	Filtré pour afficher uniquement les employés avec statut Actif
Employés en Congé	Filtré pour afficher uniquement les employés actuellement en congé

Filtres Disponibles

Vous pouvez affiner la liste des employés avec ces filtres :

• Prénom, Nom, Email, Fonction (recherche textuelle)
• Statut Professionnel (Actif, En Congé, Démissionnaire, Licencié)
• Date d'Embauche (plage de dates)
• Salaire (plage numérique)

Vue Détaillée de l'Employé

Cliquer sur un employé ouvre une vue détaillée avec des onglets pour toutes les données RH associées :

1. Demandes de Congés — Demandes de congés récentes soumises par l'employé
2. Feuilles de Temps — Feuilles de temps hebdomadaires et entrées de temps
3. Soldes de Congés — Droits et utilisation des congés par type
4. Présence — Enregistrements de présence quotidiens
5. Structures Salariales — Détail du salaire et composants de paie
6. Entrées de Paie — Résultats des cycles de paie pour l'employé
7. Bulletins de Paie — Documents de bulletins de paie générés

Depuis la vue détaillée, vous pouvez aussi créer directement des demandes de congés, des feuilles de temps, des soldes de congés et des enregistrements de présence pour l'employé en utilisant les actions disponibles.

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Création d'Employés

Comment Créer un Employé

1. Naviguez vers Employés depuis la barre latérale (ou appuyez sur E).
2. Cliquez sur le bouton Créer dans le coin supérieur droit.
3. Remplissez les champs obligatoires (voir ci-dessous).
4. Cliquez sur Enregistrer.

Alternativement, utilisez l'option Création Rapide depuis la barre de navigation supérieure pour créer un employé depuis n'importe où dans le CRM.

Champs Obligatoires

Champ	Description
Prénom	Prénom de l'employé
Nom	Nom de famille de l'employé
Email	Doit être unique parmi tous les employés. Aussi utilisé comme email de connexion si un compte utilisateur est créé.
Département	Sélectionnez parmi vos départements configurés. Les départements peuvent être gérés dans Paramètres > Configuration GRH > Départements.
Fonction	L'intitulé du poste de l'employé (ex. Ingénieur Logiciel, Responsable RH)
Date d'Embauche	La date à laquelle l'employé a rejoint l'organisation

Champs Optionnels

Champ	Description
Téléphone	Numéro de téléphone
Adresse	Adresse de résidence ou postale
Statut Professionnel	Par défaut Actif. Autres options : En Congé, Démissionnaire, Licencié. Visible uniquement par les administrateurs.
Salaire	Montant du salaire de base. Visible uniquement par les administrateurs, masqué des utilisateurs du portail employé.

Ce qui se passe après la Création

Lorsque vous enregistrez un nouvel employé, les événements suivants se produisent automatiquement :

1. Le Code Employé est généré — Un code unique est attribué selon votre format configuré (ex. 2026-001 pour le format année-incrément, ou 001 pour l'incrément simple). Vous n'avez pas besoin de le saisir manuellement.
2. Le compte utilisateur est créé (si la création automatique est activée) — Un compte utilisateur CRM est automatiquement créé en utilisant le nom et l'email de l'employé. Un mot de passe fort est généré et l'employé reçoit ses identifiants de connexion par email. Voir Création Automatique de Compte Utilisateur pour plus de détails.
3. Le rôle Employé est attribué — Le compte utilisateur nouvellement créé reçoit le rôle "Employee", qui donne accès au Portail Employé avec les permissions appropriées.

Remarque : Le champ Code Employé est en lecture seule et n'apparaît pas sur les formulaires de création ou d'édition. Il est généré automatiquement et visible dans la liste et la vue détaillée des employés.

Importation d'Employés

Vous pouvez importer en masse des employés depuis un fichier CSV en utilisant la fonction d'importation :

1. Naviguez vers Employés.
2. Cliquez sur le bouton Importer.
3. Téléchargez votre fichier CSV avec les colonnes suivantes : first_name, last_name, email, designation, joining_date, et optionnellement employee_code, phone, address, salary.
4. Mappez les colonnes du CSV aux champs employé correspondants.
5. Cliquez sur Importer.

astuce

Si employee_code n'est pas fourni dans le CSV, il sera automatiquement généré pour chaque employé importé.

Création depuis la Vue Détaillée de l'Employé

Depuis la vue détaillée d'un employé existant, vous pouvez créer des enregistrements liés directement en utilisant les actions :

• Créer une Demande de Congé — Ouvre un formulaire pré-rempli avec l'employé
• Créer une Feuille de Temps — Ouvre un formulaire de feuille de temps pour l'employé
• Créer un Solde de Congé — Alloue des droits de congé pour l'employé
• Créer un Enregistrement de Présence — Enregistre une entrée de présence pour l'employé

Ces actions sont contrôlées par les permissions et ne sont visibles que si vous avez la permission create correspondante.

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Profils et Champs des Employés

Chaque dossier employé contient un ensemble de champs de profil qui capturent les informations personnelles, organisationnelles et professionnelles. Certains champs sont restreints selon le rôle de l'utilisateur — les employés accédant à leur propre profil via le portail voient une vue simplifiée.

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Badges de Statut Professionnel

Le champ de statut professionnel est affiché sous forme de badge coloré dans la table des employés :

Statut	Couleur du Badge	Description
Actif	Vert	Actuellement employé et en activité
En Congé	Jaune	Temporairement absent (congé longue durée)
Démissionnaire	Gris	A soumis sa démission
Licencié	Rouge	L'emploi a été résilié

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Vue Détaillée de l'Employé

La page de détail de l'employé fournit une vue complète du profil de l'employé ainsi que des sections à onglets pour toutes les données RH associées :

Panneau de Profil

Affiche tous les champs du profil dans un panneau redimensionnable. Inclut une section de pièces jointes pour télécharger des documents (contrats, copies de pièces d'identité, certificats, etc.) via le panneau média.

