Présence

Le module de présence suit la présence des employés, les heures de travail, les heures supplémentaires et les données liées au temps sur une base quotidienne. Chaque enregistrement de présence capture l'heure d'arrivée, l'heure de départ, le statut du jour et les notes éventuelles.

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Enregistrer la Présence

Il existe trois façons d'enregistrer la présence : depuis la liste de présence, depuis la page détaillée d'un employé, ou via le Portail Employé (libre-service).

Depuis la Liste de Présence

1. Naviguez vers GRH > Présence dans la barre latérale.
2. Cliquez sur Créer un Enregistrement de Présence dans le coin supérieur droit.
3. Remplissez le formulaire :
   • Employé — Sélectionnez l'employé dans la liste déroulante (affiche uniquement les employés actifs).
   • Date — Par défaut aujourd'hui. Modifiez pour enregistrer la présence d'une date passée.
   • Arrivée — L'heure à laquelle l'employé a commencé à travailler. Par défaut l'heure de début configurée (ex. 09:00).
   • Départ — L'heure à laquelle l'employé a terminé son travail. Par défaut l'heure de fin configurée (ex. 17:00).
   • Statut — Le statut de présence du jour : Présent, Absent, Demi-journée, En retard ou En congé.
   • Notes — Remarques optionnelles (ex. "Parti tôt pour un rendez-vous").
4. Cliquez sur Créer.

Les minutes de travail et les heures supplémentaires sont calculées automatiquement à partir des heures d'arrivée et de départ. Vous n'avez pas besoin de les saisir manuellement.

info

Chaque employé ne peut avoir qu'un seul enregistrement de présence par jour. Si un enregistrement existe déjà pour l'employé et la date sélectionnés, vous devrez modifier l'enregistrement existant.

Depuis la Page Détaillée d'un Employé

1. Ouvrez la page détaillée de l'employé.
2. Allez dans l'onglet Présence.
3. Cliquez sur Marquer la Présence (en haut à droite).
4. L'employé est pré-sélectionné. Remplissez la date, les heures d'arrivée/départ, le statut et les notes.
5. Cliquez sur Créer.

Modifier un Enregistrement de Présence

1. Depuis la liste de présence, cliquez sur l'enregistrement que vous souhaitez modifier.
2. Modifiez les champs nécessaires — la mise à jour des heures d'arrivée ou de départ recalculera automatiquement les minutes de travail et les heures supplémentaires.
3. Enregistrez les modifications.

Modification en Masse

1. Depuis la liste de présence, sélectionnez plusieurs enregistrements à l'aide des cases à cocher.
2. Cliquez sur Modification en Masse dans le menu déroulant des actions.
3. Mettez à jour les champs que vous souhaitez modifier pour tous les enregistrements sélectionnés.

Champs Calculés Automatiquement

Lorsque vous fournissez les heures d'arrivée et de départ, le système calcule automatiquement :

Champ	Calcul
Minutes de Travail	Différence entre les heures de départ et d'arrivée
Heures Supplémentaires	Minutes de travail dépassant les heures standard par jour (configurées dans les Paramètres)
Statut	Peut être déterminé automatiquement en fonction de l'heure d'arrivée et du nombre total d'heures travaillées

Types de Statut

Statut	Description
Présent	L'employé a travaillé une journée complète et est arrivé à l'heure
En retard	L'employé est arrivé après la période de grâce suivant l'heure de début configurée
Demi-journée	L'employé a travaillé moins que le seuil d'heures de demi-journée
Absent	L'employé ne s'est pas présenté
En congé	L'employé est en congé approuvé

Pointage en Libre-Service

Les employés ayant accès au Portail Employé peuvent enregistrer leur propre présence sans avoir besoin d'un administrateur.

Comment ça Fonctionne

Lorsqu'un employé se connecte avec le rôle Employé, il peut créer des enregistrements de présence depuis la section Présence. Le système fonctionne différemment pour les utilisateurs du portail :

• Le champ Employé est masqué — le système associe automatiquement l'enregistrement à l'employé connecté.
• Le champ Statut est masqué — les administrateurs définissent le statut, pas les employés.
• Les employés remplissent leur heure d'arrivée, heure de départ et des notes optionnelles.

API d'Arrivée / Départ

Le système fournit également des points d'accès dédiés pour l'arrivée et le départ qui peuvent être utilisés pour les intégrations (ex. bornes, applications mobiles ou systèmes biométriques) :

• Arrivée — Enregistre l'heure actuelle comme heure d'arrivée de l'employé pour aujourd'hui. Empêche les doublons le même jour.
• Départ — Enregistre l'heure actuelle comme heure de départ de l'employé. Nécessite une arrivée préalable. Calcule automatiquement les minutes de travail et les heures supplémentaires.

Les méthodes d'arrivée prises en charge incluent :

• manual — Saisie via l'application
• biometric — Depuis un appareil biométrique
• qr_code — Scanné via un code QR
• api — Soumis via une intégration API

Chaque action d'arrivée et de départ crée une entrée de journal de présence qui enregistre l'horodatage, la méthode, l'adresse IP et les informations sur l'appareil à des fins d'audit.

attention

Un employé ne peut pas pointer deux fois le même jour. Si un pointage d'arrivée existe déjà, le système renverra une erreur. De même, le pointage de départ nécessite un pointage d'arrivée existant et ne peut pas être effectué deux fois.

Consultation et Filtrage de la Présence

Vue Liste de Présence

Naviguez vers GRH > Présence pour voir tous les enregistrements de présence sous forme de tableau. Le tableau affiche :

• Nom de l'employé (lien vers le profil de l'employé)
• Date
• Heure d'arrivée
• Heure de départ
• Statut (badge coloré)

Le tableau est trié par date en ordre décroissant (le plus récent en premier).

Vues Enregistrées

La liste de présence propose trois vues prédéfinies entre lesquelles vous pouvez basculer :

Vue	Description
Toute la Présence	Affiche tous les enregistrements de présence sans filtre
Présent	Affiche uniquement les enregistrements avec le statut Présent, En retard ou Demi-journée
Absent	Affiche uniquement les enregistrements avec le statut Absent

Filtrage

Utilisez le panneau de filtres pour affiner les enregistrements de présence par :

• Statut — Filtrer par un ou plusieurs statuts (Présent, Absent, Demi-journée, En retard, En congé)
• Date — Filtrer par date spécifique ou plage de dates
• Minutes de Travail — Filtrer par nombre de minutes de travail (ex. supérieur à 480)
• Heures Supplémentaires — Filtrer par heures supplémentaires

Consultation depuis la Page Détaillée d'un Employé

1. Ouvrez la page détaillée de l'employé.
2. Cliquez sur l'onglet Présence.
3. Les enregistrements sont affichés sous forme de cartes montrant la date, le badge de statut, les heures d'arrivée/départ, les heures de travail et les heures supplémentaires.
4. Utilisez le sélecteur de mois en haut pour filtrer les enregistrements par mois — seuls les enregistrements du mois sélectionné sont affichés.
5. Faites défiler vers le bas pour charger plus d'enregistrements (défilement infini).

Exporter les Données de Présence

1. Depuis la liste de présence, cliquez sur le menu déroulant (en haut à droite).
2. Sélectionnez Exporter les Enregistrements de Présence.
3. Choisissez votre format préféré et téléchargez le fichier.

info

L'exportation nécessite la permission Exporter la Présence.

Importer des Données de Présence

1. Depuis la liste de présence, cliquez sur le menu déroulant (en haut à droite).
2. Sélectionnez Importer des Enregistrements de Présence.
3. Téléversez un fichier CSV ou Excel correspondant au format requis.
4. Mappez les colonnes et terminez l'importation.