Onglets de Données Associées

Onglet	Contenu	Limite
Demandes de Congés	Demandes de congés avec type, dates, statut	15 dernières
Feuilles de Temps	Feuilles de temps hebdomadaires avec heures et statut	15 dernières
Soldes de Congés	Droits de congés par type et année	15 derniers
Présence	Enregistrements quotidiens d'arrivée/départ	15 derniers
Structures Salariales	Détails du salaire avec composants	15 dernières
Entrées de Paie	Résultats des cycles de paie (brut, net, déductions)	15 dernières
Bulletins de Paie	Documents de bulletins de paie générés	15 derniers

Compteurs Récapitulatifs

La vue détaillée affiche aussi les décomptes pour référence rapide :

• Total des demandes de congés et demandes en attente
• Total des feuilles de temps, soldes de congés, enregistrements de présence
• Total des structures salariales, entrées de paie, bulletins de paie

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Modifier un Employé

1. Cliquez sur un employé dans la table pour ouvrir la vue détaillée.
2. Cliquez sur l'action Modifier (icône crayon) ou utilisez la fenêtre modale de modification flottante.
3. Modifiez les champs souhaités.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : Le Code Employé et les champs marqués comme obligatoires lors de la création (l'unicité de l'email est revalidée lors de la mise à jour en excluant le dossier actuel).

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Supprimer un Employé

Les employés supportent les suppressions réversibles — les dossiers supprimés sont déplacés dans la corbeille et peuvent être restaurés.

1. Sélectionnez un ou plusieurs employés dans la table.
2. Cliquez sur l'action Supprimer.
3. Confirmez la suppression.

danger

Lorsqu'un employé est définitivement supprimé (suppression forcée), le compte utilisateur CRM lié est aussi supprimé automatiquement. Les employés en suppression réversible conservent leur compte utilisateur.

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Attribution du Rôle Employé

Pour que le portail fonctionne correctement, l'utilisateur lié doit avoir le rôle Employee attribué. Ce rôle :

• Restreint la navigation de la barre latérale aux seuls éléments de menu autorisés (Feuilles de Temps, Demandes de Congés, Présence, Soldes de Congés, Bulletins de Paie).
• Masque les champs sensibles comme le salaire, le statut professionnel et le code employé.
• Limite les permissions CRUD aux propres dossiers de l'employé.
• Définit la page d'accueil par défaut (configurable, par défaut /timesheets).

Le nom du rôle est configurable via config('hrm.employee-portal.employee_role_name') et vaut par défaut "Employee".

attention

Les utilisateurs sans le rôle Employee qui ont accès aux ressources GRH verront la vue administrative complète — tous les employés, tous les dossiers, tous les champs. Le rôle Employee est ce qui déclenche l'expérience portail.

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Création Automatique de Compte Utilisateur

Lorsqu'un nouvel employé est créé, le module GRH peut automatiquement créer un compte utilisateur CRM correspondant et envoyer les identifiants de connexion par email. Ceci est activé par défaut et est la méthode recommandée pour intégrer les employés au portail.

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Comment ça Fonctionne

Le processus de création automatique se déclenche immédiatement après l'enregistrement d'un dossier employé. Voici le flux étape par étape :

1. Vérifier si la création automatique est activée Le système lit la valeur de configuration auto_create_user. Si définie sur false, le processus s'arrête ici.

2. Vérifier si un utilisateur est déjà lié Si le dossier employé a déjà un user_id défini (liaison manuelle), le processus est ignoré.

3. Générer un mot de passe fort Un mot de passe de 16 caractères est généré contenant au moins une majuscule, une minuscule, un chiffre et un caractère spécial.

4. Créer le compte utilisateur CRM Un nouvel utilisateur est créé avec les données suivantes :

   Champ Utilisateur	Valeur
   Nom	Nom complet de l'employé
   Email	Adresse email de l'employé
   Mot de passe	Mot de passe fort généré (haché)
   Fuseau horaire	Hérité de l'admin créant l'employé, ou par défaut du système
   Format de date	Hérité de l'admin, ou F j, Y
   Format d'heure	Hérité de l'admin, ou H:i
   Page d'accueil par défaut	Depuis la configuration (par défaut : /timesheets)

5. Lier l'utilisateur à l'employé L'ID du nouvel utilisateur est enregistré dans le champ user_id de l'employé.

6. Attribuer le rôle Employé L'utilisateur reçoit le rôle Employee configuré (par défaut : "Employee"), qui accorde les permissions du portail.

7. Envoyer les identifiants par email Une notification EmployeeCredentialsNotification est mise en file d'attente et envoyée à l'adresse email du nouvel utilisateur.

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Email d'Identifiants

L'employé reçoit un email avec les informations suivantes :

• Un message de bienvenue
• Son email de connexion
• Son mot de passe généré
• Un lien vers la page de connexion
• Un rappel de changer son mot de passe lors de la première connexion

Cet email utilise un modèle de courrier personnalisable. Vous pouvez modifier le contenu de l'email depuis Paramètres > Comptes Email > Modèles en éditant le modèle Employee Credentials.

Variables de Modèle Disponibles

Variable	Description
{{ full_name }}	Nom complet de l'employé
{{ email }}	Adresse email de l'employé
{{ password }}	Le mot de passe généré
{{ login_url }}	URL de la page de connexion

Toutes les variables standard des champs employé sont aussi disponibles dans le modèle.

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